Erasmus+ småskaliga partnerskap

Småskaliga partnerskap består av fyra stadier som ska påbörjas redan innan ett projekt blir beviljat:

• planering
• förberedelse
• genomförande
• uppföljning.

Det är viktigt att fundera över vad ni vill utveckla och varför, och varför ni måste göra det i samarbete med organisationer i andra europeiska länder och inte nationellt. Reflektera över vilka utvecklingsbehov ni har inom den utbildningssektor som är målet för ert projekt.

Beskriv hur er idé kopplar an till era organisationers mål, huvudmännens mål, nationella mål och de prioriteringar som finns inom Erasmus+ samt hur ert projekt ska utveckla en angelägen fråga inom ert utbildningsområde.

Beskriv konkret slutmålet för projektet, hur projektet ska ha förändrat eller tillfört något till organisationens, kommunens, regionens och/eller europeisk nivå.

Planering (definiera behoven, mål, resultat, aktiviteter, tidsplan etcetera). Bestäm i ett tidigt skede vilka partners ni vill samarbeta med och varför. Tänk igenom hur styrgruppen i er organisation ska se ut. En rekommendation är att vara så pass många så att arbetsuppgifterna kan fördelas på flera olika personer. Bestäm också hur ni tänkt fördela arbete och projektbudget med era partners.

Förberedelse (aktivitetsplanering, utveckling av arbetsprogram, praktiska arrangemang, bestämma målgrupper etcetera). Tänk igenom vilka aktiviteter ni vill genomföra, både hemma och i era partners länder. Beskriv hur aktiviteterna hör ihop med de behov och utmaningar ni beskrivit. Bestäm vilka som ska delta och varför. Man måste kunna förstå hur de aktiviteter ni ska genomföra ska kunna leda fram till det mål ni beskrivit för de målgrupper projektet avser.

Genomförandet av era aktiviteter, kan inkludera nätverksträffar, möten, arbetsmöten för att dela erfarenheter eller utveckla resultat.

Uppföljning (kontinuerlig utvärdering av aktiviteterna, aktiviteternas påverkan på olika nivåer, spridning och användning av projektresultat).
Redan från början ska ni planera för hur ni ska följa upp och sprida projektresultatet inom partnerskapet. Hur kan projektet integrera projektets resultat i de deltagande organisationernas vanliga arbete? Hur kan resultaten spridas till andra organisationer och allmänheten?

• Projektbaserat samarbete, lärande av varandra, workshopar, virtuella laboratorier och samarbeten.
• Kompetensuppbyggnad och nätverkande.
• Utbildnings-, undervisnings- och lärandeaktiviteter vid någon av partnerorganisationerna förutsatt att de ger ett mervärde och bidrar till att nå målen för projektet.

De kortare och/eller längre utbildnings-, undervisnings- och lärandeaktiviteter för elever, studenter eller personal kan vara fysiska, virtuella eller blandade (mix av virtuella och fysiska aktiviteter). Aktiviteterna ska vara kopplade till projektet och motiveras i ansökan.

Er ansökan ska utifrån era behov anknyta till något av de policymål EU:s medlemsländer kommit överens om för Erasmus+, visionen om ett europeiskt utbildningsområde 2025 och Handlingsplanen för digital utbildning 2021–2027.

Ansökan ska också respektera och främja EU:s gemensamma värderingar, såsom respekt för mänsklig värdighet, frihet, demokrati, jämlikhet, rättsstatsprincipen och respekt för mänskliga rättigheter, samt bekämpa all form av diskriminering.

Ett europeiskt utbildningsområde 2025 på EU-kommissionens webbplats

Handlingsplanen för digital utbildning 2021–2027 på EU-kommissionens webbplats

Motiveringen för projektidén bör stämma överens med er verksamhetsplan och ska även kopplas till någon av prioriteringarna för Erasmusprogrammet. Ett effektivt tillvägagångssätt är att se vad ni redan jobbar med, vad som redan görs bra, vilka utmaningar ni har och vad som kan utvecklas vidare.

Prioriteringarna är uppdelade i övergripande och sektorsspecifika prioriteringar. Projektet måste bidra till minst en av dessa prioriteringar.

• Inkludering och mångfald
• Miljö och arbete mot klimatförändringar
• Digital omställning
• Aktivt medborgarskap

• Lösa problemen som rör svårigheter i utbildningen, elever som lämnar skolan med högst grundskoleutbildning och bristande grundläggande färdigheter.
• Stödja lärare, skolledare och andra undervisningsyrken.
• Utveckling av nyckelkompetenser.
• Främja en övergripande strategi för språkundervisning och språkinlärning.
• Främja intresse för och spetskompetens inom naturvetenskap, teknik, ingenjörsvetenskap och matematik samt den berörda strategin.
• Utveckla förskoleverksamhet och barnomsorg av hög kvalitet.
• Erkännande av läranderesultat för deltagare i gränsöverskridande mobilitet i utbildningssyfte.
• Stödja innovatörer i skolan.
• Stödja insatser från europeiska utbildningssystem som svar på kriget i Ukraina.

• Förbättra utnyttjandet av vuxenutbildningen och göra den mer inkluderande och tillgänglig.
• Förbättra tillgången till flexibla och erkända lärandemöjligheter av hög kvalitet för vuxna.
• Främja lokala utbildningscentrum och innovativa utbildningsplatser.
• Skapa möjligheter till kompetensutveckling.
• Förbättra kompetensen hos utbildare och annan vuxenutbildnings- och handledningspersonal.
• Skapa och främja möjligheter till lärande för alla i alla generationer.
• Förbättrad kvalitetssäkring inom lärandemöjligheter för vuxna.
• Stödja insatser från europeiska utbildningssystem som svar på kriget i Ukraina.

• Anpassning av yrkesutbildningen till arbetsmarknadens behov.
• Ökad flexibilitet inom den yrkesinriktade utbildningen.
• Bidra till innovation inom yrkesutbildning.
• Göra yrkesutbildning mer attraktiv.
• Förbättrad kvalitetssäkring inom yrkesutbildningen.
• Utformning och genomförande av internationaliseringsstrategier för yrkesutbildningsanordnare.
• Stödja insatser från europeiska utbildningssystem som svar på kriget i Ukraina.

• Främja sammankopplade system inom högre utbildning
• Stimulera innovativa lärande- och undervisningsmetoder
• Utveckla naturvetenskap, teknik, ingenjörsvetenskap och matematik samt humaniora inom den högre utbildningen och särskilt uppmuntra kvinnor att välja studier i naturvetenskap, teknik, ingenjörsvetenskap och matematik
• Belöna kvalitet i lärande, undervisning och kompetensutveckling
• Stödja de digitala och gröna möjligheterna inom området för högre utbildning
• Skapa inkluderande system för högre utbildning
• Stödja studenternas innovations- och entreprenörsfärdigheter
• Stödja lärosäten i deras samarbete med ukrainska motparter som en reaktion på kriget i Ukraina

Projektet förväntas ge positiva och långvariga effekter dels på individuell nivå, dels på organisatorisk nivå men även utanför den egna organisationen.

Förväntade resultat, Outcomes and impact, beskrivs i Erasmus+ Programme Guide på EU-kommissionens webbplats

Uppföljning och spridning är viktigt att planera i ett tidigt skede. Ju fler utanför projektet som får kännedom om vad ni gör och som känner engagemang ‐ desto större chans att ni når era mål med projektet och att era erfarenheter blir till nytta för andra. Ni bör därför redan i planeringsstadiet lägga ner en hel del tankekraft på vilka spridningsaktiviteter ni ska genomföra.

Ni kan dessutom få fler att vilja arbeta med internationellt utbyte och samarbete. Ett EU‐samarbete där människor från olika länder och kulturer träffas och där utbyte av idéer och kunskap för utvecklingen framåt. Ni blir en del av något större. Det är vad Erasmus+ handlar om.

Av stor betydelse genom hela projektet, och särskilt i planeringen och hanteringen av resultaten, är ledningens delaktighet och engagemang. Det är också bra om alla i organisationen så långt som möjligt involveras i förberedelse- och spridningsaktiviteterna, även de som inte har deltagit aktivt själva.

Planera in tid och resurser. En utmaning är tid och pengar. För att projektet ska få skjuts i rätt riktning behöver ni därför noggrant tänka igenom och planera in den tid och de resurser ni behöver för ett effektivt spridningsarbete.

Alla organisationer i projektet bör fundera på hur var och en bäst når ut i sina länder. Gemensamt tar ni sedan fram en spridningsplan där ni beskriver vilka målgrupper ni ska nå, vilka verktyg och kanaler ni ska använda er av och vilka de förväntade effekterna är. Att redogöra för spridningsplanen är en del av ansökan.

Hur ni sprider era resultat och ert projekt beror helt på vad ni vill uppnå och på projektets karaktär. Vill ni nå ut till fler potentiella användare och/eller beslutsfattare? Fundera på vilka kanaler som är mest attraktiva för er målgrupp. Ett sätt kan vara att nå ut via media. Skriv ett pressmeddelande eller ring er lokaltidning eller lämplig branschtidning och tipsa om ert projekt och vad ni ska göra. 

Bjud in slutanvändarna. Vill ni vara säkra på att de som ska förmedla och använda projektets resultat vet vad som är på gång är ett förslag att bjuda in dem på förhandsvisningar, uppmuntra dem att ge återkoppling och/eller använd dem som testgrupp när ni ska testa prototyper. 

För vidare till kollegor. Det är viktigt att de kunskaper och erfarenheter ni får inom projektet förs vidare internt till era kollegor. Ni kan till exempel presentera projektet vid personalmöten, på en konferens eller andra lämpliga evenemang. 

Här ger vi några tips på aktiviteter, kanaler och verktyg som ni kan använda för att sprida det ni uppnår i ert projekt:

• Blogga under och efter projekttiden.
• Spela in film eller en podd. Här kan ni till exempel ta hjälp av målgruppen för partnerskapet.
• Skriv artiklar och kontakta lokaltidningen och tipsa om vad ni kommit fram till, eller låt de som deltar i aktiviteterna skriva en artikel som lokaltidningen kan publicera.
• Sprid information om projektet och resultatet regionalt genom seminarier och möten.
• Lärosäten, politiker, fackförbund och branschorganisationer kan ta del av fysiska resultat som kan spridas vidare.
• Använd EU. Erasmus+ Project Results Platform är Europeiska kommissionens webbplats där projekt och resultat publiceras.

Medier och verktyg:

• Webbsidor och webbplatser.
• Möten, konferenser, workshops och seminarier.
• Utställningar och demonstrationer.
• Rapporter, broschyrer, artiklar i specialtidningar.
• Audiovisuellt material.
• Sociala medier av olika slag.
• Öppna evenemang.
• Existerande kontakter och nätverk.

En organisation i ett av programländerna i projektet utses till projektkoordinator. Om er organisation blir koordinator för projektet skickar ni in ansökan och har huvudansvaret för att samordna och administrera projektet. Koordinatorn har därmed hand om kontrakt, budget och rapportering för hela projektet. Övriga arbetsuppgifter och ansvarsområden fördelar ni partners mellan er genom en särskild överenskommelse.

Längden på projektet kan vara mellan 6 och 24 månader. Du väljer projektlängd när du ansöker och utgår från projektets mål och de aktiviteter ni planerar över tid.

För småskaliga partnerskap kommer det utlysas två ansökningsomgångar per år, en på våren och en på hösten.

Projekt med sista ansökningsdag i mars kan starta från den 1 september och framåt. Projektet måste vara avslutat senast den 31 augusti två år efter ansökningsåret. Projekt med sista ansökningsdag i oktober kan starta från våren året efter ansökningsåret.

Den föreslagna finansieringsmodellen består av två valbara klumpsummor på antingen 30 000 euro eller 60 000 euro. Ansökande väljer bland dessa förvalda totalbelopp i enlighet med aktiviteterna de önskar genomföra och de resultat man vill uppnå.

Projektperioden anges vid ansökan och partnerskapet måste involvera minst två organisationer från två olika programländer.

Då fokus för Erasmus+ småskaliga partnerskap är inkludering och tillgänglighet för organisationer med begränsad erfarenhet av dessa typer av projektsamarbeten så är budgetmodellen förenklad i jämförelse med andra program. Projektbeskrivningen ska innehålla projektets mål, föreslagna aktiviteter och förväntade resultat. Dessa tre måste vara tydligt kopplade till varandra och beskrivna på ett sammanhängande sätt.

När ni tar fram er budget är det viktigt att ni räknar utifrån det ni faktiskt planerar att genomföra. Utgå från projektets kärna - hur ofta ni behöver träffas, hur mycket tid personalen behöver lägga ned på eventuella produkter och hur ni tänker presentera och sprida resultaten.

Bidrag inom Erasmus+ är just ett bidrag. Det innebär att det eventuellt inte täcker alla kostnader som kan uppstå i samband med ert projekt. Ibland behöver ni som deltar i projektet själva gå in med en viss medfinansiering. Det är inte alltid pengar det handlar om, utan det kan vara den tid ni behöver lägga ned i projektet, vikarier, kontorsutrustning och liknande.

Det finns olika vägar att gå för att hitta partners att samarbeta med. Här ger vi några exempel. Ni utgår från mål, prioriteringar och inriktning för projektet och knyter till er de partners som är mest lämpade att dra nytta av varandras olika erfarenheter, sakkunskaper och profiler.

School Education Gateway är EU-kommissionens webbplats där skolor och organisationer i Europa kan lägga in uppgifter om och söka samarbetspartners för ett samarbetsprojekt inom Erasmus+.

Sök samarbetspartner på School Educaton Gateway

eTwinning är en webbaserad skolplattform och fungerar som en mötesplats för lärare i Europa där ni kan dela resurser, diskutera idéer, hitta samarbetspartners och utveckla samarbetsprojekt.

eTwinning - digital mötesplats för lärare i Europa

EPALE är en digital mötesplats för vuxenutbildare där ni kan komma i kontakt med kollegor inom hela Europa. Här kan ni hitta och fråga efter partners för projektsamarbeten, och mycket mer.

EPALE - digital mötesplats för vuxenutbildare i Europa

Erasmus+ Project Results Platform är EU-kommissionens databas för spridning av projekt. Här finns uppgifter om pågående och avslutade partnerskap och kontaktuppgifter till organisationer som kan vara intresserade av ett samarbetsprojekt.

Erasmus+ Project Results Platform, databas för spridning av projektresultat

Kontaktseminarier ger er organisation möjlighet att komma i kontakt med andra organisationer för att inleda framtida samarbeten. Seminarierna arrangeras i olika länder i Europa.

Erasmus+ kontaktseminarier

Kollegor, vänner och bekanta – personliga kontakter, från såväl arbete som fritid, är en bra utgångspunkt.

Kommunens kontakter som vänortssamarbetet kan användas till att finna partner. Många kommuner deltar också i olika nätverk där andra kommuner från övriga Europa/världen deltar. Kanske har er kommun en EU-samordnare eller annan stödperson som kan hjälpa till?

Utländska myndigheter som lokala och regionala myndigheter i de länder ni önskar samarbeta med kan ibland stå till tjänst.

Erasmus+ förberedande besök ger er möjlighet att träffa era samarbetspartners för att planera ert projekt inom Erasmus+, skriva ansökan och diskutera det framtida samarbetet. Det stöd ni får ska bidra till resa och uppehälle.

Mer om förberedande besök

Alla partnerorganisationer ska tillsammans arbeta fram projektansökan. Inom partnerskapet utser ni en organisation som ska ha en koordinerande roll.

Det är den organisation som är koordinator för projektet som ansvarar för att skicka in ansökan för hela projektet till sitt nationella programkontor.

För att kunna ansöka behövs en kod, Organisation ID (OID) och ett användarkonto, EU Login.

För att få OID-koden, registrera uppgifter om er organisation i databasen Organisation registration system. Uppgifterna i databasen läggs automatiskt in i er ansökan. Se därför till att informationen är uppdaterad och korrekt innan ansökningsformuläret fylls i.

Har ni PIC sedan tidigare förs era uppgifter över till databasen och ni får automatiskt en OID-kod. Er organisation behöver inte registreras igen. Sök på organisationsnamn (search organisation) eller PIC (advanced search) i databasen.

Kontrollera uppgifter om er organisation och OID: Databasen Organisation registration - kontrollera uppgifter och OID

Registrera, alternativt uppdatera: OID, Organisation Registration system och EU Login

För konsortier ska alla nationella partners som ingår i projektet/ansökan ha registrerat sig.

Skaffa EU Login: EU Login - create an account på EU-kommissionens webbplats

Ansökan är ett webbformulär och ligger på EU-kommissionens webbplats. Ett EU Login behövs för att kunna fylla i ansökan. Webbplatsen fungerar bäst med webbläsaren Google Chrome.

Instruktioner till ansökan:

Applicant Guides - Submission phase på EU-kommissionens webbplats för ansökan

Fyll i uppgifter om organisationerna inom partnerskapet och svara på frågor gällande bland annat:

• Organisationens/deltagarnas identifierade utvecklingsbehov.
• Vad ni vill uppnå med projektet, målet med projektet.
• Hur målet är kopplat till de identifierade utvecklingsbehoven.
• Hur ni ska utvärdera om målet har uppfyllts.
• Innehållet i de aktiviteter ni planerar att genomföra.
• Vilka resultat ni förväntar er att aktiviteterna ska ge.
  (Vad aktiviteterna kommer att ge deltagarna, vad de ska lära sig. Till vilka mål de planerade aktiviteterna bidrar. Hur aktiviteterna bidrar till målen. Hur ni ska utvärdera om de förväntade resultaten uppnåtts.)
• Hur ni ska välja deltagare till de aktiviteter ni planerar.
  (Urvalsprocess och kriterier ni planerar att använda. Varför ni väljer att använda den metoden för urvalet.)
• Hur ni ska integrera resultaten från genomförda aktiviteter i det ordinarie arbetet.
• Hur ni delar och sprider resultaten.
• Projektbudget.
• Erasmus kvalitetskriterier: försäkran om att ni följer riktlinjerna.
• Erasmus+ har fyra övergripande mål: inkludering och mångfald, miljö och arbete mot klimatförändringar, digital omställning samt aktivt medborgarskap. De fyra målen ska genomsyra projektet och visa på hur ni kommer arbeta med dessa inom projektet.

De kvalitetskriterier som används vid bedömningen av ansökan ger mer information om vilka frågor er ansökan bör svara på.

Det är helheten i er ansökan som bedöms: relevans, utformning och genomförande, projektsamarbetet, påverkan och genomslag ger sammantaget underlag för bedömning av kvaliteten på ansökan och projektet.

Minst 60 poäng av 100 möjliga för hela ansökan och minst hälften av poängen för respektive del krävs för att bli godkänd.

Bedömningskriterierna hittar du i Erasmus+ Programme Guide på EU-kommissionens webbplats

Ni konkurrerar med andra om de bidragsmedel som finns tillgängliga. Därför är en relevant, realistisk och kvalificerad ansökan ert starkaste konkurrensmedel.

För individuellt stöd och rådgivning vänligen kontakta ansvariga handläggare på ka210@uhr.se eller delta på ett av våra ansökningsseminarier. Möten och seminarier hittar du i vår evenemangskalender.

Kontrollera att du fyllt i alla budgetposter. Alla budgetdelar ska vara väl underbyggda och stämma överens med er projektidé. Vid bedömning av, om den valda klumpsumman är kostnadseffektiv, tittar bedömarna på koppling mellan sökt budget, aktiviteter som ska genomföras och förväntat resultat.

EU-kommissionen har tagit fram en handledning som hjälper er att tolka och tillämpa regelverket för klumpsummemodellen för Erasmus+ samarbetspartnerskap och småskaliga partnerskap. Handledningen innehåller också en vägledning om projektdesign och exempel på kvantitativa och kvalitativa indikatorer som kan användas för att mäta måluppfyllelsen för era resultat och ert projekt.

Var observant på att vissa delar gäller för både de småskaliga partnerskapen och samarbetspartnerskapen, medan andra enbart gäller för en av partnerskapstyperna.

Om det uppstår tekniska problem med att skicka in ansökningsformuläret digitalt: ta en skärmdump på felmeddelandet, bifoga den tillsammans med ansökan, de dokument som ska bifogas ansökan och ansökans ID-nummer i ett mejl och skicka till erasmusplus@uhr.se.

Får ni problem sista ansökningsdag måste ni enligt regelverket kontakta oss senast klockan 14:00:00 för att få hjälp.

Se gärna till att skicka ansökan någon dag innan sista ansökningsdag – då kan vi hjälpa till om det blir tekniska problem.

Som sökande/koordinerande organisation kan ni ansöka om ett projekt per ansökningsomgång. Totalt kan ni ansöka om max tio projekt per ansökningsomgång, som partner eller koordinator.

En sammansättning av projektpartners (ett konsortium) kan skicka in endast en ansökan och endast till ett programkontor per ansökningsomgång. Det är möjligt att skicka in fler ansökningar, men med andra konsortier.

Är projekten för lika varandra eller tidigare genomförda projekt finns det en risk att de betraktas som dubbelfinansiering och därmed blir ogiltiga.