Sedan 2006 har UHR tillsammans med universitet och högskolor i Sverige arbetat med att gemensamt bedöma och handlägga sökande med utländska meriter. Eftersom handläggare vid olika lärosäten arbetar i ett och samma antagningssystem, finns förutsättningen att organisera arbetet virtuellt.

Den virtuella organisationen, VO, handlägger både gymnasiala och akademiska utländska meriter i nästan alla antagningsomgångar. Organisationen består av personal från drygt 20 lärosäten och från UHR. Arbetet leds och samordnas av fyra produktionsledare och antalet handläggare varierar efter tid och behov, men är sällan färre än 50 eller fler än 85 personer. För att organisera arbetet i VO har världen delats in i fem landgrupper som leds av två gruppledare i varje grupp.

Säkra bedömningar och effektivare handläggning

Fördelen med samarbetet inom den virtuella organisationen är att varje lärosäte inte behöver ha kunskapen om världens alla utbildningssystem och deras motsvarighet till svensk utbildning. Istället skapas och förvaltas djup kunskap som används av alla. Detta i sin tur leder till:

• bättre och säkrare bedömningar
• snabbare handläggning
• effektivt nyttjande av resurser

Genom arbetet i VO skapas nätverk mellan handläggare på olika lärosäten och på UHR, vilket gynnar samarbetet mellan myndigheterna.

Ständig förbättring av arbetsprocessen

För att möta ökningen av antalet utländska sökande har en rad förbättringar genomförts. Här ingår utveckling av systemstöd, men också förbättrade verktyg för prognos och uppföljning av antalet sökande, något som bland annat underlättar planeringen av arbetet.

VO har genom fortsatta utbildningsinsatser handläggare som kan bedöma både gymnasiala och akademiska meriter.

UHR:s målsättning är att en anmälan endast ska behöva hanteras av en enda handläggare vilket leder till högre produktivitet och genomströmning.