Att skicka en medarbetare till ett ministerium, departement eller en myndighet som arbetar med samma frågor i ett annat land är ett sätt att öka den internationella kompetensen i din organisation. Det är en chans att skapa nätverk och utveckla såväl enskilda medarbetare som verksamheten i dess helhet.

Utbytestjänstgöring är mycket mer än individuell kompetensutveckling för den medarbetare som skickas ut. Det är den yttersta formen av verksamhetsutveckling. Genom att skicka en medarbetare till en organisation som arbetar med samma frågor i ett annat land tar du hem ny kunskap till Sverige och effektiviserar arbetet på hemmaplan.

Utbytestjänstgöring kan ge din organisation:

  • kunskap om hur verksamheter är strukturerade i andra länder
  • en ökad internationell kompetens
  • en förståelse för hur man han­terar liknande arbete i andra länder.

Dessutom skapar utbytestjänstgöring ett viktigt kontaktnät som ger möjlighet till bättre erfarenhetsutbyte och omvärldsbevakning.

Utbytestjänstgöring – en lång tradition

Det finns en lång tradition av utbytestjänstgöring för anställda i svensk statlig förvaltning.  Nordiskt tjänstemannautbyte (TJUT) etablerades av de nordiska samarbetsministrarna redan 1979. Det skedde som ett led i att knyta de nordiska förvaltningarna närmare varandra genom utbyte av erfarenheter och kunskap. Efter att Sverige blev medlem i EU 1995 har vi fått ännu fler möjligheter att utveckla den svenska förvaltningen genom utbyten för statsanställda.

Idag har Sverige, vid sidan av det nordiska utbytet, bilaterala överenskommelser med tio av EU:s medlemsstater. Vi deltar också i EU-kommissionen utbytesprogram National Experts in Professional Training (NEPT), som ger svenska statsanställda möjlighet att under tre till fem månader tjänstgöra vid EU-kommissionen och därigenom etablera kontakter, få insyn i lagstiftning och komma med inspel till EU-kommissionens policyarbete. Ett utbyte inom NEPT kan vara första steget till att placera en svensk nationell expert i kommissionen.

Förutsättningar

Utbytestjänstgöring är en del av tjänsten och medarbetaren ska inte vara tjänstledig. Som arbetsgivare betalar man lön under utbytestiden, boende och andra merkostnader. Detta regleras med fördel utifrån URA (Avtal om utlandskontrakt och riktlinjer för anställningsvillkor vid tjänstgöring utomlands). Mer information om URA hittar du hos Arbetsgivarverket:

Information om URA hos Arbetsgivarverket (nytt fönster)

Eftersom det i regel är den utsändande myndigheten som står för alla kostnader för utbytestjänstgöring är det viktigt att veta vem på myndighetens som betalar. Ska kostnaden tas av medarbetarens egen enhet eller finns centrala medel på myndigheten?

Det finns myndigheter som arbetar strategiskt med utbytestjänstgöring som verksamhetsutveckling och har vikariemedel avsatta centralt för att ett visst antal personer per år ska kunna åka på utbyten. De större myndigheterna har ofta en central funktion som administrerar ansökningar och gör ett urval för vilka som får ansökan beviljad.

Att tänka på som arbetsgivare:

  • Utbytestjänstgöring är en utvecklingsmöjlighet för både individen och verksamheten i stort, och bör diskuteras noggrant innan den genomförs. Det kan till exempel ske i samband med ett medarbetarsamtal, och på såväl arbetsgivarens som individens initiativ.
  • Arbetsgivaren kan till exempel ha identifierat ett nytt lagförslag i EU som man vill veta mer om, eller se behov av att utveckla en viss verksamhet inom organisationen. Utifrån det kan arbetsgivaren föreslå att en medarbetare åker till en myndighet i ett annat land för att titta närmare på detta, och sedan tar med sig de nya insikterna och kunskaperna hem. Initiativet till utbytet kan också komma från medarbetare som själv, som hört om ett projekt som kan vara till nytta för verksamheten.
  • Utbytestjänstgöring kan vara aktuellt för såväl handläggande som administrativ personal. Det är upp till arbetsgivaren att bedöma.*

Gör en plan

För att både arbetsgivaren och den medarbetare som deltar ska få ut så mycket som möjligt av ett tjänstemannautbyte är det viktigt att göra en plan för utbytet. Planen bör omfatta såväl tiden före som under och efter utbytet:

  • Vad ska medarbetaren titta på, arbeta med eller undersöka?
  • När i tiden är det lämpligt att personen åker i väg och hur länge?
  • Ska det rekryteras en vikarie eller ska arbetsuppgifter fördelas på andra medarbetare?
  • Hur ska kontakt med medarbetaren ske under utbytet? Genom att delta i enhetsmöten via Skype? Månatliga avstämningar per e-post? Telefonkontakt med arbetsgivaren en gång i vecka? Det är viktigt att ha en struktur så att medarbetaren inte blir ”bortglömd” under tiden utomlands.
  • Det är viktigt att ha en plan för vad medarbetaren ska göra vid hemkomst, och att arbetsgivare och medarbetare från första början är överens om syftet med utbytet. Ska utbytet leda till en befordran? Är det en belöning?

Vill du veta mer?

Kontakta gärna Universitets- och högskolerådet om du vill veta mer, eller ha råd eller hjälp med en ansökan. Vi kan också hjälpa till med kontakter i andra EU-länder eller våra nordiska grannländer.

Kontaktperson:
Petra Göransson, e-post: petra.goransson(at)uhr.se

Program för utbytestjänstgöring

Det finns flera program för utbytestjänstgöring. Programmen ger olika möjligheter och har olika förutsättningar. De kan innebära både kortare och längre utbyten.

Här kan du läsa mer om programmen och vad de innebär

 

* Europeiska kommissionen har som krav akademisk examen, men accepterar arbetsuppgifter som motsvarar kunskaperna. Unesco och OECD kräver akademisk examen för sina kandidater, dessutom gärna på master eller doktorsnivå.

Senast uppdaterad: 23 oktober 2015