Projektsida Erasmus+ småskaliga partnerskap

Här har vi samlat information, verktyg och resurser som ni kan behöva under projektets gång, från uppstart till avslut.

För: sektorerna förskola och skola, vuxnas lärande, yrkesutbildning.

Tips: bokmärk/lägg till den här sidan som favorit i din webbläsare så kommer du enkelt och snabbt åt den.

Vi har ändrat strukturen på sidan

Vår förhoppning är att det gör det lättare för er att hitta rätt.

Så regleras projektet

För att hantera ert projekt behöver ni vara insatta i Erasmusprogrammets regler och ramverk samt vilka dokument och verktyg som ni ska använda. Reglerna och ramverket säkrar också kvaliteten i projektet. Kontraktet med de bilagor som hör till innehåller information om vad ni planerar göra inom just ert projekt, hur mycket pengar ni har att förfoga över och vilka regler som gäller för er.

Se: Regelverk, kontrakt och ekonomi

Koordinator eller partner

Den koordinerande organisationen ansvarar för hela partnerskapet och projektet. Partnerorganisationerna ansvarar för sina aktiviteter i projektet. Koordinatorns ansvar kan inte delegeras till en annan organisation.

Är ni koordinator är det ni som skriver under och ansvarar för projektets kontrakt. Ni ansvarar också för att samla in alla underlag för era aktiviteter och att spara dessa i tre år efter avslutat projekt, fördela budgeten till era partners och för rapporteringen av projektet. Mer information finns i ert kontrakt. Övriga arbetsuppgifter och ansvarsområden fördelar ni partners mellan er genom en särskild överenskommelse.

Inkluderande, hållbart och digitaliserat

Ni arbetar i enlighet med programmets grundläggande principer och prioriterade områden: inkludering och mångfald, grön hållbarhet, digital omställning och deltagande i det demokratiska livet. Det finns möjlighet att söka extra bidrag för att kunna genomföra klimatsmarta resor och för att kunna inkludera deltagare med begränsade möjligheter.

Prioriterade områden inom Erasmus+

Mål för projektet

Projektet och de aktiviteter ni genomför inom projektet ska leda till att ni når målen i er projektansökan. Ni ska genomföra aktiviteterna i enlighet med er ansökan. Ni kan bara genomföra de aktiviteter som är giltiga inom Erasmus+. Aktiviteterna genomför ni inom er projektperiod.

Projektperiod

Projektet pågår i 6 – 24 månader beroende på era mål och aktiviteter. Exakt startdatum och projektlängd för ert projekt framgår av ert kontrakt.

Starta upp projektet

När ni signerat kontraktet kan ni påbörja projektet. Är er organisation den koordinerande partnern kontaktar ni era samarbetspartners och planerar arbetet, fördelar uppgifter och aktiviteter, diskuterar roller, bestämmer kommunikationsformer, tar fram rutiner för att hantera budgeten med mera.

Projektet kan starta från den 1 september och framåt det år ni fick er ansökan beviljad. Projektet måste vara avslutat senast den 31 augusti två år efter ansökningsåret.

Budgeten

Budgeten består av klumpsummor. För de flesta projekt gör vi en första utbetalning av ert beviljade bidrag efter att ert kontrakt har signerats av både er och Universitets- och högskolerådet. Bidraget betalas ut till koordinator som i sin tur fördelar pengarna till partnerorganisationerna. Resterande utbetalningar gör vi efter eventuell delrapportering och efter slutrapporteringen. 

Hantera projektet

Som projektägare administrerar och följer ni upp projektet med hjälp av verktyget Beneficiary Module, där information från er ansökan ligger. Alla i projektet får tillgång till Beneficiary Module. Kontaktpersonen för projektet får ett mejl med information om hur man går till väga för att kunna logga in och börja administrera projektet. Koordinatorn kan ge olika behörigheter till partnerorganisationerna. Det är också i Beneficiary Module som ni skapar och lämnar in eventuella delrapporter och er slutrapport.

Se: Hantera och administrera projektet

Avsluta projektet

När projektperioden är över ska ni slutrapportera. Ni använder Beneficiary Module för slutrapporteringen. Ni har 60 dagar från och med sista projektdagen på er att skicka in en slutrapport.

Ni får er slututbetalning efter att vi godkänt rapporten och senast 60 dagar från inskickad rapport.

Se: Rapportering och uppföljning

Regler och ramverk

För att säkra kvaliteten i projektet finns regler och ramverk att förhålla sig till. Varje års utlysning (inbjudan att ansöka) kan ha olika regelverk. Därför är det viktigt att ni tar del av informationen som är kopplad till utlysningsåret, alltså det år ert projekt beviljades och projektperioden startade. 

Programhandledningen, Erasmus+ Programme Guide, är EU-kommissionens regelverk om programmet. Här hittar du bland annat information om prioriteringar och giltighetskriterier. I programhandledningen finns även de bedömningskriterier som våra externa bedömare utgick ifrån vid sin bedömning av projektansökan. I slutet av handledningen finns också en ordlista där ord som används i Erasmus+ sammanhang förklaras.

Programhandledningen kommer i en ny version varje år och är kopplad till respektive kontraktsår. Handledningen kan komma att uppdateras under året och det är alltid den senaste versionen som gäller för respektive projekt.

Använd gärna den engelska versionen av programhandledningen eftersom det underlättar för er att känna till den engelska vokabulären i kontakt med partners i andra länder. Den engelska versionen har även tolkningsföreträde framför annan information.

Programhandledningarna från alla år hittar du på EU-kommissionens webbplats.

Relevanta rubriker i programhandledningen för Erasmus+ småskaliga partnerskap:

  • Part B, information about the actions.
  • Key Action 2: Cooperation among organisations and institutions.
  • Partnerships for cooperation.
  • Small-scale Partnerships.
  • Part C - Information for applicants.
  • Part D - Glossary of terms.

Kontrakt och kontraktsbilagor

Ert projektspecifika kontrakt och kontraktsbilagor skickas direkt till er. Läs igenom kontraktet samt de bilagor som hör till noggrant. Dokumenten innehåller information om vad ni ska göra inom just ert projekt, hur mycket projektmedel ni har att förfoga över och vilka regler som gäller för er.  

Budgetregler

Budgeten består av en klumpsumma som fördelats på de olika aktiviteter som ni ska genomföra för att nå era specifika mål med projektet. De medel ni beviljats ska bidra till att täcka bland annat projektledning och administration, projektmöten, projektresultat, spridningsevenemang, resor och uppehälle.

Mer om de olika klumpsummorna, giltiga kostnader och bidragsbelopp samt vilka underlag som ni ska spara:

I Erasmus+ handledning för kvalitetsbedömning finns kriterierna för bedömning av ansökan och projektet, vilka ni kan använda i ert arbete med projektet.

Erasmus+ handledning för kvalitetsbedömning 2023, engelska (pdf)

Erasmus+ handledning för kvalitetsbedömning 2025, engelska (pdf)

 

För att kunna utföra de uppdrag som Universitets- och högskolerådet, UHR, ansvarar för behöver vi i vissa fall behandla personuppgifter.

EU-kommissionens information om personuppgifter och dataskydd:

Erasmus+ and data protection på EU-kommissionens webbplats

Privacy statement: Organisation Registration, Application Forms and EPlusLink på EU-kommissionens webbplats

För frågor eller om du vill lämna in ett klagomål, kontakta personuppgiftsansvarige direkt genom att skicka ett e-postmeddelande till eac-na-coordination@ec.europa.eu

Universitets- och högskolerådets information om personuppgifter:

Så här behandlar Universitets- och högskolerådet personuppgifter (uhr.se)

Administrera i Beneficiary Module

Ni administrerar och följer upp projektet med hjälp av verktyget Beneficiary Module. Där ligger information från er ansökan. Ni redigerar innehållet i enlighet med hur projektet fortskrider. 

Logga in i Beneficiary Module med ditt EU Login.

Multifaktorautentisering

Från och med 1 oktober 2025 krävs multifaktorautentisering av EU Login för att logga in i Beneficiary Module.

Instruktionsfilm om EU Login och multifaktorautentisering på EU-kommissionens webbplats.

Steg för steg-instruktioner: EU Login - European Commission Authentication Service.

Den koordinerande organisationen ansvarar för att spara alla underlag för de aktiviteter som har genomförts inom projektet. Underlagen ska kunna visas upp vid förfrågan eller vid eventuell granskning eller kontroll.

Information om vilka underlag ni behöver spara och visa upp vid en kontroll hittar ni i kontraktsbilagan Financial and contractual rules och i regelverket för klumpsummemodellen, Handbook on the lump sum funding model, som du hittar under fliken Regelverk, kontrakt och ekonomi.

De medel som i beviljats ska bidra till att täcka bland annat projektledning och administration, projektmöten, projektresultat, spridningsevenemang, resor och uppehälle och särskilda kostnader.

Den klumpsumma som gäller för ert projekt hittar ni i kontraktsbilagan om bidragsbelopp. Budgetposterna finns registrerade i Beneficiary Module.

Mer om de olika klumpsummorna, giltiga kostnader och bidragsbelopp finns i regelverket för klumpsummemodellen, Handbook on the lump sum funding model, som du hittar under fliken Regelverk, kontrakt och ekonomi.

Det framgår av ert huvudkontrakt när utbetalning av era projektmedel görs. Antalet utbetalningar beror på projektets längd och kan också bero på er organisations bedömda finansiella kapacitet. 

För de flesta projekt gör vi en första utbetalning efter att ert kontrakt har signerats av både er och Universitets- och högskolerådet. Resterande utbetalningar gör vi efter eventuell delrapportering och efter slutrapportering. 

Villkor för utbetalningen är att ni har genomfört och redovisat aktiviteter i enlighet med er ansökan. Om någon aktivitet inte har genomförts eller slutförts, delvis har slutförts eller genomförts på ett otillfredsställande sätt kan det komma att påverka bedömningen av er slutrapport och avdrag kan göras från slututbetalningssumman. 

Utbetalningar och redovisning till Universitets- och högskolerådet sker i euro. 

Det är vanligt att förändringar sker under projekttiden.

  • Exempel på större förändringar som kräver kontraktsändring är byte av partner, förlängning av projekttiden eller större förändringar av aktiviteter. 
  • Exempel på mindre förändringar som inte kräver någon kontraktsändring, men där vi behöver kontaktas, är om ni byter kontaktperson eller firmatecknare.

Vilka ändringar ni kan göra utan att ändra kontraktet beror på när ni fick ert projekt beviljat och ni kan hitta mer information i kontraktet.

Kontakta oss om ni är osäkra på om ni behöver göra en kontraktsändring. Vid behov skickar vi blanketten för begäran till er. Skicka in er begäran så snart som möjligt i samband med att förändringen sker och allra senast en månad före det datum ert projekt ska avslutas.

UHR har uppdraget att stödja projektägare inom Erasmus+ i Sverige. Det mesta av den information och de dokument som behövs för att kunna driva projekten finns samlat här på webbplatsen.

Ibland förekommer det att vi gör så kallade monitoreringar digitalt eller på plats hos er projektägare för att ge er stöd, diskutera projektet och fånga upp eventuella utmaningar och hitta lösningar. Om det blir aktuellt för ert projekt kontaktar vi er i förväg och bokar in en lämplig tid. Ni är också välkomna att kontakta oss via e-post för specifika frågor.

Kontroller och revision

Projekt inom Erasmus+ följs upp systematiskt genom olika kontroller och platsbesök. UHR ansvarar för att genomföra tillsyn i form av platsbesök och fördjupad granskning. Syftet med denna ekonomiska och administrativa uppföljning är att kontrollera att aktiviteterna inom ert projekt har ägt rum och att er handläggning har skett i enlighet med de regler som Europeiska kommissionen satt upp för Erasmus+programmet.

Mer om kontroller och revision under Rapportering och uppföljning

Väljer du att använda en e-underskrift ska den vara valideringsbar enligt EU-förordning eIDAS. UHR godkänner enkla, avancerade och kvalificerade e-underskrifter. Om e-underskrifter på Myndigheten för digital förvaltnings webbplatsÖppna i nytt fönsterÖppna i nytt fönster.

Giltiga signaturer

Alla digitala signaturer måste vara valideringsbara, även så kallade enkla digitala signaturer. Kraven är bland annat att underskriften ska vara unikt kopplad till och kunna identifiera den som skrivit under, och att det i efterhand ska gå att upptäcka eventuella ändringar.

Ogiltiga signaturer

Inklistrade bilder på en handskriven signatur godkänns inte, och inte heller signaturer skrivna i exempelvis Paint. Anledning är att dessa inte uppfyller kraven i eIDAS-förordningen. Inklistrade signaturer är lätta att förfalska, kan inte knytas till undertecknaren och är inte möjliga att validera.

Det finns flera olika digitala plattformar, verktyg och annat stöd som ni kan använda inför er ansökan och under projektet om ni får er ansökan beviljad. 

Stöd och användbara verktyg

Om ni planerar att göra en resa till ett annat land finns information om eventuella restriktioner och andra inresekrav på Utrikesdepartementets (UD:s) och svenska ambassadens webbplatser:

UD:s reseinformation på regeringen.seÖppna i nytt fönster 

Svenska ambassadens reseinformation på swedenabroad.se

Delrapportera

Om ert projekt har en särskild utbetalningsplan behöver ni delrapportera i Beneficiary Module. Om och när ni ska delrapportera framgår i ert huvudkontrakt. En andra utbetalning (i vissa fall första) av ert bidrag gör vi efter att vi godkänt delrapporten.

Se till att spara det du skriver i ett separat dokument ifall det skulle bli några problem med Beneficiary Module. All redovisning görs i euro.

Logga in i Beneficiary Module med ditt EU Login.

Vägledning för delrapportering i Beneficiary Module på EU-kommissionens webbplats (engelska)

Viktig information gällande bedömningen av er rapport hittar du i handboken för klumpsummor, Handbook on the lump sum funding model, och Erasmus+ handledning för kvalitetsbedömning. Se fliken Regelverk, kontrakt och ekonomi.

När projektet ska avslutas

Ni slutrapporterar ert projekt i Beneficiary Module inom 60 dagar efter att ni avslutat ert projekt. Alla aktiviteter ska vara genomförda innan projektets slut. Koordinerande organisation ansvarar för rapporteringen, men kan bjuda in partners att delta.

Ni får er slututbetalning efter att rapporten godkänts och senast 60 dagar från inskickad rapport. Skulle inte rapporten bli godkänd kan ni antingen få avdrag på slututbetalningen, eller bli återbetalningsskyldiga.

Se till att spara det du skriver i ett separat dokument ifall det skulle bli några problem med Beneficiary Module. All redovisning görs i euro.

Logga in i Beneficiary Module med ditt EU Login.

Vägledning för slutrapportering i Beneficiary Module på EU-kommissionens webbplats (engelska)

Viktig information gällande bedömningen av er rapport hittar du i handboken för klumpsummor, Handbook on the lump sum funding model, och Erasmus+ handledning för kvalitetsbedömning. Se fliken Regelverk, kontrakt och ekonomi.

Er slutrapport bedöms externt efter fyra kriterier: 

  • Relevance of the project. 
  • Quality of the project implementation.
  • Quality of the project team and the cooperation arrangements. 
  • Impact and dissemination. 

Den maximala poängen för en slutrapport är 100 poäng. Om er slutrapport får under 60 poäng gör vi avdrag på er projektbudget och reducerar summan på slututbetalningen enligt kontraktet.

I samband med att ni slutrapporterar ska ni ladda upp era projektresultat i Erasmus+ Project Results Platform (EPRP), EU-kommissionens plattform för spridning av projektresultat. Här kan ni också lägga in en länk till projektets webbplats. 

Kontaktpersonen för den koordinerande organisationen loggar in i EPRP med sitt EU Login. De uppladdade resultaten bedöms av en extern bedömare. Universitets- och högskolerådet publicerar sedan resultaten när er slutrapport blir godkänd för andra att ta del av. Här kommer även sammanfattningen från slutrapporten av ert projekt att finnas. Projekt vars slutrapport håller en extra hög kvalitet märks som Good Practice.

Erasmus+ Project Results Platform (EPRP), EU-kommissionens webbplats.

Vi bjuder in alla projektägare till ett slutrapporteringsmöte i slutet av projektperioden. 

Under mötet går vi igenom bedömningskriterierna som våra externa bedömare utgår ifrån när de bedömer era rapporter. Vi går också igenom vad som är viktigt att tänka på vid de olika delarna av rapporteringen utifrån reglerna i ert kontrakt, både när det gäller redovisningen av er budgetförbrukning och era svar på frågorna i rapporten.

Kontroller och revision

Projekt inom Erasmus+ följs upp systematiskt genom olika kontroller och platsbesök. UHR ansvarar för att genomföra tillsyn i form av platsbesök och fördjupad granskning. Syftet med denna ekonomiska och administrativa uppföljning är att kontrollera att aktiviteterna inom ert projekt har ägt rum och att er handläggning har skett i enlighet med de regler som Europeiska kommissionen satt upp för Erasmus+programmet.

Universitets- och högskolerådet kan komma att genomföra kontroller i form av platsbesök, antingen på riskbaserade grunder eller genom ett slumpmässigt urval. Det är viktigt att relevanta underlag för genomförda aktiviteter och framtagande av resultat finns samlade och lättillgängliga hos organisationen. Vi kan även komma att begära in relevanta underlag via mejl. 

Syftet är att granska dokumentation samt kontrollera att projektet implementeras i enlighet med er ansökan. Om ert projekt blir utvalt kommer vi att kontakta er och boka ett lämpligt datum för besöket. Efter kontrollen skickar vi återkoppling till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

Enligt EU-kommissionens regler för Erasmus+ är Universitets- och högskolerådet ålagda att göra en fördjupad granskning av en viss procent av slutrapporterade projekt. 

Om en fördjupad granskning blir aktuellt för ert projekt får ni information om det när du har lämnat in slutrapporten. Syftet är att kontrollera att de underlag som ni som projektägare samlat in stämmer överens med uppgifterna i slutrapporten och uppfyller kraven i regelverket. Om ert projekt blir bland de slumpvis utvalda kommer vi att meddela er via e-post. När vår granskning är klar skickar vi ett avslutningsbrev till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen. 

Originalkvitton, verifikationer och bokföring ska ni spara i tre år efter avslutat projekt. Information om vilka underlag ni behöver spara och visa upp samt övriga skyldigheter vid en kontroll finns i kontraktet.

Sprid och ta hand om resultaten

Ju fler utanför projektet som får kännedom om vad ni gör och som känner engagemang ‐ desto större chans att ni når era mål med projektet och att era erfarenheter blir till nytta för andra. För vidare till kollegor, berätta för andra om vad ni gjort, bjud in andra kommuner eller organisationer, gå ut via media, involvera så många i organisationen som möjligt, även de som inte har deltagit själva.

  • Använd befintliga mötesfora inom organisationen.
  • Håll presentationer av erfarenheter för personal, referensgrupper, praktikhandledare på företag i kommunen, branschråd, regionala nätverk.
  • Använd sociala medier under mobiliteten och efter.
  • Spela in film. Här kan ni till exempel ta hjälp av deltagarna.
  • Skriv artiklar och kontakta lokaltidningen och tipsa om vad ni kommit fram till, eller låt de som deltar i mobilitetsaktiviteterna skriva en artikel som lokaltidningen kan publicera.
  • Sprid resultatet regionalt genom seminarier och möten.
  • Organisationer, lokala politiker och branschorganisationer kan ta del av fysiska resultat som kan spridas vidare.
  • Webbplatser, webbsidor och sociala medier.
  • Workshops och öppet hus.
  • Mässor, utställningar.
  • Konferenser och seminarier.
  • Press, tv.

För fler tips och råd om hur ni kan kommunicera era projektresultat, se EU-kommissionens guide:

Svenska: Så når du ut med ditt projekt (pdf).

Engelska: How to communicate your project (pdf). 

När ert projekt finansieras av EU-medel ska ni använda Europeiska unionens logotyp i er kommunikation och i det material som tas fram i projektet.

Utöver EU-logotypen och uppgift om att ert projekt har finansierats av EU-kommissionen behöver det framgå att det som uttrycks är upphovsmannens/projektets åsikt samt att EU-kommissionen inte ansvarar för eventuell användning av det offentliggjorda materialet eller informationen om detta.  

Allt material som relaterar till ert projekt och som publiceras och kommuniceras (även digitalt) enligt kontraktet behöver därför förses med en ansvarsfriskrivning/disclaimer.  

Logotyp och information om visuell identitet på EU- kommissionens webbplats.

Det finns flera olika digitala plattformar, verktyg och annat stöd som ni kan använda inför er ansökan och under projektet om ni får er ansökan beviljad. 

Stöd och användbara verktyg

Ni är alltid välkomna att kontakta oss under hela projekttiden. Uppge alltid projektnumret för det projekt det gäller när ni kontaktar oss.

Ni når oss på e-post ka2partnerskap@uhr.se

Ni kan också nå oss på telefon 010-470 03 23.  

För tekniska frågor om Beneficiary Module: erasmusplus@uhr.se. 

Vi jobbar med Erasmus+ småskaliga partnerskap

  • Charlotte Boegård
  • Karoline Rolfsen Sandsborg
  • Per Rosenblad

Beviljade ansökningar

Organisationer som beviljats bidrag inom Erasmus+

Se alla Erasmus+projekt som beviljats bidrag på Erasmus+ Project Results Platform

Logotyp Erasmus+ Project Results Platform.png