Den 25 maj 2018 trädde den nya dataskyddsförordningen (GDPR) i kraft. Den ersatte personuppgiftslagen (PUL). Universitets- och högskolerådet, UHR, ansvarar för att personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning. Här kan du läsa mer om hur UHR behandlar personuppgifter.

Personuppgiftsansvar

Universitets- och högskolerådet (org.nr 202100-6487) är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter och ansvarar för att personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.

Offentlighetsprincipen

UHR är en statlig myndighet. Meddelanden som skickas till oss blir allmänna handlingar och kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen.

De lagliga grunderna för behandling av personuppgifter

För att behandla personuppgifter måste det finnas stöd i gällande dataskyddsreglering, en så kallad rättslig grund. Det betyder att för att UHR:s behandling ska vara laglig krävs att den är nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig, för att fullgöra rättsliga förpliktelser, nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk  person eller för att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning. Personuppgifter kan också behandlas om det finns samtycke.

Insamling och behandling av personuppgifter

UHR samlar endast in och behandlar personuppgifter som är relevanta för de angivna ändamålen med de register som förs.

Personuppgifter om anställda och uppdragstagare

Som arbetsgivare får UHR lagligt behandla personuppgifter om anställda och uppdragstagare i den utsträckning det är nödvändigt för att fullgöra anställnings- eller uppdragsavtalet.

Personuppgifter om arbetssökande

Personuppgifterna används inom UHR för rekryteringsändamål och statistisk uppföljning. Uppgifterna är endast åtkomliga för personer som arbetar med rekrytering. De uppgifter som du lämnar i samband med ansökan, CV, personligt brev och annan information kommer att lagras i rekryteringsdatabasen i två år efter att rekryteringsärendet avslutats, enligt UHR:s gallringsföreskrifter.

Personuppgifterna för den som anställs kommer att bevaras.

UHR använder sig här av ett så kallat personuppgiftsbiträde.

Personuppgifter vid beställning av informationsmaterial, nyhetsbrev, prenumerationer, anmälningar till utbildningar och konferenser

Personuppgifter (namn, adress och e-post) som lämnas i samband med en prenumeration eller beställning av informationsmaterial sparas bara så länge som du är prenumerant eller så länge det krävs för att kunna göra utskicket eller beställningen. Du samtycker till personuppgiftsbehandlingen och kan närsomhelst avsluta din prenumeration.

Personuppgifter (namn, adress, telefonnummer och e-post) som lämnas i samband med anmälningar till utbildningar, konferenser och andra evenemang sparas bara så länge som det krävs för administrationen av utbildningen eller konferensen, om inte deltagarna informerats och samtyckt till något annat.

I vissa fall använder UHR sig av så kallade personuppgiftsbiträden.

Lagringstider (arkivering och gallring)

UHR är som statlig myndighet skyldig att följa arkivlagen. Detta innebär att allmänna handlingar hos UHR som huvudregel ska bevaras. För att få gallra allmänna handlingar krävs stöd i en föreskrift från Riksarkivet. Vilka bestämmelser som gäller för varje enskilt register framgår av UHR:s arkivredovisning.

Anställdas personuppgifter raderas kort tid efter det att anställningen avslutats. Det avser exempelvis arbetstagarens e-postkonto eller uppgifter om arbetstagare på webbplatser. Andra personuppgifter kan det vara nödvändigt att bevara under en längre tid, exempelvis uppgifter som är nödvändiga för utbetalning av pension.

Lämnas personuppgifter ut till andra mottagare?

Allmänna handlingar kan lämnas ut enligt offentlighetsprincipen till journalister och enskilda som begär att få ta del av allmänna handlingar. UHR är skyldigt att lämna personuppgifter till Arbetsgivarverket, Skatteverket, Statens pensionsverk, Statistiska centralbyrån och UHR:s upphandlade bank. Personuppgifter kan också lämnas till våra avtalspartners och it-leverantörer.

I UHR:s verksamhet används ett antal olika it-tjänster och it-system. Vissa system är installerade lokalt hos oss och det är bara UHR:s personal som har tillgång till personuppgifterna i  dem. I dessa fall sker ingen överföring till tredje part. Vissa system är installerade hos leverantören eller är molnlösningar och då överförs personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören personuppgiftsbiträde och hanterar personuppgifterna på UHR:s uppdrag och enligt våra instruktioner.

Säkerhetsåtgärder

UHR vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att all information som UHR behandlar skyddas från obehörig åtkomst, förändring och förstörelse.

All utveckling av våra system, tjänster och verksamhet i övrigt sker med respekt för den personliga integriteten och med beaktande av dataskyddslagstiftningen.

Dina rättigheter

Rätt att få information

Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter som UHR registrerar och behandlar i sina register om dig. Kontakta oss skriftligen (brev eller e-post) samt ange ditt namn, personnummer, postadress, telefonnummer och e-postadress (som använts i kommunikation med UHR). Utdraget sänds till din folkbokföringsadress.

Adressen till UHR är:

Universitets- och högskolerådet 
Box 45093
104 30 Stockholm

E-postadressen är registrator(at)uhr.se.

Rätt att begära rättelse

Du har även rätt att begära rättelse, t.ex. rätta felaktiga uppgifter om dig eller komplettera ofullständiga uppgifter. Med hänsyn tagen till bestämmelserna i arkivlagen har vi inte möjlighet att ta bort uppgifter om dig om det inte finns stöd i en gallringsföreskrift.

Rätt att dra tillbaka ett samtycke

Om behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på ett samtycke har du när som helst rätt att dra tillbaka ditt samtycke.

Rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten

Om du är missnöjd med hur UHR behandlar dina personuppgifter har du alltid rätt att vända dig till Datainspektionen med dina klagomål.

Senast uppdaterad: 7 november 2018