En ny funktion i antagningssystemet kan korta handläggningstiden för utländska sökande. En modul som baseras på artificiell intelligens, AI, gör att systemet nu automatiskt känner igen passkopior.

– Vi hoppas att det här på sikt ska leda till kortare handläggningstider för dem som saknar svenskt personnummer, säger Robert Åhlén, systemförvaltare på UHR.

UHR:s antagningssystem hanterar anmälningar till program och kurser som görs via Antagning.se och Universityadmissions.se. Utländska sökande, som kan vara skyldiga att betala anmälnings- och studieavgift i Sverige, ska bifoga en passkopia när de söker en högskoleutbildning. Det gäller särskilt sökande från EU-, EES-länderna och Schweiz, eftersom de måste styrka sitt medborgarskap för att visa att de är befriade från avgifter.

Robert Åhlén, systemförvaltare på UHRHittills har handläggare manuellt behövt kontrollera om en ansökan innehållit passkopia, men tack vare en ny modul kan det göras automatiskt.

– Innan UHR kan påbörja handläggningen måste vi utreda om en utländsk sökande är skyldig att betala anmälnings- och studieavgift. Vi hoppas att den processen nu kan kortas, så att sökande snabbare får veta om de är avgiftsskyldiga, behöriga eller obehöriga, säger Robert Åhlén.

300 000 dokument per år

Antagningssystemet hanterar en stor mängd dokument varje år – förra året runt 300 000. Dokumenthanteringen tar mycket tid och har varit ett prioriterat utvecklingsområde. Mot bakgrund av det började UHR hösten 2017 kartlägga hur hanteringen skulle kunna förbättras.

Enheten för IT-stöd och systemutveckling (ITS) vid Umeå universitet utvecklar och förvaltar antagningssystemet på UHR:s uppdrag. ITS fick kontakt med fyra studenter på lärosätets datavetenskapliga program. Som examensarbete fick studenterna undersöka olika AI-lösningar för automatisk igenkänning av dokument. Det första steget var att kartlägga vilka slags dokument som systemet hanterar.

– Just passkopiorna tar mycket tid eftersom handläggarna måste granska dem manuellt. Pass ser också ut på ett visst sätt över hela världen. Vi bedömde därför att det är en typ av dokument som datorer skulle kunna lära sig att känna igen, säger Robert Åhlén.

Fick träna på stora mängder pass

För att lära sig automatisk igenkänning behöver modulen stora mängder dokument att träna på. Som del i studenternas examensarbeten matades den under ett antal månader med passdokument och resultaten var positiva. Studenterna fick då, som sommarjobb, i uppdrag att fortsätta arbetet med att utveckla en pilotmodul.

När den nya AI-modulen nu börjar användas i skarpt läge har den lärt sig att granska alla dokument och – med en säkerhet på 99,43 procent – sortera ut passen. Lanseringen sker lagom till att de utländska masterstudenterna börjar skicka in sina ansökningar i december och januari.

Äktheten kontrolleras manuellt

Passdokumentens äkthet, giltighet och utfärdande land måste fortfarande kontrolleras av en handläggare, så än är processen inte helt automatiserad. Men om den nya funktionaliteten faller väl ut ser Robert Åhlén flera möjligheter att utveckla tekniken vidare.

– Nästa steg är att lära datorerna att skilja på pass från olika länder. Det vore bra att snabbt kunna sortera ut passen från EU- och EES-länderna och Schweiz, eftersom det är de studenterna som är avgiftsbefriade. Vi behöver bedöma deras avgiftsstatus så fort som möjligt så att deras ärenden kan gå vidare.