Att skicka en medarbetare på ett utbytesprogram är både ett sätt att öka verksamhetens internationella kompetens, skapa nätverk och utveckla den enskilda medarbetaren.

Utbytestjänstgöring är mycket mer än individuell kompetensutveckling - det är den yttersta formen av verksamhetsutveckling. Genom att skicka en medarbetare på utbyte får organisationen ny kunskap och effektiviserar arbetet på hemmaplan. Och inte minst: medarbetaren kan tillföra organisationen ökad motivation och ett internationellt kontaktnät.

Har du som arbetsgivare till exempel identifierat ett nytt intressant lagförslag i EU eller ser du behov av att utveckla en verksamhet inom organisationen? Utifrån det kan du föreslå att en av dina medarbetare åker på ett utbytesprogram, och sedan tar med sig insikterna och kunskaperna hem. Initiativet till utbytet kan också komma från en medarbetare som själv hört om ett projekt som kan vara till nytta för verksamheten.

Utbytestjänstgöring har lång tradition

Det finns en lång tradition av utbytestjänstgöring för anställda i svensk statlig förvaltning. Nordiskt tjänstepersonsutbyte (TJUT) etablerades av de nordiska samarbetsministrarna redan 1979. Det skedde som ett led i att knyta de nordiska förvaltningarna närmare varandra genom utbyte av erfarenheter och kunskap. Efter att Sverige blev medlem i EU 1995 har vi fått ännu fler möjligheter att utveckla den svenska förvaltningen genom utbyten för statsanställda.

Idag har Sverige, vid sidan av det nordiska utbytet, bilaterala överenskommelser med tio av EU:s medlemsstater. Sverige deltar också i EU-kommissionen utbytesprogram National Experts in Professional Training (NEPT) som ger svenska statsanställda möjlighet att under tre till fem månader tjänstgöra vid EU-kommissionen och därigenom etablera kontakter, få insyn i lagstiftning och komma med inspel till EU-kommissionens policyarbete. Ett utbyte inom NEPT kan vara första steget till att placera en svensk nationell expert i kommissionen.

Förutsättningar

Utbytestjänstgöring är en del av tjänsten och medarbetaren ska inte vara tjänstledig. Arbetsgivaren betalar lön under utbytestiden, boende och andra merkostnader. Det regleras med fördel utifrån URA (Avtal om utlandskontrakt och riktlinjer för anställningsvillkor vid tjänstgöring utomlands). Mer information om URA hittar du hos Arbetsgivarverket:

Information om URA hos Arbetsgivarverket (nytt fönster)

Eftersom det i regel är den utsändande myndigheten som står för alla kostnader för utbytestjänstgöring är det viktigt att veta vilken avdelning på myndighetens som betalar. Ska kostnaden tas av medarbetarens egen enhet eller finns centrala medel på myndigheten?

Det finns stora fördelar med att arbeta strategiskt med utbytestjänstgöring som verksamhetsutveckling, och även ha vikariemedel avsatta centralt för att ett visst antal personer per år ska kunna åka på utbyten. De större myndigheterna har ofta en central funktion som administrerar ansökningar och gör ett urval för vilka som får ansökan beviljad.

Planera utbytestjänstgöringen

Utbytestjänstgöring är en utvecklingsmöjlighet för både individen och verksamheten, och bör diskuteras noggrant innan den genomförs. Det kan till exempel ske i samband med ett medarbetarsamtal, på såväl arbetsgivarens som medarbetarens initiativ.

Utbytestjänstgöring kan vara aktuellt för såväl handläggande som administrativ personal. Det är upp till arbetsgivaren att bedöma.*

För att både arbetsgivaren och medarbetaren ska få ut så mycket som möjligt av ett tjänstepersonsutbyte är det viktigt att planera utbytet:

  • Vad ska medarbetaren titta på, arbeta med eller undersöka?
  • När är det lämpligt att personen åker i väg och hur länge?
  • Ska det rekryteras en vikarie eller ska arbetsuppgifter fördelas på andra medarbetare?
  • Hur ska kontakt med medarbetaren ske under utbytet? Genom att delta i enhetsmöten digitalt? Avstämningar per e-post eller telefon? Se till att ha en struktur så att medarbetaren inte blir ”bortglömd” under tiden utomlands.
  • Det är viktigt att ha en plan för vad medarbetaren ska göra vid hemkomsten, och att arbetsgivare och medarbetare är överens om syftet med utbytet.

Många program för utbytestjänstgöring

Det finns flera program för utbytestjänstgöring. Programmen ger olika möjligheter och har olika förutsättningar. De kan innebära både kortare och längre utbyten.

Här kan du läsa mer om programmen och vad de innebär

Mer information:

Kontakta URH via mejl: tjut@uhr.se

* EU- kommissionen kräver akademisk examen, men accepterar arbetsuppgifter som motsvarar kunskaperna. Unesco och OECD kräver akademisk examen för sina kandidater, dessutom gärna på master- eller doktorsnivå.

Senast uppdaterad: 14 september 2021