Erasmus+ ackreditering vuxnas lärande

För varje år ni söker och tilldelas budget undertecknar ni ett kontrakt med Universitets- och högskolerådet.

Kontraktet skickas till er för signering inför projektstart. Innan ni signerar kontraktet och påbörjar ert projekt ska ni noggrant läsa igenom ert kontrakt samt de bilagor som hör till. Dokumenten innehåller information om hur mycket pengar ni har att förfoga över och vilka regler som gäller för er.

De kontraktsbilagor som är gemensamma för alla projekt som har beviljats i samma utlysning hittar ni under flikarna respektive projektår. Notera att kontraktets villkor kan variera från år till år.

Programhandledningen för Erasmus+, Erasmus+ Programme Guide, är EU-kommissionens regelverk om programmet och är det dokument som bland annat styr vilka aktiviteter som är giltiga. I programhandledningen finns också en ordlista där ord som används i Erasmus+sammanhang (men kanske inte så ofta annars) förklaras. Observera att regelverket kan se olika ut från år till år.

Programhandledningar från alla år hittar ni på EU-kommissionens webbplats.

Relevanta rubriker för ackrediterade organisationer i programhandledningen: 

• Part B: Key Action 1: Learning Mobility of Individuals
  • Avsnitt om Erasmusackreditering
  • Avsnitt om mobilitet inom den sektor ni tillhör
• Part D: Glossary of terms 

Använd gärna den engelska versionen av programhandledningen eftersom det underlättar för att känna till den engelska vokabulären i kontakt med partners i andra länder.

Ert projekt måste genomföras i enlighet med Erasmusprogrammets kvalitetskriterier.

När ni slutrapporterar ert projekt så bedöms er slutrapport bland annat på hur väl ni har genomfört ert projekt i enlighet med kvalitetskriterierna.

Administrera projektet i Beneficiary Module

Verktyget Beneficiary Module använder ni för att registrera deltagare och mobiliteter (giltiga aktiviteter som till exempel studier eller praktik för studerande eller jobbskuggningsperioder), hantera budgeten, deltagarrapporter och för att skapa och lämna in rapporter.

Beneficiary Module: Logga in i Beneficiary Module med ditt EU Login

Om du inte har ett EU Login, skaffa EU Login - create an account på EU-kommissionens webbplats

Så här jobbar du med Beneficiary Module

Information om hur verktyget fungerar: Beneficiary Guides – Project implementation phase, EU-kommissionens webbplats.

Det finns också instruktionsfilmer som visar hur du arbetar praktiskt i Beneficiary Module på EU-kommissionens webbplats. 

Det är viktigt att ni följer upp och utvärderar ert projekt kontinuerligt. Projektdeltagare som genomför en mobilitetsperiod inom ert projekt lämnar in sina utvärderingar i Beneficiary Module efter genomförd mobilitet. Använd dessa i ert utvecklings- och utvärderingsarbete.

Deltagarrapporterna (participant report) som skickas från Beneficiary Module efter avslutad och registrerad mobilitetsperiod är en mycket viktig del av er slutrapport.

När ni har beviljats er totala projektbudget kan ni göra en detaljerad planering utifrån de schablonbaserade budgetposter som specificeras i kontraktet. Ju högre budgetförbrukning ni har, desto bättre uppfyller ni Erasmusprogrammets mål och syfte. Se därför till att använda hela budgeten genom att genomföra så många aktiviteter som budgeten räcker till under projektperioden. Genom att administrera projektet löpnade i Beneficiary Module kan ni hålla koll på er budgetförbrukning under projekts gång. Om ni inte förbrukar hela er beviljade budget kan det få konsekvenser för framtida ansökningar om budgettilldelning.

De medel som ert projekt har beviljats ska bidra till att täcka resor, dagligt uppehälle och kostnader för förberedelser med mera. Budgetposterna har olika schabloner som genereras automatiskt i Beneficiary Module när ni registrerar en deltagare.

Schablonerna kan variera från år till år. De bidragsbelopp som gäller för ert projekt hittar ni i kontraktsbilagan ”Tillämpliga bidragsbelopp”  under flikarna för respektive projektår.

För att beräkna avstånd och därmed resekostnader använder ni EU-kommissionens avståndsräknare Distance calculator. Det resultat ni får fram visar det avstånd som gäller för aktuell mobilitet och ni kan då få fram ett exakt belopp för aktuell reseschablon i aktuell kontraktsbilaga under flikarna för respektive projektår. 

För beräkning av valutakurs, använd Europeiska centralbankens växelkursomräknare.

Medel för faktiska kostnader 

I vissa specifika fall kan ni ansöka om medel för faktiska kostnader (exceptional costs). Detta är alltså en typ av extra medel för kostnader som inte räknas in i schablonbeloppet. En redogörelse och motivering krävs. Ni måste spara kvitton och underlag för dessa kostnader.

Ni kan ansöka om faktiska kostnader för: 

• Inkluderingsstöd till deltagare. 
• Dyra resor till följd av geografiska hinder. Om schablonbeloppet täcker mindre än 70 procent av resans pris kan man ansöka om faktiska kostnader för dyra resor. Beloppet kan då ersättas med max 80 procent av kostnaden. 
• Visum, uppehållstillstånd, vaccinationer och läkarintyg.

Ni kan ansöka löpande under de första 12 månaderna. Det går att ansöka retroaktivt, efter att mobiliteten ägt rum, så länge det är inom de 12 första månaderna av projektperioden. Det är inte möjligt att ansöka om faktiska kostnader för projektet när projekttiden har löpt ut. En ansökan ger ingen garanti att den beviljas. Ansökan kan beviljas helt, beviljas delvis eller avslås. Du skickar in ansökan om faktiska kostnader till oss på UHR. Efter beslut kan du lägga in beviljade kostnader i Beneficiary Module. 

Ansökan om faktiska kostnader, Erasmus+ mobilitet (word)

Ackrediterade organisationer som söker projektmedel i början av året startar sina projekt 1 juni samma år. 

I samband med projektstarten anordnar vi möte för alla organisationer som har ansökt om budget under respektive års ansökningsomgång. Vi mejlar ut inbjudan till mötet. Under mötet informerar vi om de regler som gäller för att genomföra projektet kopplat till årets budgetutlysning och presenterar den dokumentation som ni som projektägare måste upprätta vid genomförandet av projektet.

Du är välkommen att kontakta oss under hela projektperioden. Uppge alltid projektnummer för det projekt det gäller när du kontaktar oss.

Aktiviteter

Aktiviteter inom projektet genomförs för att nå målen i organisationens Erasmusplan. Aktiviteterna måste också uppfylla programmets regler och krav och genomföras i enlighet med Erasmusprogrammets kvalitetskriterier och programguiden. Det finns också krav på dokumentation under projektgenomförandet. Aktiviteterna ni söker bidrag för ska ske i andra länder som ingår i Erasmus+samarbetet. Information om i vilka länder aktiviteterna kan genomföras i hittar ni under flikarna för respektive projektår. Lärare och annan personal som deltar kan undervisa, gå en kurs eller jobbskugga. Elever/studerande kan studera eller praktisera. Ni kan även ta emot lärarpraktikanter och experter med kunskap inom relevant område.

Regelverket för aktiviteter kan variera från år till år. Mer information om vilka regler som gäller för olika projektår hittar ni under fliken för respektive år.

Dokumentation

I Erasmus kvalitetskriterier och i kontraktet finns de regler som gäller för dokumentation.

Inför aktiviteten ska ni upprätta avtal om vilket lärande som ska ske med den mottagande organisationen. För de flesta aktiviteter behöver ni inför genomförandet även upprätta ett bidragsavtal som säkerställer det rättsliga ramverket för mobiliteten, så som period, försäkringar och det ekonomiska bidraget.

Efter aktiviteten behöver ni ett intyg på att aktiviteten har genomförts.

Om resan har genomförts med gröna färdmedel eller om deltagaren har begränsade möjligheter behövs även intyg för detta.

Deltagare ska efter genomförd aktivitet även besvara en deltagarrapport som är ett frågeformulär som skickas automatiskt till berörda deltagare i samband med att aktiviteten avslutas.

Kraven på dokumentation kan variera mellan olika aktivitetstyper. Mer information om vilken dokumentation som krävs för de olika aktiviteterna hittar ni under fliken för respektive projektår. Där hittar ni även mallar för de olika typerna av underlag.

Medföljande person följer med deltagare på en mobilitet för att överbrygga hinder som deltagaren/deltagarna möter under sin mobilitet. Uppdraget är att säkerställa deltagarens trygghet och för att ge stöd och vägledning, samt assistera deltagaren att uppnå ett effektivt lärande under mobiliteteten. Den medföljande genomför alltså inte en egen mobilitetsaktivitet med eget lärandeprogram. 

Medföljande person vid individuella mobiliteter är möjligt vid följande situationer: 

• Följa med deltagare med begränsade möjligheter enligt Erasmus+programmets definition som ni hittar i Erasmus+ programhandledning
• Följa med en underårig eller ung person med liten erfarenhet av utlandsvistelser

Sändande organisation bedömer i samråd med berörda personer (deltagare, vårdnadshavare etcetera) deltagarens behov av en medföljandes stöd och hjälp under mobiliteten.

En mottagande organisation (receiving organisation) är den organisation där mobiliteten äger rum, till exempel där eleven gör praktik eller där personalen jobbskuggar.

Det är tillåtet att vid behov använda sig av en förmedlande organisation (supporting organisation). Uppgifter som kan utföras av förmedlande organisationer är begränsade till praktiska och logistiska uppgifter.

Om er organisation väljer att vända sig till en förmedlande organisation behöver ni noga läsa det som framgår om delegering av uppgifter och hur ni kan och får arbeta med förmedlande organisationer i ert kontrakt, i Erasmus kvalitetskriterier samt det som framgår om förmedlande organisationer i dokumentet Guidance for working with supporting organisations (pdf).

Informera de utresande om vad som gäller angående visum, försäkringar, språk, den mottagande organisationen, rimliga förväntningar och annat som kan vara relevant för det aktuella resmålet.

Se till att alla aktörer (det vill säga sändande organisation, deltagaren som ska resa och mottagande organisation) vet vilket ansvar var och en har i den här processen. De mobilitetsaktiviteter som deltagaren genomför ska syfta till att uppnå något eller några av de mål som angivits i er Erasmusplan. 

Upprätta avtal för vilket lärande som ska ske och de bidragsavtal som krävs. Inför utlandsvistelsen är det viktigt att de organisationer och individer som deltar vet vad de kan förvänta sig och vad som förväntas av dem. Detaljerad information om avtal hittar ni under fliken för respektive projektår.

Se till att hålla kontakt med och vara ett stöd för deltagaren under hela utlandsvistelsen.

Vid aktivitetens avslut ska deltagaren få ett intyg över det lärande som skett, ett närvarointyg eller ett kursintyg som mottagande organisation utfärdar. Som projektägare har ni det yttersta ansvaret för att se till att intygen har erhållits. Detaljerad information om intyg hittar ni under fliken för respektive projektår.

Deltagare ska efter genomförd mobilitet fylla i en deltagarrapport som är ett frågeformulär som skickas automatiskt till berörda deltagare i samband med att aktiviteten avslutas.

När man driver ett projekt blir det kanske inte alltid så som man har planerat för. 

• Deltagarna kanske inte kan åka när det väl blir dags. 
• Deltagare kanske måste avbryta och åka hem i förväg. 
• Mottagarorganisationerna kanske inte kan ta emot de deltagare som är överenskommet. 
• Ni kanske byter kontaktperson eller firmatecknare för projektet. 

Som ackrediterade har ni beviljats en budget utan att specificera destinationer, mottagande organisationer, flöden med mera. Budgeten ska ni disponera för att genomföra aktiviteter som bidrar till att uppnå målen i er Erasmusplan. Eftersom budgeten inte är ”låst” till specifika aktiviteter är ni fria att utifrån innehållet i ert kontrakt anpassa planerade aktiviteter efter de omständigheter som dyker upp. Det viktiga är att aktiviteterna som genomförs bidrar till att uppnå något eller några av de mål ni har satt upp i er Erasmusplan på ett relevant sätt. 

Ni kan alltså göra en hel del justeringar och ändringar utan att meddela UHR. I vissa lägen är det dock viktigt att ni kontaktar UHR, som till exempel vid force majeure och vid byte av firmatecknare och kontaktperson eller tillägg av konsortiemedlem.

Force majeure

Om ni har kostnader i samband med en avbruten mobilitet (till exempel för ej avbokningsbara boenden) som ni önskar få täckning för, så kan ni ansöka om force majeure. 

Läs mer om ansökan om force majeure. 

Nya konsortiemedlemmar 

Konsortier kan lägga till nya medlemmar under pågående projekt. För att lägga till en konsortiemedlem skickar ni ett mejl till oss med följande information:

• Namn på projektägande organisation
• Organisationens OID-kod
• Legal representative (För- och efternamn, funktion, telefonnummer och e-postadress)
• Primary contact (För- och efternamn, funktion, telefonnummer och e-postadress)
• Samt en ifylld och signerad Accession form. Mall: Accession form (word)

Mandate ska vara signerat av Legal representative för den organisation ni vill lägga till och daterat maximalt 30 dagar innan inskickande. Observera att uppgifter behöver fyllas i manuellt.

Tänk på att organisationer inte kan läggas till i efterhand. Ni måste således få en bekräftelse från UHR innan de deltar i en aktivitet.

En kontraktsändring vid 12 månader in i projektperioden, även kallat interim amendment, erbjuds som en möjlighet för ackrediterade projekt. Det är frivilligt och inte något som ert projekt behöver göra. 

Ni ansöker om kontraktsändring, interim amendment, i Beneficiary Module.  

Alla genomförda och planerade mobiliteter inom befintlig projektperiod måste vara rapporterade med status "complete" i Beneficiary Module innan ansökan om kontraktsändring skickas in. 

Om ni avstår från att ansöka om kontraktsändring fortlöper projektet som vanligt i enlighet med kontraktet. 

Det finns tre kategorier av kontraktsändringar som ni kan ansöka om: 

• Förlängning av projektperiod från 15 månader till 24 månader.
  Det är endast möjligt att förlänga till 24 månader, alltså ingen valfri period mellan 15 och 24 månader. 
• Att öka projektets budget. Här kan ni ansöka om mer medel genom att ange ett belopp (i euro) för ert befintliga projekt. I Beneficiary Module kommer procenttalet att översättas till euro och det antal mobiliteter som det motsvarar. En förutsättning för att projektet beviljas mer medel är att Universitets- och högskolerådet har medel att fördela. 
• Att minska projektets budget.

Det här bör vara projektets sista alternativ. EU-kommissionen rekommenderar att projektet förlängs snarare än att projektets budget minskas. 

Ser ni att alla medel inte kommer att kunna förbrukas inom projektet även om det förlängs till 24 månader, så är det här en möjlighet att minska projektbudgeten för att undvika låg budgetförbrukning. Hur stor del av budgeten som förbrukas inom projektet påverkar hur mycket medel er organisation kommer att kunna beviljas i framtida budgetansökan. Det är endast i samband med kontraktsändringen vid 12 månader som möjlighet att ansöka om minskad projektbudget finns.  

Ni fyller i och lämnar in ansökan på er projektsida i Beneficiary Module. En motivering krävs till varför alla medel inte kommer kunna användas inom projektet. Observera att ansökningar om att återlämna medel endast kan beviljas i den utsträckning andra projekt ansöker om mer medel i kontraktsändringsomgången. 

UHR har uppdraget att stödja projektägare inom Erasmus+ i Sverige. Det mesta av den information och de dokument som behövs för att kunna driva projekten finns samlat på här på webbplatsen. Med jämna mellanrum bjuder vi dessutom in till möten för att informera om olika steg i projektprocessen. En del av dessa möten är digitala och andra fysiska.  

Ibland förekommer det också att vi gör så kallade monitoreringsbesök hos er projektägare i syfte att stödja och informera. Om det blir aktuellt för ert projekt kontaktar vi er i förväg och bokar in en lämplig tid. Ni är också välkomna att kontakta oss via e-post för specifika frågor.

Ibland utförs kontroller för att säkerställa att de projektmedel som delas ut används på rätt sätt, att projektet implementeras i enlighet med Erasmusplanen och att obligatorisk dokumentation finns på plats hos er projektägare. Kontroller kan förekomma såväl under som efter projekttiden. Ibland ombeds ni skicka in underlag digitalt till Universitets- och högskolerådet och i andra fall kan det vara ett fysiskt besök hos ackrediterade organisationer, konsortiemedlemmar eller andra platser kopplade till projektaktiviteter. Om ert projekt blir utvalt kommer vi att meddela er via e-post eller telefon och, om det gäller ett platsbesök, i samråd med er boka ett lämpligt datum för besöket. Efter kontrollen skickar vi återkoppling till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen. 

Kontroller i form av platsbesök 

Vi kan komma att genomföra kontroller i form av platsbesök hos ackrediterade organisationer, konsortiemedlemmar eller andra platser kopplade till projektaktiviteter. Det är viktigt att relevanta underlag så som vistelseintyg och avtal finns samlade och lättillgängliga hos organisationen. Vi kan även komma att begära in relevanta underlag via e-post.  

Syftet är att granska dokumentation samt kontrollera att projektet implementeras i enlighet med Erasmusplanen. Om ert projekt blir utvalt kommer vi att meddela er via e-post eller telefon och, om det gäller ett platsbesök, i samråd med er boka ett lämpligt datum för besöket. Efter kontrollen skickar vi återkoppling till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen. 

Kontroll efter avslutat projekt – fördjupad granskning 

Enligt EU-kommissionens regler för Erasmus+ är Universitets- och högskolerådet ålagda att göra en fördjupad granskning av en viss procent av slutrapporterade projekt. 

Om en fördjupad granskning blir aktuell för ert projekt får ni information om det när du har lämnat in slutrapporten. Syftet är att kontrollera att de underlag ni projektägare samlat in, stämmer överens med uppgifterna i slutrapporten och uppfyller kraven i regelverket. Om ert ärende blir bland de slumpvis utvalda kommer vi att meddela er via e-post. När vår granskning är klar skickar vi ett avslutningsbrev till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen. 

Konsekvenser vid avvikelse från regelverk 

I fall där det framkommer att en ackrediterad organisation eller organisationer som ingår i ett konsortium inte har arbetat i enlighet med regelverket kan Universitets- och högskolerådet fatta beslut om observation, avstängning eller det kan få ekonomiska konsekvenser. 

• Observation: I dessa fall kommer organisationens arbete inom ramen för ackrediteringen att följas noggrannare under en period. Om det anses nödvändigt kan det även bli aktuellt med begränsningar av budget i budgetutlysningar under pågående observationsperiod. 
  Avstängning: Återkommande och grövre regelbrott kan leda till avstängning under en period. Under avstängningen kan den ackrediterade organisationen inta ansöka om bidrag. Om det anses nödvändigt kan även pågående projekt inom ramen för ackrediteringen avbrytas. 
• Ekonomiska konsekvenser: Ogiltiga aktiviteter eller annat som strider om Erasmusprogrammets regelverk kan leda till att projektmedel måste betalas tillbaka. 

Observations- och avstängningsperioderna avslutas när organisationen kan visa att kvalitetskraven kan uppfyllas igen. Organisationer under observation eller avstängning kan inte ansöka om nya ackrediteringar i andra sektorer. Den beviljade ackrediteringen kan även avslutas om organisationen efter en tids avstängning eller observation inte visar att man kan arbeta i enlighet med regelverket.

I samband med projektcykelns slut kommer vi att in er till ett slutrapporteringsmöte. Under mötet går vi igenom hur ni ska slutrapportera.

Slutrapportera i Beneficiary Module

Projektsidan i Beneficiary Module använder ni för att löpande administrera och följa upp ert projekt. Här registrerar ni de organisationer som tar emot deltagare, registrerar deltagare och deras mobilitetsperioder samt skickar och tar emot deltagarrapporter. Det är viktigt att ni registrerar mobiliteter kontinuerligt under pågående projekt, eftersom det är i samband med registreringen ni kan se den faktiska budgeten för varje mobilitet.

På projektsidan finns också det rapportformulär som ni vid projektets slut använder för att beskriva genomförandet och motivera era val.

Förberedelser inför slutrapportering

• Kontrollera att alla genomförda aktiviteter är registrerade.
• Observera att alla aktiviteter ska registreras så som de har genomförts även om det innebär en redovisad budget som är högre än den ni har beviljats.
• Kontrollera att rapporterade mobiliteter har status ”Complete”.
• Kontrollera att alla deltagarrapporter har kommit in – status ”Submitted”.
• Deltagarrapporter för inställda mobiliteter med force majeure behöver inte behöver lämnas in.
• Vid beviljad force majeure, kontrollera att budget överensstämmer med force majeure-beslutet.
• Meddela förändringar, exempelvis byte av firmatecknare, till UHR innan slutrapporten skickas in.

Besvara frågorna i slutrapporteringsformuläret

I slutrapporteringsstödet hittar du förklaringar till frågorna i rapportformuläret: Slutrapporteringsstöd för projektägare (pdf).

Ändringar under projektets gång/oförutsedda händelser

• Beskriv det ni har kunnat genomföra, där det är relevant. 
• Förklara ändrade eller uteblivna aktiviteter. 
• Om inget kunnat genomföras – meddela oss på UHR för ”termination no grant”.

I ert huvudkontrakt hittar ni er totala budget och information om utbetalningar. Ni hittar även information om era skyldigheter som projektägare, vilka regler som gäller vid till exempel rapportering, begäran om ändringar, tillägg till kontraktet och budgetöverföringar.

I de allmänna villkoren hittar du information om era skyldigheter som projektägare, vilka regler som gäller vid till exempel avslut av projektet i förtid, begäran om ändringar och tillägg till kontraktet, budgetöverföringar med mera.

Annex II skickar vi till er tillsammans med ert kontrakt eftersom denna bilaga är specifik just för ert projekt. Dokumentet innehåller information om er beviljade projektbudget, hur den är fördelad mellan olika aktiviteter och hur ni ska tänka i användandet av er budget och planeringen av aktiviteter.

I Annex III finns information om vilka underlag ni måste kunna visa upp vid granskningar eller kontroller (till exempel underlag som styrker samtliga deltagares medverkan i projektet), vilka regler som gäller för varje beviljad budgetpost (till exempel för special needs support, exceptional costs), med mera.

I annex IV hittar ni aktuella schablonbelopp. Det är dessa belopp som gäller när ni redovisar era aktiviteter och som ert projekts budgetförbrukning baseras på. 

Annex 5 består av avtalsmallar för genomförandet av ert projekt. Under projektets gång ska ni upprätta vissa avtal och säkerställa viss dokumentation. De är till stöd för er projektadministration och är en viktig del i att bidra till en hög kvalitet i projektet. Vilka avtal som krävs för olika aktiviteter framgår i avsnittet om aktiviteter på den här sidan. Du hittar alla mallar under rubriken ”Mallar”.

Samarbetsländer där ni kan genomföra era aktiviteter inom Erasmus+ är EU:s medlemsländer och de tredjeländer som är associerade till Erasmus+ (Norge, Island, Liechtenstein, Turkiet, Nordmakedonien och Serbien). Alla dessa kallar vi programländer.

Vad: Ni tillbringar en period utomlands för att lära av kollegor.

Var: Vid en mottagande organisation i ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 60 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Särskilt krav: Ett individuellt lärande ska ske för den som jobbskuggar och en handledare ska finnas på mottagande organisation.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant Agreement with Participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning Agreement Complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad: Kurs/utbildning med ett tydligt lärandemål. Kursdeltagarna måste komma från minst två olika programländer och kursen måste innehålla moment där deltagarna aktivt interagerar och har ett utbyte med varandra.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 30 dagar.

Budget: Schablonbelopp för kursavgifter (maximum 10 dagar), resa och uppehälle och organisatoriskt stöd

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant Agreement with Participants).
• Kursbeskrivning eller motsvarande (utfärdas av kursarrangör).
• Kursintyg (utfärdas av kursarrangör).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad? Bedriva undervisning vid en annan organisation.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 365 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle och organisatoriskt stöd.

Särskilt krav: Ett individuellt lärande ska ske för den som jobbskuggar och en handledare ska finnas på mottagande organisation.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning Agreement Complement) eller Europass.
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module)

Vad: En studerande kan studera vid en partnerskola eller praktisera vid en relevant organisation. Lärandet kan bestå av en kombination av formella, informella och icke-formella undervisningsmetoder, såsom lektionsundervisning, arbetsplatsförlagt lärande, jobbskuggning, observation och andra innovativa metoder.

Var: Vid en mottagande organisation i ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 365 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

I slutet av mobiliteten måste varje studerandes läranderesultat utvärderas och certifieras.

Tänk på att avgiftsbelagda kurser inte är en giltig mobilitet vid studerandeutbyten.

Vad: En grupp elever/studerande kan tillbringa en period för innovativt lärande vid en relevant organisation i ett annat europeiskt land. Perioden kan omfatta en kombination av formellt, icke-formellt och informellt lärande. Aktiviteterna måste planeras och genomföras tillsammans med mottagande organisation. Gruppen ska bestå av minst två studerande. Aktiviteten ska fokusera på ett av följande områden: utveckla nyckelkompetenser, medborgarskap och demokrati, EU:s värdegrund, hållbarhet, digitalisering, stöd till studerande med begränsade möjligheter.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 30 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Särskilt krav: Minst en lärare eller annan personal med pedagogiskt uppdrag följer med under hela perioden.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för medföljande pedagogisk personal men inte för de studerande (Grant agreement with participants).
• Lärandeprogram (Learning Programme).
• Deltagarlista tillsammans med lärandeprogram (Learning Programme).
• Deltagarrapport (Participant report som lämnas in av ansvarig medföljande pedagogisk personal).

Vad: Lärarstuderande eller nyutexaminerade lärare från ett annat programland praktiserar hos er.

Var: På er organisation i Sverige.

Hur länge: Minimum 10 och maximum 365 dagar.

Budget: Schablonbelopp för organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Lärandeavtal (Learning Agreement) – valfritt format.
• Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass eller närvarointyg.
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad: För att stärka undervisningen och lärandet vid er organisation bjuder ni in expert från annat programland.

Var: På er organisation i Sverige.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 60 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Programme provided by an invited expert).

Vad: Planera för och lägga grunden till kommande aktiviteter inom projektet. Kan göras för kommande personal- och studerandemobiliteter, förutom kurser. Maximalt 3 personer kan delta i ett förberedande besök och samma mottagande organisation kan endast besökas en gång. Besöken ska kopplas till kommande giltiga aktiviteter i projektet.

Var: Hos en mottagande organisation utomlands där ni planerar att genomföra mobiliteter.

Budget: Engångsbelopp i form av schablon.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Överenskommelse om vilket lärande som ska ske (valfritt format).
• Vistelseintyg – valfritt format.

Inför genomförandet av aktiviteten ska ni upprätta avtal om vilket lärande som ska ske med den mottagande organisationen.

• Avtalet är mellan deltagaren, sändande organisation och mottagande organisation.
• Ska tas fram och undertecknas innan mobilitetens första dag.

För de flesta aktiviteter behöver ni inför genomförandet även upprätta ett bidragsavtal som säkerställer det rättsliga ramverket för mobiliteten.

• Avtalet är mellan projektägaren och de personer som deltar i och ska tilldelas medel inom projektet.
• Ska tas fram och undertecknas innan mobilitetens första dag.

Efter genomförandet av aktiviteten behöver ni ett intyg på att aktiviteten har genomförts. Intyget ska säkerställa att mobiliteten har genomförts och visa vilka lärandemål som uppnåddes. Intyget kan se olika ut men ska minst visa:

• Deltagarens/deltagarnas namn (inklusive medföljande personer)
• mobilitetens syfte (utförda aktiviteter, metoder, uppnådda läranderesultat)
• mobilitetens start- och slutdatum
• Plats för mobiliteten
• Vistelseintyget ska minst undertecknas av den mottagande organisationen
• Ska tas fram och undertecknas tidigast mobilitetens sista dag.

Om resan har genomförts med gröna färdmedel eller om deltagaren har begränsade möjligheter behövs även intyg för detta.

Deltagare ska efter genomförd mobilitet besvara en deltagarrapport - Participant report.

Deltagarrapporten är ett frågeformulär som skickas automatiskt till berörda deltagare i samband med att aktiviteten avslutas och alla obligatoriska fält för mobiliteten har fyllts i (mobiliteten behöver ha status ”Complete” i Beneficiary Module).

Se därför till att mobiliteten är registrerad korrekt i Beneficiary Module och att deltagarens mejladress stämmer.

Projektägare ska spara all projektdokumentation. Om ni har en beviljad projektbudget på max 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 3 år och om ni har en beviljad budget på mer än 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 5 år efter att er slutrapport har godkänts.

De dokument ni behöver spara i projektet och som ni ska kunna visa upp vid en eventuell granskning är avtal inför mobiliteten, intyg på genomförd mobilitet samt kvitton för de eventuella budgetposter ni har redovisat som faktiska kostnader (”exceptional costs” för dyra resor och visakostnader, inkluderingsstöd för individer och faktiska kostnader som redovisas i samband med force majeure).

Kvitton för kostnader inom ramen för de budgetposter som redovisas mot schabloner behöver ni inte redovisa vid en eventuell granskning av UHR. Observera dock att kvitton kan behövas i er organisations interna redovisning. Vid förfrågan från UHR ska ni kunna visa er interna bokföring av projektmedel. Av bokföringen ska det framgå hur projektmedlen har använts.

I ert huvudkontrakt hittar ni er totala budget och information om utbetalningar. Ni hittar även information om era skyldigheter som projektägare, vilka regler som gäller vid till exempel rapportering, begäran om ändringar, tillägg till kontraktet och budgetöverföringar.

Kontraktsbilaga 1 skickar vi till er tillsammans med ert kontrakt eftersom denna bilaga är specifik just för ert projekt. Dokumentet innehåller information om er beviljade projektbudget, hur den är fördelad mellan olika aktiviteter och hur ni ska tänka i användandet av er budget och planeringen av aktiviteter. Organisationer som är samordnare för ett konsortium hittar även en lista över konsortiemedlemmar i denna bilaga.

I kontraktsbilaga 2 finns information om vilka underlag ni måste kunna visa upp vid granskningar eller kontroller (till exempel underlag som styrker samtliga deltagares medverkan i projektet), vilka regler som gäller för varje beviljad budgetpost (till exempel för inclusion support och andra faktiska kostnader), med mera.

I kontraktsbilaga 3 hittar ni aktuella schablonbelopp. Det är dessa belopp som gäller när ni redovisar era aktiviteter och som ert projekts budgetförbrukning baseras på.

Kontraktsbilaga 4 består av de avtal mellan konsortieägande organisation och konsortiemedlemmar, så kallade ”accession forms”, som organisationer med en konsortieackreditering skickar in med sin budgetansökan. Dessa bifogas inte i kontraktsutskicket. Konsortier kan hitta avtalen i sin ansökan.

I kontraktsbilaga 5 hittar ni information om särskilda bestämmelser för bland annat budget, hantering av personuppgifter, rapportering och kontroller.

Kontraktsbilaga 6 består av avtalsmallar för genomförandet av ert projekt. Under projektets gång ska ni upprätta vissa avtal och säkerställa viss dokumentation. De är till stöd för er projektadministration och är en viktig del i att bidra till en hög kvalitet i projektet. Vilka avtal som krävs för olika aktiviteter framgår i avsnittet om aktiviteter. Avtalsmallarna hittar ni under ”Mallar”.

Samarbetsländer där ni kan genomföra era aktiviteter inom Erasmus+ är EU:s medlemsländer och de tredjeländer som är associerade till Erasmus+ (Norge, Island, Liechtenstein, Turkiet, Nordmakedonien och Serbien). Alla dessa kallar vi programländer.

Vad: Ni tillbringar en period utomlands för att lära av kollegor.

Var: Vid en mottagande organisation i ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 60 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Särskilt krav: Ett individuellt lärande ska ske för den som jobbskuggar och en handledare ska finnas på mottagande organisation.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant Agreement with Participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning Agreement Complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad: Kurs/utbildning med ett tydligt lärandemål. Kursdeltagarna måste komma från minst två olika programländer och kursen måste innehålla moment där deltagarna aktivt interagerar och har ett utbyte med varandra.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 30 dagar.

Budget: Schablonbelopp för kursavgifter (maximum 10 dagar), resa och uppehälle och organisatoriskt stöd

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant Agreement with Participants).
• Kursbeskrivning eller motsvarande (utfärdas av kursarrangör).
• Kursintyg (utfärdas av kursarrangör).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad? Bedriva undervisning vid en annan organisation.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 365 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle och organisatoriskt stöd.

Särskilt krav: Ett individuellt lärande ska ske för den som jobbskuggar och en handledare ska finnas på mottagande organisation.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning Agreement Complement) eller Europass.
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module)

Vad: En studerande kan studera vid en partnerskola eller praktisera vid en relevant organisation. Lärandet kan bestå av en kombination av formella, informella och icke-formella undervisningsmetoder, såsom lektionsundervisning, arbetsplatsförlagt lärande, jobbskuggning, observation och andra innovativa metoder.

Var: Vid en mottagande organisation i ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 365 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

I slutet av mobiliteten måste varje studerandes läranderesultat utvärderas och certifieras.

Tänk på att avgiftsbelagda kurser inte är en giltig mobilitet vid studerandeutbyten.

Vad: En grupp elever/studerande kan tillbringa en period för innovativt lärande vid en relevant organisation i ett annat europeiskt land. Perioden kan omfatta en kombination av formellt, icke-formellt och informellt lärande. Aktiviteterna måste planeras och genomföras tillsammans med mottagande organisation. Gruppen ska bestå av minst två studerande. Aktiviteten ska fokusera på ett av följande områden: utveckla nyckelkompetenser, medborgarskap och demokrati, EU:s värdegrund, hållbarhet, digitalisering, stöd till studerande med begränsade möjligheter.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 30 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Särskilt krav: Minst en lärare eller annan personal med pedagogiskt uppdrag följer med under hela perioden.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för medföljande pedagogisk personal men inte för de studerande (Grant agreement with participants).
• Lärandeprogram (Learning Programme).
• Deltagarlista tillsammans med lärandeprogram (Learning Programme).
• Deltagarrapport (Participant report som lämnas in av ansvarig medföljande pedagogisk personal).

Vad: Lärarstuderande eller nyutexaminerade lärare från ett annat programland praktiserar hos er.

Var: På er organisation i Sverige.

Hur länge: Minimum 10 och maximum 365 dagar.

Budget: Schablonbelopp för organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Lärandeavtal (Learning Agreement) – valfritt format.
• Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass eller närvarointyg.
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad: För att stärka undervisningen och lärandet vid er organisation bjuder ni in expert från annat programland.

Var: På er organisation i Sverige.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 60 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Programme provided by an invited expert).

Vad: Planera för och lägga grunden till kommande aktiviteter inom projektet. Kan göras för kommande personal- och studerandemobiliteter, förutom kurser. Maximalt 3 personer kan delta i ett förberedande besök och samma mottagande organisation kan endast besökas en gång. Besöken ska kopplas till kommande giltiga aktiviteter i projektet.

Var: Hos en mottagande organisation utomlands där ni planerar att genomföra mobiliteter.

Budget: Engångsbelopp i form av schablon.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Överenskommelse om vilket lärande som ska ske (valfritt format).
• Vistelseintyg – valfritt format.

Inför genomförandet av aktiviteten ska ni upprätta avtal om vilket lärande som ska ske med den mottagande organisationen.

• Avtalet är mellan deltagaren, sändande organisation och mottagande organisation.
• Ska tas fram och undertecknas innan mobilitetens första dag.

För de flesta aktiviteter behöver ni inför genomförandet även upprätta ett bidragsavtal som säkerställer det rättsliga ramverket för mobiliteten.

• Avtalet är mellan projektägaren och de personer som deltar i och ska tilldelas medel inom projektet.
• Ska tas fram och undertecknas innan mobilitetens första dag.

Efter genomförandet av aktiviteten behöver ni ett intyg på att aktiviteten har genomförts. Intyget ska säkerställa att mobiliteten har genomförts och visa vilka lärandemål som uppnåddes. Intyget kan se olika ut men ska minst visa:

• Deltagarens/deltagarnas namn (inklusive medföljande personer)
• mobilitetens syfte (utförda aktiviteter, metoder, uppnådda läranderesultat)
• mobilitetens start- och slutdatum
• Plats för mobiliteten
• Vistelseintyget ska minst undertecknas av den mottagande organisationen
• Ska tas fram och undertecknas tidigast mobilitetens sista dag.

Om resan har genomförts med gröna färdmedel eller om deltagaren har begränsade möjligheter behövs även intyg för detta.

Deltagare ska efter genomförd mobilitet besvara en deltagarrapport - Participant report.

Deltagarrapporten är ett frågeformulär som skickas automatiskt till berörda deltagare i samband med att aktiviteten avslutas och alla obligatoriska fält för mobiliteten har fyllts i (mobiliteten behöver ha status ”Complete” i Beneficiary Module).

Se därför till att mobiliteten är registrerad korrekt i Beneficiary Module och att deltagarens mejladress stämmer.

Projektägare ska spara all projektdokumentation. Om ni har en beviljad projektbudget på max 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 3 år och om ni har en beviljad budget på mer än 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 5 år efter att er slutrapport har godkänts.

De dokument ni behöver spara i projektet och som ni ska kunna visa upp vid en eventuell granskning är avtal inför mobiliteten, intyg på genomförd mobilitet samt kvitton för de eventuella budgetposter ni har redovisat som faktiska kostnader (”exceptional costs” för dyra resor och visakostnader, inkluderingsstöd för individer och faktiska kostnader som redovisas i samband med force majeure).

Kvitton för kostnader inom ramen för de budgetposter som redovisas mot schabloner behöver ni inte redovisa vid en eventuell granskning av UHR. Observera dock att kvitton kan behövas i er organisations interna redovisning. Vid förfrågan från UHR ska ni kunna visa er interna bokföring av projektmedel. Av bokföringen ska det framgå hur projektmedlen har använts.

Lärare, personal med pedagogiskt uppdrag och annan personal får här möjlighet att undervisa vid en mottagande organisation i ett annat Erasmus+ programland. Uppdraget på plats (fysiskt i ett annat land) kan varvas med digital undervisning/utbildning.

Undervisningsuppdraget kan sträcka sig från minimum 2 dagar upp till 365 dagar (avser minsta och högsta antal dagar på plats). Ni kan få bidrag för resa och uppehälle.

Lärare och annan personal kan fortbilda sig i ett annat programland genom kurser och seminarier, fysiskt och digitalt. Utbildningsaktiviteten ska ha deltagare från minst två länder och innehålla moment där deltagarna interagerar och har ett utbyte med varandra. Innehållet måste också vara relevant för deltagarnas yrkeskompetens samt projektets eller ackrediteringens mål.

Utbildningsaktiviteten kan sträcka sig från minimum 2 dagar upp till maximalt 30 dagar (avser minsta och högsta antal dagar på plats). Ni kan få bidrag för kursavgifter på totalt 10 dagar per deltagare samt bidrag för resa och uppehälle.

Här ges personal möjlighet att lära av kollegor vid en relevant organisation verksam inom utbildningsområdena skola/förskola, vuxnas lärande eller yrkesutbildning. Perioden på plats (fysiskt i ett annat programland) kan varvas med digitala lösningar.

Deltagaren ska vara fysiskt på plats i minst 2 dagar upp till maximalt 60 dagar. Ni kan få bidrag för resa och uppehälle.

För alla aktiviteter för studerande kan perioder på plats kombineras med digitala lösningar/aktiviteter. Minsta och högsta antal dagar gäller för tid på plats. Ni kan få bidrag för resa och uppehälle.

Fokus för sektor KA1 vuxnas lärande är vuxnas allmänna lärande. Verksamheterna som kan beviljas bidrag inom sektorn syftar till att rusta deltagarna för framtiden, möjliggöra så att de blir mer delaktiga i samhället och ökar sina möjligheter till en framtida anställning.

Vid val av studerande som deltar bör projekten sträva efter en inkluderande och balanserad deltagarsammansättning och att en betydande andel av deltagarna är deltagare med begränsade möjligheter, i enlighet med målen för sektorn

Individuell mobilitet

En studerande/deltagare kan studera vid en partnerorganisation eller praktisera vid en relevant organisation utomlands. Studie- eller praktikperioden på plats kan vara antingen från 2 upp till 29 dagar (kort mobilitet) eller från 30 upp till 365 dagar (lång mobilitet), exklusive digitala aktiviteter. Studerande/deltagaren ska ha ett individuellt lärandeavtal för den aktuella perioden utomlands.

Sektor KA1 Vuxnas lärande är indelad i tre olika kategorier för utbildning och lärande; formell, icke-formell och informell.

Notera att även olika former av individuell vägledning och stöd kan vara relevant för projekt inom sektor vuxnas lärande, t ex arbete som digitaliseringsstrateg eller konsumentvägledare. I ansökan behöver ni då lyfta den utbildning eller vägledning som ges, motivera varför detta är att anse som informellt eller icke-formellt lärande mot vuxna deltagare, samt hur projektet avser att gagna deltagaren/”learner”.

Mobilitet för grupp av studerande

En grupp studerande kan tillbringa en period för innovativt lärande som organiseras i samarbete mellan sändande och mottagande organisationer i ett annat programland. Det kan innebära en kombination av formellt, icke-formellt och informellt lärande. Gruppmobiliteter ska fokusera på ett av följande områden: utveckla nyckelkompetenser, medborgarskap och demokrati, EU:s värdegrund, hållbarhet, digitalisering, stöd till studerande med begränsade möjligheter. 

Aktiviteten kan sträcka sig från minimum 2 dagar upp till maximalt 30 dagar. Notera att vid gruppmobilitet så behöver pedagogisk personal vara medföljande och medverka i genomförandet av programmet.

Ni kan ta emot lärarstuderande eller nyutexaminerade lärare från ett annat programland som praktiserar hos er. Aktiviteten kan sträcka sig från minimum 10 dagar till maximalt 365 dagar. Ni får bidrag för att planera och genomföra aktiviteten medan praktikanten får bidrag för sitt uppehälle från sitt lärosäte (om lärosätet har ansökt om medel för det).

Ni kan bjuda in personer med särskild kompetens eller profession för att stärka undervisningen och lärandet vid er organisation. Det kan vara utbildare, lärare, experter inom ett särskilt område eller annan kvalificerad profession från ett annat land.

Perioden kan sträcka sig från minimum 2 till maximalt 60 dagar. Ni kan få bidrag för resa och uppehälle.

För att planera och lägga grunden för ett bra utbyte för de som deltar finns möjlighet att genomföra ett förberedande besök. Det kan till exempel handla om att starta upp samarbetet med en ny mottagande organisation/partnerorganisation eller att förbereda för en längre utbytesperiod för deltagaren. Att delta i förberedande besök för kurser är dock inte möjligt.

Även elever eller studerande som ska tillbringa en längre period utomlands och elever eller studerande med särskilda behov eller begränsade möjligheter kan delta i ett förberedande besök.

Max tre personer kan delta i förberedande besök och ni kan få bidrag för antalet personer som deltar. Förberedande besök kan genomföras vid samma värdorganisation endast en gång inom projektperioden.

En medföljande är en person som följer med en deltagare med begränsade möjligheter, ungdomar som sällan varit utomlands eller minderåriga för att hjälpa till så att mobiliteten går att genomföra. Den medföljande utgör alltså inte i sig en egen mobilitetsaktivitet utan assisterar och stöttar den elev, studerande eller personal som genomför en mobilitet inom programmet och som behöver en medföljandes stöd och hjälp.

Gruppmobilitet ska alltid genomföras med en eller flera medföljande vuxna personer. För att underlätta lärandeprocessen ska huvudansvariga medföljande vara lärare eller utbildade pedagoger.

Det finns särskilda medel att söka för medföljande för att täcka resa och uppehälle.

Till varje projekt som genomförs inom ramen för en ackreditering är det viktigt att ni har en detaljerad plan för hur arbetet ska genomföras. I planen bryter ni ner de övergripande projektmål som Erasmusplanen innehåller till aktivitetsnivå. Ni behöver även ha en plan för hur arbetet med förberedelser, genomförande och spridning ska organiseras och vem som ansvarar för vad. Den detaljerade projektplanen är inget ni lämnar in till oss. Den är till för att ni inom organisationen ska kunna genomföra projektet med goda resultat i enlighet med er Erasmusplan.

Gör en behovsanalys

Det är viktigt att fundera över vad ni vill utveckla och varför, och varför ni vill göra det i samarbete med ett annat land i Europa. Reflektera över vilket eller vilka av Erasmusplanens mål som är mest angelägna. Konkretisera målet för projektet inom ramen för Erasmusplanen, hur projektet ska ha förändrat eller tillfört något till organisationen, kommunen, regionen, EU.

Projektorganisation

Bestäm vilka mottagande organisationer ni vill samarbeta med och varför i ett tidigt skede. Tänk igenom hur styrgruppen i er organisation ska se ut. En rekommendation är att vara så pass många så att arbetsuppgifterna kan fördelas på flera olika personer. Bestäm också hur ni tänkt fördela arbetet med era partners.

Aktiviteter i projektet

Tänk igenom vilka aktiviteter ni vill genomföra, både hemma och i det mottagande landet. Aktiviteterna ska möta de identifierade behoven och koppla till de mål ni arbetar mot i projektet. Bestäm vilka som ska delta och varför.

Uppföljning och spridning

Redan från början ska ni planera hur ni ska följa upp och sprida projektresultatet. Hur ska det presenteras och leva vidare efter att projektet avslutats? Och hur kan andra få användning för ert resultat?

De aktiviteter som ni genomför och som ni får bidrag för ska följa Erasmus kvalitetskriterier, Erasmus quality standards. Kriterierna ger riktlinjer och stöd för hanteringen av de olika moment som ingår i projektet. Det handlar om stöd i ert urval av och förberedelser för deltagare, hur ni definierar, utvärderar och erkänner läranderesultat, hur ni delar och sprider resultat från ert projekt, med mera.

Ni ska säkerställa att de aktiviteter ni genomför sker utifrån ett inkluderande och rättvist perspektiv, att de är miljömässigt hållbara och ansvarsfulla och att ni använder digitala verktyg och lärmetoder som kompletterar deltagarnas fysiska aktiviteter.

Ju fler utanför projektet som får kännedom om vad ni gör och som känner engagemang ‐ desto större chans att ni når era mål med projektet och att era erfarenheter blir till nytta för andra. För vidare till kollegor, berätta för andra om vad ni gjort, bjud in andra kommuner eller organisationer, gå ut via media, involvera så många i organisationen som möjligt, även de som inte har deltagit själva.

Tips på aktiviteter, kanaler och verktyg

• Använd befintliga mötesfora inom organisationen.
• Håll presentationer av erfarenheter för personal, referensgrupper, praktikhandledare på företag i kommunen, branschråd, regionala nätverk.
• Använd sociala medier under mobiliteten och efter.
• Spela in film. Här kan ni till exempel ta hjälp av deltagarna.
• Skriv artiklar och kontakta lokaltidningen och tipsa om vad ni kommit fram till, eller låt de som deltar i mobilitetsaktiviteterna skriva en artikel som lokaltidningen kan publicera.
• Sprid resultatet regionalt genom seminarier och möten.
• Organisationer, lokala politiker och branschorganisationer kan ta del av fysiska resultat som kan spridas vidare.
• Webbplatser, webbsidor och sociala medier.
• Workshops och öppet hus.
• Mässor, utställningar.
• Konferenser och seminarier.
• Press, tv.

För fler tips och råd om hur ni kan kommunicera era projektresultat, se EU-kommissionens guide Så når du ut med ditt projekt (pdf, 4,4 MB).

Logotyp att använda i material

När ert projekt finansieras av EU-medel ska ni använda Europeiska unionens logotyp i er kommunikation och i det material som tas fram i projektet.

Logotyp och information om visuell identitet på EU- kommissionens webbplats.

Ett mobilitetsprojekt omfattar minst två organisationer, en sändande och en mottagande, från olika länder.

Som sändande och sökande organisation ansöker ni om bidrag för er organisation. Ni ansvarar för att samordna och administrera projektet. Ni har också hand om kontraktet, budgeten och rapporteringen. Den mottagande organisationen tar inte del av er budget.

Söker ni som konsortium är er uppgift att koordinera de organisationer som ingår i konsortiet. De organisationer som ingår i konsortiet sänder sin personal och sina studerande på de mobilitetsaktiviteter som ni söker bidrag för.

Projekt kopplade till den aktuella ansökningsomgången startar den 1 juni.

Första gången ni ansöker om budget för ett projekt inom ramen för en ackreditering är projekttiden 15 månader som efter 12 månader kan förlängas till 24 månader.

Det finns olika vägar att gå för att hitta fortbildningsaktiviteter och platser att jobbskugga och undervisa vid.

Använd EPALE: Kurser och konferenser som arrangeras i olika länder i Europa hittar du bland annat på webbplatsen EPALE. Genom EPALE kan du också dels hitta, dels efterlysa organisationer att jobbskugga och undervisa vid.

EPALE - digital mötesplats för vuxenutbildare i Europa

European School Education Platform är en mötesplats för alla aktörer inom skolutbildningssektorn – skolpersonal, forskare, beslutsfattare och andra yrkesverksamma. Den omfattar alla nivåer från förskoleverksamhet till grund- och gymnasieskolan samt gymnasieskolans yrkesprogram. Plattformen är dessutom hemvist för eTwinning – nätverket och samarbetsytan för skolor i Europa.

Kurser och arbetsplatser på webbplatsen European School Education Platform

Genom eTwinning kan du hitta skolor och samarbetspartners. Det du behöver göra inledningsvis är att registrera dig via eTwinning.net. Registreringen är gratis. För deltagare i ett mobilitetsprojekt ger eTwinning bland annat möjlighet att kommunicera med den mottagande skolan och ta del av webbaserade utbildningar. Ni kan också använda eTwinning för att samarbeta med alla inblandade skolor, både under och efter mobilitetsprojektets gång, då webbplatsen erbjuder olika samarbetsverktyg och samarbetstjänster.

Mer om eTwinning

Kontaktseminarier: Genom Erasmus+ kontaktseminarier träffar du kollegor från andra organisationer i Europa som söker partners inom ett specifikt område. Tillsammans kan ni diskutera och planera ert kommande projektsamarbete på plats. En del av seminarier är tematiska, det vill säga större fokus läggs på temat än på kontaktskapandet. En del av aktiviteterna genomförs online, en del i fysisk form. Även hybrider mellan digitala och fysiska seminarier förekommer.

Mer om Erasmus+ kontaktseminarier

Kontakta tidigare deltagare: I EU-kommissionens databas för spridning av projekt, Erasmus+ Project Results Platform finns uppgifter om pågående och avslutade projekt inom Erasmus+. Du får där tillgång till namnen på de organisationer som deltar. Ett bra sätt kan vara att kontakta svenska organisationer som deltar i projekt och be om tips på kurser eller platser att jobbskugga och undervisa vid.

Erasmus+ Project Results Platform, databas för projektresultat

Kollegor, vänner och bekanta: Personliga kontakter, från såväl arbete som fritid, är en bra utgångspunkt.

Utländska myndigheter: Lokala och regionala myndigheter i de länder ni planerar att genomföra fortbildningsaktiviteten kan ibland stå till tjänst.

I budgetansökan behöver du ange er organisations Organisation ID (OID). Du behöver också ett användarkonto, EU Login.

Uppgifterna i databasen och er ackrediteringskod läggs automatiskt in i er ansökan. Se därför till att informationen är uppdaterad och korrekt innan du börjar fylla i ansökningsformuläret.

Kontrollera uppgifter om er organisation och OID: Databasen Organisation registration - kontrollera uppgifter och OID

Mer om hur du registrerar, alternativt uppdaterar: OID, Organisattion Registration system och EU Login

För konsortier ska alla nationella partners som ingår i projektet/ansökan ha registrerat sig.

Har du inget EU Login, skaffa ditt EU Login-konto på EU-kommissionens webbplats

Ansökan är ett webbformulär och ligger på EU-kommissionens webbplats. Ett EU Login behövs för att kunna fylla i ansökan. Webbplatsen fungerar bäst med webbläsaren Google Chrome.

Instruktioner till ansökan:

Applicant Guides - Submission phase på EU-kommissionens webbplats för ansökan

I ansökan ska du ange:

Vilka typer av aktiviteter ni kommer att genomföra.

1. För varje aktivitet ska du ange följande:
   • Antal deltagare och aktiviteternas genomsnittliga längd.
   • Antal medföljande och vistelsernas genomsnittliga längd.
2. För varje aktivitet ska du ange följande information om deltagarna:
   • Antal deltagare med begränsade möjligheter och särskilda behov
   • Antal deltagare med blended mobilities (aktiviteter med både fysiska och digitala inslag).
   • Antal deltagare som ska använda sig av miljövänliga resealternativ
3. Du kan ansöka om faktiska kostnader för inkluderingsstöd (inclusion support) och särskilda kostnader (exceptional costs). Du ska då ange följande:
   • Beskrivning och motivering, typ av aktivitet samt deltagare.
   • Belopp ni ansöker om.

Lista med konsortiemedlemmarna och förmedlande organisationer.

Om ni har en ackreditering för ett konsortium

De ”Assession forms” som ni ska skriva ut från ansökningssystemet ska signeras av konsortiemedlemmens firmatecknare. De signerade dokumenten ska laddas upp i systemet igen och bifogas till budgetansökan.

När ni ansöker om budget ska ni utgå ifrån en uppskattning av hur många aktiviteter det är rimligt för er organisation att genomföra under projektperioden.

Hur stor andel av er sökta budget ni beviljas beror på hur stor budget ni söker och hur stor budget som finns att fördela. Det är först när ni vet vilken budget ni beviljas som ni kan göra en detaljerad planering utifrån de fastställda schablonerna kopplade till aktiviteterna. Ju högre budgetförbrukning ni har, desto bättre uppfyller ni Erasmusprogrammets mål och syfte. Se därför till att använda hela budgeten genom att genomföra så många aktiviteter som budgeten räcker till under projektperioden.

Ansöker ni om för mycket som ni inte förbrukar kan det få konsekvenser för framtida budgetansökningar. 

De medel som beviljas ska bidra till att täcka resor, dagligt uppehälle och kostnader för förberedelser med mera. Budgeten baseras till största del på schabloner. Kostnader du kan söka bidrag för:

• Resor och uppehälle
• Organisationsstöd - bidrag för att hantera projektet
• Inkluderingsstöd - bidrag för deltagare och medföljande med begränsade möjligheter
• Förberedande besök
• Kursavgifter
• Språkstöd
• Miljövänliga resealternativ (green travel)
• Dyra inrikesresor (exceptional costs)

I ansökningsskedet anger du antal aktiviteter, genomsnittlig vistelsetid och antal deltagare i prioriterade grupper samt eventuella faktiska kostnader för dyra inrikesresor eller deltagare i behov av särskilt inkluderingsstöd. Det är först i redovisningen av genomförda aktiviteter som budget specificeras utifrån samtliga kostnadskategorier.

Budgetfördelningen påverkas av några grundläggande aspekter:

• Total tillgänglig budget.
• Total sökt budget.
• Grundbidrag och maxbelopp.

Utöver dessa ramvillkor fördelas budget utifrån genomförandegrad och kvalitet i tidigare genomförda projekt inom ramen för ackrediteringen.

I budgetfördelningen prioriteras även projekt med hög andel deltagare med begränsade möjligheter och andel elever som deltar i långtidsmobiliteter.

För organisationer som ansöker om budget för första gången inom ramen för en ackreditering sker fördelningen utifrån poäng på ansökan samt andel deltagare i de två prioriterade grupperna.

Regler för budgetallokering inom skola 2024 (pdf)

Regler för budgetallokering, vuxnas lärande 2024 (pdf)

Regler för budgetallokering, yrkesutbildning 2024 (pdf)

Stöd att fylla i ansökan finns i anslutning till ansökningsformuläret på EU-kommissionens webbplats.

Kom gärna också på våra ansökningsseminarier där vi ger stöd och råd.

Ansökan måste du ha skickat in elektroniskt senast klockan 12:00:00 sista ansökningsdag för att vara giltig och komma med i ansökningsomgången.

Får du tekniska problem med att skicka in ansökningsformuläret digitalt: ta en skärmdump på felmeddelandet, bifoga den tillsammans med ansökan, de dokument som ska bifogas ansökan och ansökans ID-nummer i ett mejl och skicka till adress erasmusplus@uhr.se.

Får du problem sista ansökningsdag måste du enligt regelverket kontakta oss senast inom 24 timmar efter ansökningsdeadline för att vi ska kunna hjälpa dig.

Se gärna till att skicka ansökan någon dag innan sista ansökningsdag – då kan vi snabbare hjälpa till om det blir tekniska problem.

Ackrediterade organisationer kan lämna in en budgetansökan varje ansökningsomgång. Om budgetansökan görs för ett konsortium ska den omfatta budget för alla konsortiemedlemmar som ska delta i projektet under det aktuella budgetåret.

En och samma organisation kan dock erhålla budget från upp till två Erasmus+ansökningar inom samma programdel, budgetår och sektor. Detta är möjligt för:

• organisationer som är medlemmar i flera konsortier
• organisationer som har en egen ackreditering och är medlemmar i ett konsortium
• organisationer som har ett korttidsprojekt och är medlemmar i ett konsortium.

Vi beräknar skicka besked om beslut till samtliga sökande cirka tre månader efter sista ansökningsdag. Beskeden skickas per e-post till respektive kontaktperson i ansökan. Vi kan inte ge förhandsbesked.

Om ni anser att Universitets- och högskolerådet har bedömt er ansökan på oriktiga grunder finns möjlighet att begära att vi ändrar beslutet. I begäran kan ni inte ändra eller förtydliga innehållet och uppgifterna i den ursprungliga ansökan.

I vår prövning av er begäran kan vi enbart ta hänsyn till brister i den administrativa hanteringen av er ansökan. Bedömningen av projektets kvalitet kan vi däremot inte ändra. Det är inte heller möjligt att överklaga beslutet till en annan rättslig instans.

Om ni vill att vi omprövar handläggningen av er ansökan ska du inom tre veckor från datum för beslut skriftligen skicka in en begäran om omprövning.

• Begäran ska innehålla projektnummer och en beskrivning av vad ni vill få ändrat.
• Skicka begäran till: erasmusplus@uhr.se med ämnesraden "Begäran om ändring".

Vi behandlar ert ärende inom 15 dagar från det att vi har tagit emot det.

Kontakta oss på erasmusplus@uhr.se om du har frågor. Vänligen använd er ansökans projektnummer som referens när du kontaktar oss.

Blir ert projekt beviljat kommer ni att teckna ett kontrakt som reglerar villkoren för genomförande av projektet. Det beviljade bidraget betalas ut till det bankkonto som ni kommer att ange i samband med kontrakteringen.