Projektsida Erasmus+ International Credit Mobility

Programhandledningen, Erasmus+ Programme Guide, är EU-kommissionens regelverk om programmet. Där finns bland annat information om prioriteringar och giltighetskriterier. I programhandledningen finns även de bedömningskriterier som våra externa bedömare utgick ifrån vid sin bedömning av projektansökan. I slutet av handledningen finns också en ordlista där ord som används i Erasmus+sammanhang förklaras.

Programhandledningen kommer i en ny version varje år och är kopplad till respektive kontraktsår. Handledningen kan komma att uppdateras under året och det är alltid den senaste versionen som gäller för respektive projekt.

Använd gärna den engelska versionen av programhandledningen eftersom det underlättar för er att känna till den engelska vokabulären i kontakt med partners i andra länder. Den engelska versionen har även tolkningsföreträde framför annan information.

Programhandledningarna från alla år finns på EU-kommissionens webbplats.

För projekt beviljade 2022

Erasmus+ Programme Guide 2022 (Version 2), EU-kommissionens webbplats

För projekt beviljade 2023

Erasmus+ Programme Guide 2023 (Version 3), EU-kommissionens webbplats

För projekt beviljade 2024

Erasmus+ Programme Guide 2024 (Version 1), EU-kommissionens webbplats

För projekt beviljade 2025

Erasmus+ Programme Guide 2025 (Version 2), EU-kommissionens webbplats

Handboken för ICM (Erasmus+ International Credit Mobility Handbook) är ett komplement till programhandledningen och fungerar som ett stöd för projektägande lärosäten i allt från ansökan och implementering till slutrapportering. 

För projekt beviljade 2022-2023

Erasmus+ International Credit Mobility - Handbook for participating organisations 2022-2023 (pdf)

För projekt beviljade 2024-2025

Erasmus+ International Credit Mobility - Handbook for participating organisations 2024-2025 (pdf)

Handbok för partnerländer

Från juli 2024 finns även en handbok för partnerländer som ett komplement till programhandledningen. Handboken ger särskilt stöd till partners att delta i alla delar av programprocessen, från ansökan och implementering till slutrapportering.

Erasmus+ International Credit Mobility - Handbook for Partner Countries, EU-kommissionens webbplats

Ert kontrakt med Universitets- och högskolerådet, "Grant agreement Special Conditions", skickar vi till er per e-post för signering i samband med att projektet beviljats.

I kontraktet finns information om exempelvis hur persondata hanteras, vilka budgetöverföringar projektet får göra, när ni ska rapportera till Universitets- och högskolerådet samt de kontroller som kan göras på projektet.

Kontraktsbilagan för er projektspecifika budget skickar vi till er tillsammans med ert kontrakt eftersom denna bilaga är specifik just för ert projekt. Dokumentet innehåller information om er beviljade projektbudget och hur den är fördelad mellan olika budgetposter och aktiviteter, den totala tiden projektet beviljats för aktiviteterna angivet i månader och dagar, samt det totala antalet deltagare.

Bilagan innehåller de finansiella regler som gäller för ert kontrakt. I dokumentet beskrivs bland annat:

• Hur organisationsstödet (OS-medel) beräknas.
• Hur stipendiet (Individual support) ska beräknas, vad som gäller i de fall mobilitetsperioden förändras, regler för resestöd till studenter, vilken dokumentation som behövs för att styrka en mobilitet etcetera.
• Regler för ansökan om medel för deltagare med funktionsnedsättning.
• Vilka kontroller som Universitets- och högskolerådet och EU-kommissionen kan komma att göra samt vilken dokumentation som då behöver finnas tillgängliga.
• Vad som ska återbetalas vid icke-godkänd slutrapport (slutrapport med under 60 poäng)

För projekt beviljade 2022

Annex III: Financial and contractual rules KA171 2022 (pdf)

För projekt beviljade 2023

Annex II: Applicable rules to eligible costs KA171 2023 (pdf)

För projekt beviljade 2024

Annex II - Applicable rules to eligible costs KA171 2024 (pdf)

För projekt beviljade 2025

Annex II - Applicable rules to eligible costs KA171 2025 (pdf)

Bilagan ger en översikt över samtliga stipendienivåer och resebidrag för den aktuella projektperioden.

För projekt beviljade 2022

Annex IV: Applicable rates KA171 2022 (pdf)

För projekt beviljade 2023

Annex III: Applicable rates KA171 2023 (pdf)

För projekt beviljade 2024

Annex III - Applicable rates KA171 2024 (pdf)

För projekt beviljade 2025

Annex III - Applicable rates KA171 2025 (pdf)

Bilagan beskriver regler för avtalet mellan lärosätet och Universitets- och högskolerådet, dess innebörd och vad som händer om någon av parterna inte följer avtalet. Bilagan beskriver även saker såsom:

• budgetflexibilitet
• inkluderingsstöd
• slutrapportering
• vilka kontroller som EU-kommissionen kan komma att göra.

För projekt beviljade 2023

Annex V: Specific rules KA171 2023 (pdf, uppdaterad juli 2024)

För projekt beviljade 2024

Annex V - Specific rules KA171 2024 (pdf)

För projekt beviljade 2025

Annex V - Specific rules KA171 2025 (pdf)

Kontraktsbilaga Annex VI innehåller olika avtal mellan er och deltagaren. Annex VI är mallar och därför inte obligatoriska att använda när ni tecknar avtal med en deltagare. Om ni väljer att använda egna mallar är det dock viktigt att informationen överensstämmer med den information som finns i Annex VI.

Mallarna och vilka avtal som krävs för olika aktiviteter och hur ni hanterar aktiviteterna: Aktiviteter - inför, under och efter.

Tilldelningen av organisationsstöd (OS-medel) baseras på det totala antalet beviljade mobiliteter. Organisationsstödet utgår med 500 euro per deltagare för att täcka kostnader kopplade till hantering och administration av mobiliteter och stöd till deltagare. Lärosätet kan inte beviljas ytterligare organisationsstöd även om fler mobiliteter än planerat genomförs.

Organisationsstödet är avsett att användas av såväl det koordinerande lärosätet som av deltagande partnerlärosäten. Det är viktigt att lärosätena i förväg diskuterar och kommer överens om hur organisationsstödet ska användas och fördelas.

Det är möjligt att genomföra mobiliteter trots att regionen inte har beviljats medel i aktuell utlysning, under förutsättning att regionen har inkluderats i ansökan och uppnått kvalitetsgränsen på minst 60 poäng och minst hälften av poängen per kvalitetskriterium. Mobiliteter till och från dessa regioner kan genomföras och rapporteras som så kallade zero grant-mobiliteter, det vill säga mobiliteter som inte är berättigade till bidrag.

Enbart lärosäten som har blivit beviljade medel för minst en region i sitt projekt kan genomföra mobiliteter med noll-bidrag inom annan region som har fått avslag på grund av brist på medel. Inga extra OS-medel tillförs projekt som genomför zero grant-mobiliteter.

Bidraget består av två delar: individuellt stöd och resebidrag.

• Det individuella bidraget till studenter är baserat på antal månader för lång mobilitet och är högre för inresande än för utresande. Bidraget för kort studentmobilitet i en blandad mobilitet, kort doktorandmobilitet och personalmobilitet är baserat på antalet dagar för den fysiska mobiliteten.
• Resebidraget baseras på avståndet mellan hemlärosätet och värdlärosätet med utgångspunkt i EU-kommissionens avståndsberäknare Distance calculator.

Beloppen, i form av schabloner, för individuellt stöd och resebidrag till studenter och personal finns i Erasmus+ programhandledning, i handboken för ICM och i kontraktsbilagan bidragsbelopp, per år.

Bidragsnivåerna regleras i Beneficiary Module när ni registrerar mobiliteter. Hantera bidrag till deltagare under Hantera och administrera projektet.

För att täcka de merkostnader som kan uppstå i samband med en mobilitet ska ni lägga till ett så kallat top-up till deltagarens stipendium. Det innebär ett tillägg till stipendiet för både korta och långa mobiliteter. Top-up för studenter och nyutexaminerade med begränsade möjligheter gäller både in- och utresande studenter inom KA131 och KA171 (ICM). Tillägget tas från den projektbudget som lärosätet tilldelats.

Inom KA171 (ICM) behöver ni i vissa fall ansöka om en utökad budget för top-up. För ansökan om top-up: Hantera och administrera projektet (ansökan om inkluderingsstöd, top-up och faktiska kostnader för dyra resor)

Vilka som ska tilldelas top-up

Top-up för studenter med begränsade möjligheter ska tilldelas:

• Studenter med permanent eller långvarig funktionsnedsättning, inklusive funktionsnedsättning orsakad av fysisk eller psykisk ohälsa. Studenter ska i första hand visa upp ett intyg från samordnare för pedagogiskt stöd på lärosätet eller från exempelvis den kommun som står för stöd till studenten idag. Exempel kan vara kroniska sjukdomar, dyslexi, dövhet, blindhet, rörelsenedsättning, neuropsykiatriska funktionsnedsättningar (till exempel adhd, autismspektrum, Tourettes syndrom). Räknas till hinderskategorin ”funktionsnedsättning”.
• Studenter med minderåriga barn, oavsett om barnet följer med på mobilitet eller inte. Studenten måste visa upp familjebevis från Skatteverket som visar att studenten har barn. Räknas till hinderskategorin ”sociala hinder”.
• Inresande ukrainska studenter som lämnat/lämnar Ukraina efter den 24:e februari 2022 till följd av Rysslands fullskaliga invasion. Lärosätet väljer den hinderskategori som passar bäst, förslagsvis ”sociala hinder”.

Kategori som införs från och med höstterminen 2025:

• Utresande studenter med tidigare eller pågående skyddsbehov i Sverige. Detta inkluderar studenter med tidigare eller pågående flyktingstatus enligt flyktingkonventionen eller som alternativt skyddsbehövande enligt nationella regler. Kan även inkludera de som har eller haft uppehållstillstånd som skyddsbehövande enligt tidigare regelverk. Övriga uppehållstillstånd omfattas inte. Studenter ska visa upp beslut på tidigare eller nuvarande skyddsstatus från Migrationsverket. Räknas till hinderskategorin ”kulturella hinder”.

Kategori som endast gäller KA171 (CM) och som införs från och med höstterminen 2025:

• Inresande studenter från tredjeland med avgiftsbefrielse, reducerade avgifter eller särskilda stipendier på grund av ekonomisk status. Detta gäller studenter som erhåller ekonomiska lättnader baserade på sin ekonomiska situation, i samarbete med det sändande lärosätet. Det svenska lärosätet ska i dialog med det sändande partnerlärosätet utforma kriterier för behörighet och formalisera dessa i en skriftlig överenskommelse. Överenskommelsen ska specificera hur kriterierna ska styrkas och hur dokumentationen ska bevaras för kontroll vid eventuell revision. Det är valfritt för svenska lärosäten att ingå en sådan överenskommelse, men när kriterier har utformats, ska dessa tillämpas rättvist för alla som uppfyller kraven. Räknas till hinderskategorin ”ekonomiska hinder”.

Underlag

Som projektägaren ska ni intyga att styrkande dokumentation har granskats, exempelvis genom tjänsteanteckning eller motsvarande. Själva underlaget behöver ni inte spara eller visa upp för UHR vid revision.

För inresande studenter inom KA171 måste sändande lärosäte intyga att studenten uppfyller kravet för top-up.

Obs! För KA171 call 2022 saknas inkluderingspott och beviljade medel för individuellt stipendium och resebidrag ska i stället omfördelas till top-up.

Lärosätet kan ansöka om inkluderingsstöd om faktiska kostnader uppstår för en deltagare med begränsade möjligheter. Inkluderingsstödet omfattar både studenter och personal inom alla grupper med begränsade möjligheter. Med begreppet begränsade möjligheter avses faktorer som kan innebära hinder för att delta i en Erasmusaktivitet, exempelvis:

• Funktionsnedsättning
• Begränsade kvalifikationer  
• Begränsningar i utbildningssystemet
• Kulturella och språkliga faktorer
• Sociala och ekonomiska faktorer
• Diskriminering
• Geografiska faktorer

Exempel på kostnader kan vara anpassat boende, kostnad för medföljande assistent, barnomsorg, transport av utrustning/mediciner och förberedande besök för deltagaren.

Obs! Vid förberedande besök söks alla kostnader för deltagaren som faktiska kostnader, medan kostnader för medföljande anges med schablonbelopp baserat på resebidrag och individuellt stöd. 

Mer detaljerad beskrivning av vad som kan utgöra hinder på sidan Inkludering och mångfald

För ansökan om inkluderingsstöd: Hantera och administrera projektet (ansökan om inkluderingsstöd, top-up och faktiska kostnader för dyra resor)

Deltagare som väljer ett miljövänligare transportmedel än flyg för merparten av resan, till exempel tåg, buss eller bil-pool, kan i vissa fall få ett tillägg till resebidraget. För vilka avstånd detta är möjligt framgår i Erasmus+ programhandledning och handboken för ICM.

Grön hållbarhet: information, tips och länkar som du kan använda som stöd

Grön hållbarhet: information och tips till studenter på Studera.nu

Projektägare uppmuntras att anpassa nuvarande projekt inom Erasmus+ i syfte att stödja deltagare från Ukraina. Ändringar i ett projekt ska vara i linje med programmets regler. För att genomföra ändringar krävs ett tilläggskontrakt.

Möjlighet att överföra medel inom ICM

Lärosäten med beviljade samarbeten med Ukraina inom ICM-projekt för call 2022 och 2023 har möjlighet att teckna ett tilläggskontrakt som möjliggör en större flexibilitet för överföring av medel inom projektet:

• Överföring av beviljade medel för Ryssland (region 4) till beviljat samarbete med Ukraina (region 2). Gäller projekt som har beviljats medel för både Ryssland och Ukraina.
• Ändring av utresande mobilitet till inresande från Ukraina, även om ändringarna motsvarar mer än 40 procent av den totala projektbudgeten. Gäller projekt som har beviljats medel för Ukraina.
• Överföring av upp till 100 procent av OS-medel till annan budgetkategori för inresande student- eller personalmobilitet från Ukraina. Gäller projekt som har beviljats medel för Ukraina.

Om ert lärosäte har beviljats medel för Ukraina i utlysningen 2022 och önskar genomföra en eller flera av ovanstående punkter, kontakta Universitets- och högskolerådet för att efterfråga ett tilläggskontrakt.

Det går inte att öka projektbudgeten utöver ursprungligt beviljat belopp. Undantaget är medel som ställts till förfogande för exceptionella kostnader och inkluderingsstöd för deltagare.

Top-up och inkluderingsstöd

Alla deltagare från Ukraina ska i nuvarande situation räknas som "deltagare med begränsade möjligheter". Det innebär att studenter från Ukraina är berättigade till top-up utöver ordinarie stipendium och resebidrag. Top-up tas från projektets ordinarie budget.

Därutöver finns det möjlighet att ansöka om inkluderingsstöd för deltagare med extrakostnader för mobiliteten kopplade till sin situation som skyddsbehövande.

Språkstöd

Erasmus+ Online Language Support (OLS) ger stöd i form av webbaserade språktest och kurser. Deltagaren testar sin språknivå och kan sedan välja att gå en eller flera onlinekurser i valfritt språk.

Lärare och annan personal kan delta i kompetensutveckling och erfarenhetsutbyte med kollegor i tredjeland som inte är associerade till Erasmus+.

Jobbskuggning, fortbildning eller utbildningsevenemang

Lärare eller annan personal vid ett svenskt lärosäte, exempelvis administrativ, teknisk eller bibliotekspersonal, kan kompetensutveckla sig vid ett partnerlärosäte i projektet. Det är även möjligt för motsvarande personal från partnerlärosäten att kompetensutveckla sig vid det svenska lärosätet.

Inresande personal, inklusive lärare, har också möjligheten att fortbilda sig vid ett företag eller en organisation i Sverige. Den möjligheten finns dock inte för utresande personal från Sverige inom Erasmus+ ICM.

Följande organisationer kan inte stå som värdar för fortbildningsmobilitet:

• EU-institutioner och andra EU-organ på EU-kommissionens webbplats.
• Organisationer som hanterar EU-program, till exempel nationella kontor för Erasmus+.

Mobiliteten kan sträcka sig från fem dagar till två månader, exklusive resdagar. En fortbildningsmobilitet ska bidra till att utveckla de involverade lärosätenas verksamhet såväl som den enskilda deltagarens kompetensutveckling. Lärosätena ansvarar för att säkerställa att aktiviteten uppfyller det syftet och att kompetensutvecklingen också kommer lärosätena tillgodo.

Exempel på möjliga fortbildningsaktiviteter kan vara:

• Jobbskugga en kollega med liknande arbetsuppgifter.
• Delta i fortbildningsveckor på olika teman (till exempel staff weeks) vid lärosäten.
• Kurser som är relevanta för deltagaren.

Utöver det kan lärare och annan personal delta i en blandad mobilitet där en fysisk mobilitet på 5–30 dagar kombineras med en virtuell komponent. För mer information, se informationen om blandad mobilitet.

Undervisningsuppdrag

Lärare eller annan undervisande personal vid det svenska lärosätet har möjlighet att undervisa vid ett partnerlärosäte inom projektet. Det är även möjligt för lärare eller annan undervisande personal från partnerlärosäten eller ett företag eller annan organisation i tredjeländer som inte är associerade till programmet att undervisa vid det svenska lärosätet.

En undervisningsmobilitet till och från ett tredjeland som inte är associerat till programmet kan pågå från fem dagar upp till två månader, exklusive resdagar. Mobiliteten måste innehålla minst åtta undervisningstimmar per vecka.

Även inresande eller utresande personal från ett företag eller en organisation kan bjudas in av ett lärosäte inom projektet för att undervisa. Mobiliteten måste pågå fysiskt under minst fem dag och det finns inget minimikrav på antalet undervisningstimmar.

Följande organisationer kan inte skicka personal för undervisning på ett lärosäte inom Erasmus+:

• EU-institutioner och andra EU-organ på EU-kommissionens webbplats.
• Organisationer som hanterar EU-program, till exempel nationella kontor för Erasmus+.

Utöver det kan lärare och annan undervisande personal delta i en blandad mobilitet där en fysisk mobilitet på 5-30 dagar kombineras med en virtuell komponent. För mer information, se avsnittet nedan om blandad mobilitet.

Kombinerad undervisnings- och fortbildningsmobilitet

Det finns möjlighet att göra en kombinerad personalmobilitet. Deltagaren kan då både fortbilda sig och undervisa inom ramen för en och samma mobilitet.

Vid en kombinerad personalmobilitet behöver deltagaren endast undervisa i fyra timmar per vecka. Mobiliteten kan sträcka sig från fem dagar till två månader exklusive resdagar. I de fall en deltagare väljer att delta i en kombinerad mobilitet rapporteras det som en lärarmobilitet.

Studenter kan studera och praktisera i ett annat EU-land och tredjeland som är associerat till programmet (tidigare kallat programland)/tredjeland som inte är associerat till programmet (tidigare kallat partnerland).

Studier

Studenter vid ett svenskt lärosäte kan studera vid ett partnerlärosäte i två till tolv månader. Likaså kan studenter vid ett partnerlärosäte inom projektet studera vid det svenska lärosätet.

Studenter som inte har möjlighet att delta i längre fysiska utbyten kan istället delta i en blandad mobilitet där en kortare fysisk mobilitet på 5–30 dagar kombineras med en virtuell komponent. Tillsammans måste den fysiska och virtuella delen ge minst 3 ECTS-poäng. För mer information, se avsnittet nedan om blandad mobilitet.

Praktik

Studenter kan praktisera vid ett företag eller annan relevant organisation inom privat eller offentlig sektor i ett tredjeland som inte är associerat till programmet. Praktikperioden kan pågå i två till tolv månader. Likaså kan studenter vid ett partnerlärosäte i projektet praktisera i Sverige.

Även nyutexaminerade studenter kan delta, om de har ansökt om praktikmobilitet under sitt sista år av utbildningen och praktiken genomförs och avslutas inom ett år efter att de tagit sin examen.

En student kan inte få praktikstipendium för att läsa en kurs vid ett partnerlärosäte.

Exempel på aktiviteter som kan ingå i en praktik:

• Verksamhetsförlagd utbildning (VFU).
• Datainsamling till ett examensarbete.

Följande organisationer är inte tillåtna att stå som värdar för en erasmuspraktik:

• EU-institutioner och andra EU-organ på EU-kommissionens webbplats.
• Organisationer som hanterar EU-program, till exempel nationella kontor för Erasmus+.

Kombinera studier och praktik

En student kan kombinera studier och praktik till en sammanlagd period av tolv månader per utbildningsnivå (grundnivå, avancerad nivå, forskarnivå). En kombinerad studie- och praktikmobilitet måste pågå i minst två månader och rapporteras som en studentmobilitet.

Under en kombinerad studie- och praktikmobilitet kan studierna och praktiken antingen ske parallellt eller i direkt anslutning till varandra. Studenten bestämmer tillsammans med hemlärosätet den inbördes ordningen och längden på studier respektive praktik.

Doktorander kan ha olika finansierings- eller anställningsformer vid svenska lärosäten. Vilken typ av mobilitet doktoranden deltar i ska utgå från vad hen ska göra under mobiliteten och att mobiliteten motsvarar syfte och regelverk för den aktuella mobilitetstypen.

Undervisnings-/utbildningsuppdrag

En doktorand vid det svenska lärosätet kan genomföra en undervisningsmobilitet vid ett partnerlärosäte inom projektet. Det är också möjligt för en doktorand vid partnerlärosätet att undervisa vid det svenska lärosätet. De regler som gäller för annan personal som deltar i en undervisningsmobilitet gäller även för doktorander.

Personalfortbildning

En doktorand vid det svenska lärosätet kan delta i kompetensutveckling vid ett partnerlärosäte inom projektet. Det är även möjligt för en doktorand vid partnerlärosätet att kompetensutveckla sig vid det svenska lärosätet. De regler som gäller för annan personal som deltar i en fortbildningsmobilitet gäller även för doktorander.

Studier

En doktorand som är inskriven vid det svenska lärosätet kan delta i en studentmobilitet för studier vid ett partnerlärosäte inom projektet. Det är också möjligt för en doktorand vid partnerlärosätet att studera vid det svenska lärosätet. Studietiden kan vara från 5­­­–30 dagar eller 2–12 månader.

Doktoranden ska bedriva studier och/eller göra avhandlingsförberedande arbete vid det mottagande lärosätet. Mobiliteten behöver inte ge högskolepoäng för att vara godkänd.

Det är ett krav att doktoranden har en handledare vid det sändande lärosätet. Det finns inget krav på att det måste finnas en handledare vid det mottagande lärosätet men det är en stark rekommendation.

Praktik

En doktorand som är inskriven vid det svenska lärosätet kan delta i en praktikmobilitet. Det är även möjligt för en doktorand vid partneruniversitetet att praktisera i Sverige. Praktiktiden kan vara från 5–30 dagar eller 2–12 månader.

Doktoranden praktiserar vid ett företag eller annan relevant organisation inom privat eller offentlig sektor, till exempel ett lärosäte. Genom att förlägga sin praktik vid ett lärosäte kan doktoranden göra fältarbete eller samla material till avhandlingen.

Kombinera studier och praktik

En doktorand kan kombinera studier och praktik under sammanlagt tolv månader. En kombinerad studie- och praktikmobilitet måste pågå i minst två månader och rapporteras som en studiemobilitet.

Under en kombinerad studie- och praktikmobilitet kan studierna och praktiken antingen ske parallellt eller i direkt anslutning till varandra. Doktoranden, tillsammans med hemlärosätet, bestämmer den inbördes ordningen och längden på studier respektive praktik.

Blandad mobilitet gäller deltagare på alla nivåer (även doktorander). Deltagaren ska göra en fysisk mobilitet som pågår i 5-30 dagar som ska kombineras med en virtuell komponent som sker antingen före, under eller efter den fysiska mobiliteten. Den virtuella delen måste även den vara en organiserad komponent med ett tydligt lärandemål och resultat. För studenter ska en blandad mobilitet tillgodoräknas som en del av utbildningen.

Den virtuella delens längd är flexibel, men hela mobiliteten måste motsvara minst 3 ECTS. Den här typen av mobilitet kan passa extra bra för till exempel lärarstudenter som annars har svårt att hitta utrymme för mobilitet i sitt utbildningsprogram. Lärosätet använder ordinarie mobilitetsmedel för finansiering och de fysiska dagarna räknas in de vanliga Erasmusdagarna.

Aktiviteter för studenter

Studenter som önskar delta i blandad mobilitet ska vara inskrivna vid ett lärosäte och ha för avsikt att ta ut en examen. Målet är att nå alla typer av studenter, oavsett bakgrund, ämnesområde och nivå. Den fysiska delen av mobiliteten ska pågå i 5-30 dagar, medan den virtuella delen inte har någon definierad varaktighet. Tillsammans måste den fysiska och virtuella delen generera minst 3 ECTS.

Aktiviteter för administrativ personal

Administrativ personal, som arbetar på ett lärosäte, både från ett annat EU-land och tredjeland som är associerat till programmet (tidigare kallat programland)/tredjeland som inte är associerat till programmet (tidigare kallat partnerland) kan delta.

Aktiviteter för akademisk personal

Akademisk personal, som arbetar på ett lärosäte, både från ett annat EU-land och tredjeland som är associerat till programmet (tidigare kallat programland)/tredjeland som inte är associerat till programmet (tidigare kallat partnerland) kan delta.

Även personal från ett företag eller en organisation i ett annat EU-land och tredjeland som är associerat till programmet (tidigare kallat programland)/tredjeland som inte är associerat till programmet (tidigare kallat partnerland), som bjudits in av ett lärosäte, kan delta.

Aktiviteter för doktorander

En doktorand kan delta i samtliga delar av blandad mobilitet eftersom en doktorand kan räknas som så väl student som akademisk och administrativ personal. Det viktiga är att syftet med den specifika mobiliteten som doktoranden deltar i uppfylls.

Ett bilateralt avtal (inter-institutional agreeement) mellan sändande och mottagande lärosäte ska vara signerat innan mobiliteter påbörjas. Avtalet beskriver lärosätenas ömsesidiga rättigheter och skyldigheter gentemot varandra och ska signeras av respektive parts firmatecknare eller den som har fått delegation att underteckna. Mallen kan justeras efter önskemål och behov men ska minst innehålla den information som finns i mallen.

Inter-institutional agreement between programme and partner countries (EU-kommissionens webbplats)

När ni har valt ut dem som ska delta i ert projekt är det viktigt att de får all den information de behöver för att kunna genomföra sin mobilitet (utlandsvistelse) på ett tillfredsställande sätt.

Informera de utresande om vad som gäller angående visum, försäkringar, språk, den mottagande organisationen, rimliga förväntningar och annat som kan vara relevant för det aktuella resmålet.

Se till att alla aktörer (det vill säga sändande organisation, deltagaren som ska resa och mottagande organisation) vet vilket ansvar var och en har i den här processen. De organisationer och individer som deltar ska veta vad de kan förvänta sig och vad som förväntas av dem. 

Länder som deltar inom utlysningen för 2022

Lärosäten i alla EU:s medlemsländer samt Norge, Liechtenstein, Island, Turkiet, Serbien och Nordmakedonien kan ansöka om projektmedel för utbyten med de flesta länderna utanför Europa (kallas från och med 2022 tredjeländer som inte är associerade till Erasmus+).

Länder vars organisationer kan delta som partner till de samordnande lärosätena: Regioner och länder som kan delta i Erasmus+ International Credit Mobility 2022 (pdf)

Länder som deltar inom utlysningen för 2023

Lärosäten i alla EU:s medlemsländer samt Norge, Liechtenstein, Island, Turkiet, Serbien och Nordmakedonien kan ansöka om projektmedel för utbyten med de flesta länderna utanför Europa (kallas från och med 2022 tredjeländer som inte är associerade till Erasmus+).

Länder vars organisationer kan delta som partner till de samordnande lärosätena: Regioner och länder som kan delta i Erasmus+ International Credit Mobility 2023 (pdf)

Länder som deltar inom utlysningen för 2024 och 2025

Länder vars organisationer kan delta som partner till de samordnande lärosätena: Regioner och länder som kan delta i Erasmus+ International Credit Mobility 2024-2025 (pdf)

Tredjeland som inte är associerat till programmet

Med "tredjeland som inte är associerat till programmet" avses ett land som inte deltar fullt ut i Erasmus+ men som kan medverka som partner.

Det finns flera typer av dokumentation och kraven på vilka underlag som krävs kan variera mellan olika aktiviteter. Syftet med underlagen är att inför genomförandet säkerställa att det finns en väl förankrad plan för innehåll och genomförande samt att efter genomförandet intyga genomförande och resultat.

• Lärandeavtal (Learning agreement) är till för att tydliggöra överenskommelsen om vilket lärande som ska ske och hur detta tillgodoräknas.
• Bidragsvatal (Grant agreement) fastställer ekonomiska och rättsliga ramar för deltagandet.

Ni använder de avtalsmallar som gäller för det år ert projekt beviljades.

Regler som gäller för dokumentation hittar ni i kontraktsbilagan om regler för ekonomi. Där specificeras vilka intyg som krävs för olika aktiviteter. Som projektägare behöver ni säkerställa att de dokument som krävs för respektive aktivitet upprättas inför och efter genomförandet. 

Bilagan består av mallar för avtal mellan lärosäte och deltagare. Om ni väljer att använda egna mallar ska de innehålla minst den information som finns i mallarna i Annex VI.

Student charter

Dokumentet beskriver deltagarens rättigheter och skyldigheter gentemot både sändande och mottagande organisation innan, under och efter utbytet. Här beskrivs även vilket stöd en deltagare kan förvänta sig i händelse av att problem skulle uppstå.

Erasmus student charter, engelsk version (pdf)

Erasmus student charter, svensk version (pdf)

Grant agreement - avtal mellan projektägaren och deltagaren

Grant agreement for mobility participants är det avtal som fastställer vad projektägaren och den individ som deltar i mobilitetsaktiviteten kommit överens om. Här framgår bland annat vilket finansiellt stöd deltagaren kommer att få under sitt utbyte, hur och när utbetalningarna sker samt vilken typ av försäkring som deltagaren har under mobilitetsperioden. Här beskrivs även båda parters skyldigheter och vad som händer om någon av parterna inte uppfyller sina åtaganden. Även om ni inte använder EU-kommissionens mallar är ett Grant agreement obligatoriskt.

• För projekt beviljade 2022:

Annex V: Grant agreement for mobility participants higher education 2022 (word)

• För projekt beviljade 2023:

Annex VI: Grant agreement for mobility participants higher education 2023 (word)

• För projekt beviljade 2024:

Annex VI: Grant agreement for mobility participants higher education 2024 (word)

• För projekt beviljade 2025:

Annex VI: Grant agreement for mobility participants higher education 2025 (word)

Dokument för studentmobilitet

Learning agreement är en överenskommelse och kvalitetsförsäkran om mobilitetens innehåll mellan tre parter - sändande organisation, mottagande organisation och deltagaren. Dokumentet ska innehålla information om bland annat planerad mobilitetsperiod, kurskoder, kurstitlar, antal förväntade ECTS-poäng och överenskommelse om tillgodoräknande. Gäller det praktik ska dokumentet beskriva praktikens innehåll.

Learning agreements ni ska använda:

• Higher education Learning agreement - studies KA171
• Higher education Learning agreement - traineeship (KA131-KA171)

Learning agreements laddar du ner från EU-kommissionens webbplats.

Stöd för hur dokumenten ska fyllas i:

• Guidelines how to use the Learning agreement for studies KA171 (EU-kommissionens webbplats)
• Guidelines how to use the Learning agreement for traineeships KA171 (EU-kommissionens webbplats)

Dokument för personalmobilitet

Staff mobility agreement är en överenskommelse och kvalitetsförsäkran om mobilitetens innehåll mellan tre parter – sändande organisation, mottagande organisation och deltagaren. Dokumentet ska innehålla information om bland annat planerad mobilitetsperiod, innehållet i utbytet och antal undervisningstimmar.

Mobility agreements ni ska använda:

• Higher education mobility agreement - staff mobility for teaching (KA131-KA171)
• Higher education mobility agreement - staff mobility for training (KA131-KA171

Mobility agreements laddar du ner från EU-kommissionens webbplats.

Genom Erasmus+ finns möjlighet att få stöd för att dels testa, dels utveckla sina språkkunskaper. Språkstödet erbjuds studerande och personal som har fått en mobilitet beviljad genom programmet.

Erasmus+ Online Language Support, OLS, ger stöd i form av webbaserade språktest och kurser. Deltagaren testar sin språknivå och kan sedan välja att gå en eller flera onlinekurser i valfritt språk.

Vem ska göra ett språktest?

Det är frivilligt för mobilitetsdeltagarna att delta i språktest och kurser. Vi rekommenderar dock att alla deltagare använder detta stöd, då det ytterligare stärker kvaliteten i utbytet.

I dagsläget finns flera språk tillgängliga på plattformen. På sikt kommer samtliga officiella EU-språk finnas tillgängliga i språkstödet.

Om språktestet

Språktestet är diagnostiskt och syftet är att identifiera vilken språknivå deltagarna ligger på. Bedömningen följer den gemensamma europeiska referensramen för språk, Common European Framework of Reference for Languages (CEFR) där A1 är nybörjarnivå och C2 är avancerad nivå.

• Testet ska genomföras i det huvudsakliga språket för deltagarens utbyte.
• De nivåer som erbjuds är A1-C2.
• Nivån på frågorna anpassas kontinuerligt utifrån svaren.
• När testet är klart får deltagaren veta på vilken nivå hen ligger enligt CEFR, per del och sammanlagt.

Språktesten på plattformen EU Academy

Frivilliga språkkurser

En deltagare kan utifrån önskemål och behov gå en webbaserad språkkurs. En kurs kan påbörjas först efter att hen genomfört språktestet. Deltagaren har tre år på sig, från det att hen loggat in, att slutföra kursen. Det är möjligt att delta i flera kurser.

EU Academy

Plattformen där testen och kurserna utförs heter EU Academy. För att kunna logga in behövs ett så kallat EU Login. Detta login är samma som för andra EU-plattformar.

För deltagare som inte har ett EU Login sedan tidigare finns en grundläggande kurs om plattformen EU Academy och hur man skapar ett EU Login.

Plattformen består av två delar:

• en del för deltagare inom Erasmus+ som liknar gamla OLS: Core restricted area: Learn a new language, EU Academy
• en del som är öppen för alla medborgare, Open area: Learn the basics of 22 languages with the Online Language Support, EU Academy

Plattformen är under utveckling och kommer successivt att bli mer automatiserad och ihopkopplad med Beneficiary Module.

För call 2021, 2022 och 2023 finns inget krav om obligatoriska placeringstest innan mobilitet. Deltagare uppmuntras dock att göra testen, men dessa kräver ingen uppföljning. Deltagare ska alltså fortsatt få en inbjudan och dra nytta av möjligheten att lära sig ett nytt språk eller förbättra sina språkkunskaper. En kontraktsändring är inte nödvändig till följd av denna ändring.

Testfas - hantering tillsvidare

Lärosätet skickar ett mejl till deltagaren om att registrera sig i plattformen och att göra språktestet. Dessa mobiliteter kan inte kopplas till ett specifikt Erasmus+projekt och således kommer det inte heller gå att följa deltagandet (se om deltagaren har gjort sitt test).

Mall som kan användas i utskicket: Sample invitation to join and registrate on Online Language Support, OLS (word)

Övergångsfas

Kontaktuppgifter för den som lärosätet angivit som "Learning Manager" i Beneficiary Module skickas över till EU Academy. Där kommer hen manuellt kunna ladda upp en csv-fil med aktuella mobiliteter. Efter det kommer en inbjudan till språktest automatiskt att skickas ut till deltagarna. Deltagarna kommer vara kopplade till det aktuella Erasmus+projektet och det är möjligt för lärosätet att följa deltagandet.

Slutgiltig fas

Språktestet skickas ut per automatik i samband med att mobiliteten registreras i Beneficiary Module.

Lärosätets tillgång till EU Academy

Under kontakter i det specifika projektet ska en person vara markerad som "Learning Manager". Det innebär att den personen kommer kunna logga in i EU Academy och bevaka språktesten.

För support

Har du frågor om regelverket för språkstödet och hur de ska användas, kontakta oss på e-post: eplushogre@uhr.se.

Hitta direkt

Core restricted area: Learn a new language, EU Academy - för deltagare inom Erasmus+

Open area: Learn the basics of 22 languages with the Online Language Support, EU Academy – öppet för alla medborgare

Språktesten på plattformen EU Academy

Språkkurserna på plattformen EU Academy

Dokumentation i form av intyg och deltagarrapporter efter genomförandet ska säkerställa att mobiliteten har genomförts och visa vilka lärandemål som har uppnåtts samt ge en bild av deltagarens upplevelse.

Regler som gäller för dokumentation hittar ni i kontraktsbilagan om regler för ekonomi och kontrakt. Där specificeras vilka intyg som krävs för olika aktiviteter. Som projektägare behöver ni säkerställa att de dokument som krävs för respektive aktivitet upprättas inför och efter genomförandet.

Vid aktivitetens avslut ska deltagaren få ett betyg eller motsvarande närvarointyg utfärdat av mottagande organisation. Som lärosäte har du det yttersta ansvaret för att se till att intygen har erhållits.

Intyget ska visa att aktiviteten är genomförd och innehålla bland annat namn och kontaktuppgifter för den mottagande organisationen.

Dokumentet ska fyllas i och signeras av den mottagande organisationen vid mobilitetsperiodens slut. Signeringsdatum kan tidigast vara aktivitetens sista dag. Intyget är obligatoriskt och sparas hos er som projektägande organisation.

Vi godkänner endast intyg från den organisation där deltagaren genomfört sin aktivitet.

Deltagare ska efter genomförd mobilitet besvara en deltagarrapport - Participant report.

Deltagarrapporten är ett frågeformulär som skickas automatiskt till berörda deltagare i samband med att aktiviteten avslutas och alla obligatoriska fält för mobiliteten har fyllts i (mobiliteten behöver ha status ”Complete” i Beneficiary Module). Se därför till att mobiliteten är registrerad korrekt i Beneficiary Module och att deltagarens mejladress stämmer.

Deltagarrapporterna kan utgöra ett bra underlag för att till exempel följa upp samarbetspartner, eller ert eget arbete med era in- och utresande deltagare.

Initiativet innefattar en rad olika verktyg och åtgärder som tillsammans går under paraplybegreppet "det europeiska studentkortet". Initiativet har två syften. 

Att förenkla administrationen kopplat till utbytesprocessen genom att:

• Digitalisera de administrativa processerna för lärosäten när det gäller utbyten, till exempel avtalsförnyelse, nominering av studenter och utskick av betyg, genom Erasmus Without Paper.
• Via en app för Erasmus+ skapa en enda ingång för studenter där det går att hantera alla steg före, under och efter ett utbyte.

Att på ett säkert sätt utbyta studentdata och akademiska meriter mellan lärosäten genom att:

• Utveckla en unik europeisk student-identifierare för att säkra att det digitala utbytet kan ske säkert och effektivt. Huvudmålet med autentisering är att garantera en pålitlig, digital studentidentitet som möjliggör tillgången till de tjänster som är nödvändiga för ett utbyte genom Erasmus+programmet, från ansökan till hantering av akademiska meriter. För att studenter ska kunna komma åt tjänsterna behöver lärosäten som deltar i Erasmus+programmet släppa attributet för en europeisk identifierare European Student Identifier (ESI) snarast. Mer om ESI och hur det ska släppas finns på Sunets webbplats som ansvarar för den tekniska processen: European Student Identifier, ESI, på Sunets SWAMID Wiki
• Möjliggöra för lärosäten och studentkårer att inkludera det europeiska studentkortshologrammet, QR-kod och ett unikt studentkortsnummer till existerande studentkort. 

European Student Card Initiative, EU-kommissionens webbplats

Erasmus Without Paper, EU-kommissionens webbplats

Erasmus Without Papers - resursbank

Initiativet ska inte ersätta befintliga kort och verktyg

Syftet med det europeiska studentkortet är inte att ersätta befintliga nationella studentkort eller att ersätta befintliga IT-system som används av lärosäten i nuläget. Initiativet fokuserar i huvudsak på att förstärka samverkan mellan de verktyg som redan finns.

Initiativet och GDPR

Det europeiska studentkortet är utvecklat för att vara förenligt med GDPR. Genom att kortet är sammanlänkat med eIDA-förordningen är det även säkert att använda Erasmus Without Paper-nätverket. Ytterligare säkerhetsanpassningar görs regelbundet.

Erasmus Without Papers User Groups

Alla som arbetar med Erasmus Without Paper kan gå med i en ”user group” på plattformen Slack. Där publiceras nyheter, enkäter och information och det finns möjlighet att ställa frågor och diskutera med kollegor i Europa som också arbetar med Erasmus Without Paper.

Erasmus Without Paper user groups och hur du går med på EU-kommissionens webbplats.

Synergier med andra programdelar

Universitets- och högskolerådet (UHR) är nationellt programkontor för Erasmus+. UHR ansvarar för de programdelar som kan vara första steget mot att nå målet om ett europeiskt utbildningsområde.

Mer information om programdelar inom Erasmus+ som kan komplettera arbetet med att införa det europeiska studentkortet:

Erasmus+ samarbetspartnerskap

Erasmus+ Europauniversiteten

Det europeiska studentkortsinitiativet är en del i att skapa ett hållbart Erasmusprogram för nästa generations studenter genom att främja rörligheten, minska pappershanteringen och effektivisera administrationen för utbytesprocessen.

Under programperioden 2021 - 2027 kommer det gradvis att bli obligatoriskt att använda Erasmus Without Paper-standarden för att överföra data om studenter mellan lärosäten.

Övergångsperiod

Omställningen till digitala avtal (inter-institutional agreement, förkortat ”IIA” och Online Learning agreement, förkortat OLA) är pågående. Pappersavtal eller förlängningar av IIA via mejl kan användas i de fall då det inte är möjligt att utbyta avtal digitalt. Det ska dock understrykas att alla lärosäten skyndsamt bör fortsätta med arbetet med de digitala lösningarna. När båda parter är redo ska IIAs genast överföras till Erasmus Without Papers.

På EU-kommissionens webbplats finns aktuella mallar som kan användas om problem uppstår med de digitala avtalen.

Mer information om Inter-institutional agreement på EU-kommissionens webbplats.

Erasmus Dashboard

Ett verktyg utformat för att stödja lärosäten med administrationen av studentutbyten. Det låter dig hantera inkommande och utgående studenter, underteckna och granska deras Online Learning Agreement och att kommunicera med studenter och partnerlärosäten.

Erasmus Dashboard

Online Learning Agreement

Ger studenter och sändande eller mottagande organisation möjlighet att utforma och signera ett learning agreement helt digitalt utan att behöva skriva ut eller ladda ner ett annat dokument.

Online learning agreement

Tre sätt att koppla upp sig mot Erasmus Without Paper-nätverket

1. Lärosäten som idag inte använder något särskilt IT-system:
   
   Erasmus Without Paper-nätverket är kostnadsfritt att använda och speciellt framtaget för lärosäten utan särskilt IT-system. Erasmus Without Papers är uppkopplat mot Europeiska kommissionens Erasmus+app.
   
   
2. Lärosäten som har ett eget handläggningssystem för studentutbyten:
   
   Lärosäten med eget handläggningssystem kan välja att koppla upp sitt eget IT-system mot Erasmus Without Paper. Själva implementeringen sker genom lärosätenas egna systemägare.
   
   
3. Lärosäten som använder ett upphandlat kommersiellt handläggningssystem:
   
   De största handläggningssystemen har i de flesta fall redan utvecklat funktionaliteter för att enkelt kunna koppla upp sig mot Erasmus Without Paper-nätverket.

Mer om hur uppkopplingen mot Erasmus Without Paper går till på EU-kommissionens webbplats

I resursbanken för Erasmus Without Paper kan du läsa mer om uppkoppling mot verktyg och ta del av guider och tips för hur implementeringen kan anpassas till de interna processerna vid ett lärosäte.

Nordiskt samarbete kring Erasmus Without Paper

UHR och de övriga nordiska programkontoren har startat ett samarbete för att stötta lärosäten i norden i övergången till de digitala lösningarna i Erasmus+. En arbetsgrupp bestående av Erasmus+ nationella programkontor och högskolor har tagit fram en uppsättning stödmaterial i syfte att hjälpa lärosäten och studenter att navigera i den digitala omställningen.

Mer information och de olika stödmaterialen hittar du på projektet Going digital with Erasmus+ webbplats.

Appen Erasmus+

En ingång för studenter för att hantera alla steg före, under och efter ett utbyte. Appen innehåller även checklistor för utbytet, en ingång för att kunna signera sitt learning agreement och en ingång till språktestportalen Online Linguistic Support, OLS. Appen går att ladda ned där appar finns.

Appen Erasmus+

MyAcademicID

En arkitektur för digital identitet som ger studenter möjlighet att autentisera sig för sina studier utomlands med sitt lärosätes studentkonto. Det kunde genomföras genom att eduGAIN kopplades ihop med Sveriges nationella eIDAS-nod. På så sätt kopplas de akademiska identiteterna samman med medborgaridentiteter och en unik identifierare för studenter kan skapas genom att införa en European Student Identifier (ESI).

Projektet har resulterat i en plattform för identitets- och åtkomsthantering för autentisering i e-tjänster relaterade till Erasmus+programmet, såsom Erasmus+ App eller Online Learning Agreement. Implementeringen av plattformen för e-tjänster relaterade till Erasmus+ i kombination med användning av ESI via eduGAIN och Erasmus Without Paper beräknas ge avsevärt minskad administration för personal och studenter. Projektresultaten vidareutvecklas nu i projektet European Digital Student Service Infrastructure, EDSSI, som kommer att utveckla ett system som gör det möjligt för lärosäten att utbyta och autentisera studentdata på ett sömlöst och säkert sätt. Ansvariga för projektet är bland annat Sunet i Sverige.

MyAcademicID

Göteborgs universitet: Stöd till inresande blind student

Göteborgs universitet sökte och fick inkluderingsstöd för faktiska merkostnader för en inresande utbytesstudent från Bosnien-Hercegovina.

Erasmus+ inkluderingsstöd gav Nadina möjlighet att studera i Sverige. 

Polishögskolan i Norge: utvecklade BIP-kurs för att inkludera en grupp som annars har svårt att genomföra mobilitet

För att göra Erasmus+ programmet mer inkluderande infördes kort blandad mobilitet, en kombination av en kort fysisk mobilitet med en virtuell del. Polishögskolan i Norge har, tillsammans med sina internationella partners där bland annat Umeå universitet ingår, utvecklat en praktisk kurs med medel för blandade intensiva program (BIP) inom ramen för Erasmus+-programmet.

Kurs gör polisstudenter bättre rustade att hantera utmanande situationer

Förslag på konkreta insatser som lärosäten kan arbeta med

• Ett inkluderingsmöte per termin med relevanta funktioner. Exempelvis: samordnare för Erasmus+, internationalisering, pedagogiskt stöd, studenthälsa, breddad rekrytering/breddat deltagande, studentkåren, kommunikation, ledningen, erasmusambassadörer och personal som varit på mobilitet.
• Kartläggning av studentgruppen – vilka studenter åker och vilka åker inte? Samla in data eller enkäter via Statistiska centralbyrån, databasen Bak- och framgrund, eller Ladok etcetera. Försök identifiera hinder för mobilitet och hur man kan undanröja eller överbrygga dessa.
• Uppsökande rekrytering i studenternas egna sammanhang för att bredda gruppen som mottar information. Till exempel i klassrum, via lärare, studentkåren, studentambassadörer eller samordnare för pedagogiskt stöd. Medel för studentambassadörer kan sökas årligen via UHR.
• Kommunikation och marknadsföring. Vem riktar sig budskapet till? Vem är avbildad? Vem för fram budskapet? Är information på webben lättillgänglig? Framgår det att top-up och inkluderingsstöd finns tillgängligt? Se gärna SALTO:s verktyg Watch it! Web Accessibility Tool and Checklist (länk till SALTO i listan nedan). Vilken typ av mobilitet marknadsförs, möter det behoven (till exempel kort och blandad mobilitet)?
• Lättillgänglig mobilitet. Utbytesavtal utformade för mer lättillgänglig mobilitet där utmaningen inte upplevs lika stor. Kanske i närliggande land, med tydligt avtal om vilket studentstöd som ska finnas på plats och med eventuellt förberedande besök.

Tips, verktyg och inspiration

Universitets- och högskolerådet:

• UHR:s information om inkludering och mångfald i Erasmus+.
• UHR-studier som rör breddad rekrytering och deltagande på sidan Breddad rekrytering och deltagande.
• Varje år erbjuder UHR via Kvalitetsdrivet webbinarier samt en konferens inom området breddad rekrytering och breddat deltagande. Anmäl dig till vår sändlista om du vill få information från UHR.
• Nationella minoriteter i Sverige.

Europeiska kommissionen:

• Europeiska kommissionens strategi för inkludering och mångfald för Erasmus+ och Europeiska solidaritetskåren på EU-kommissionens webbplats.
• Inclusive Mobility erbjuder en kartläggning av tillgängligheten på lärosäten i Europa. Här finns även filmer där studenter med begränsade möjligheter berättar om sin mobilitet: Inclusive Mobility.eu
• Erasmus+ stödcentrum för inkludering och mångfald, SALTO (Resource Centre for Inclusion and Diversity in Education and Training) har verktyg och riktlinjer vad gäller inkludering inom Erasmus+:  SALTO Inclusive Education 

Övrigt:

• Funktionsnedsättningar på Specialpedagogiska skolmyndighetens, SPSM:s, webbplats. 
• Nuffic i Nederländerna har tagit fram ett verktyg där lärosäten själva kan utvärdera hur de arbetar med inkludering (inom mobilitet): Mobility Inclusion Scan for Higher Education.

Erasmuspraktik innebär att en student från ett land som deltar i Erasmusprogrammet gör praktik i 2-12 månader.

Länder som deltar i Erasmus+ på EU-kommissionens webbplats

Studenten ansvarar själv för att hitta en lämplig praktikplats, vilket ofta innebär att de själva kontaktar en arbetsgivare som de tycker är intressant. Det är upp till arbetsgivaren att bestämma om man vill ta emot en praktikant eller inte. En student vid ett svenskt lärosäte kan inte göra Erasmuspraktik i Sverige.

Det mesta av administrationen påbörjas av det sändande lärosätet. Till exempel ska överenskommelsen Learning Agreement for Traineeship upprättas. Dokumentet innehåller bland annat praktikantens arbetsplan, praktikens längd, antalet arbetstimmar och så småningom även en utvärdering av praktikperioden. Dokumentet signeras av alla tre parter, det vill säga sändande lärosäte, praktikanten och arbetsgivaren.

Exempelmall Learning Agreement for Traineeship (word)

Att vara praktikvärd

En praktikant ska inte betraktas som anställd och därför kan inte samma krav ställas som på en anställd arbetstagare. Praktikanten ska inte heller ersätta en ordinarie anställd.

När en arbetsgivare tar emot en praktikant ska en handledare utses i god tid. Handledaren bör vara närvarande på arbetsplatsen under hela praktikperioden, men om det inte är möjligt ska en ersättare utses. Praktikanten måste ha en arbetsplats och förses med arbetsredskap, till exempel dator och passerkort. Utöver det ansvarar även arbetsgivaren för praktikantens arbetsmiljö.

Stipendium och eventuell annan finansiering

En Erasmuspraktikant får ett stipendium från sitt hemlärosäte. Beloppet varierar något beroende på vart praktikanten kommer ifrån. Även om praktikanten är student under praktikperioden är det inte säkert att hen får ta del av studentrabatter. Arbetsgivaren kan därför välja att avlöna praktikanten, som ett komplement till stipendiet, eller till exempel bekosta månadskort i kollektivtrafiken. All form av ersättning är naturligtvis frivillig.

Språk

Eftersom en Erasmuspraktikant kommer från ett lärosäte i ett annat land än Sverige är det inte säkert att hen behärskar svenska. Arbetsgivaren bör gärna tänka på vilket språk som fungerar på arbetsplatsen och om arbetsuppgifterna går att utföra på ett annat språk än svenska.

Praktikantens skyldigheter

Praktikanten har samma skyldigheter som andra arbetstagare. Det innebär att praktikanten till exempel måste följa de arbetstider som gäller, delta i obligatoriska aktiviteter och så vidare. Erasmuspraktik görs alltid på heltid, i enlighet med vad som avses vara heltid på arbetsplatsen.

Ledighet

En praktikant diskuterar eventuell ledighet med handledaren eller närmsta chef. Ingen officiell ansökan behöver göras hos det sändande lärosätet. Om arbetsgivaren har en arbetsfri dag gäller det naturligtvis även praktikanten.

Försäkring

Det vanligaste är att en praktikant är försäkrad genom hemlärosätet. Studenten kan även ha en egen försäkring. I samband med att dokumentet Learning agreement for traineeships fylls i bör arbetsgivaren kontrollera att praktikanten är försäkrad under praktiken. 

Annonsera om att ta emot en praktikant

Arbetsgivare som är intresserade av att ta emot en Erasmuspraktikant har möjlighet att annonsera kostnadsfritt på webbplatsen ErasmusIntern.org. Webbplatsen sköts av organisationen Erasmus Student Network med finansiering av Europeiska kommissionen.

Bra information

Arbetsförmedlingens information om praktik:

Arbetspraktik - skapar möjligheter för framtida anställning, Arbetsförmedlingens webbplats

Arbetsgivarverkets information om praktik:

Arbetsgivarguiden - Erbjuda praktik, Arbetsgivarverkets webbplats

Handledarstöd i statlig verksamhet:

Inspiration och stöd för dig som handleder praktikanter, Arbetsgivarverkets webbplats

Det finns även ett dokument framtaget för att reglera minimikraven för en praktikant, European Quality Charter of Internships and Apprenticeships. Dokumentet går att ladda ned på webbplatsen ErasmusIntern.org:

Quality Internships på ErasmusIntern.org

Registrera mobiliteter kontinuerligt under pågående projekt, eftersom det är i samband med registreringen ni kan se den faktiska budgeten för varje mobilitet. I den tilldelade budgeten ser ni endast ett genomsnittligt totalbelopp för varje mobilitet och dag. När ni fyller på med mer specifik information i redovisningen regleras summan utifrån exempelvis mobilitetens längd och reseavstånd.

Dokumentera och utvärdera ert projekt kontinuerligt. Projektdeltagare som genomför en mobilitetsperiod inom ert projekt lämnar in sina utvärderingar i Beneficiary Module efter genomförd mobilitet. Använd dessa i ert utvecklings- och utvärderingsarbete. Deltagarrapporterna (participant report) som skickas från Beneficiary Module efter avslutad och registrerad mobilitetsperiod är en mycket viktig del av er slutrapport.

De medel som ert projekt har beviljats ska bidra till att täcka resor, dagligt uppehälle och kostnader för förberedelser med mera. Budgetposterna har olika schabloner som genereras automatiskt i Beneficiary Module när ni registrerar en deltagare.

Schablonerna kan variera från år till år. De bidragsbelopp som gäller för ert projekt hittar ni i kontraktsbilagan om bidragsbelopp. Kontraktsbilagor och budgetregler finns under Regelverk, kontrakt och ekonomi.

Då projekten löper under flera år och det finns möjlighet att ansöka om nya medel varje år kan ert lärosäte ha flera projekt som löper parallellt. Ni bör i den mån det är möjligt, beroende på vilka regioner som ingår i respektive projekt, förbruka tidigare beviljade medel innan medel från en ny projektbudget börjar användas.

De medel som är oförbrukade vid slutrapportering av projektet måste återbetalas och påverkar också kvalitetsbedömningen av rapporten.

Det finns möjlighet för lärosätet att göra överföringar av medel inom ett projekts beviljade budget:

• Överföring av medel mellan länder inom en beviljad region. Kontakta Universitets- och högskolerådet innan ni vill göra en sådan överföring.
• Överföring av medel mellan olika aktivitetstyper, exempelvis från beviljade studentmobiliteter till personalmobiliteter och vice versa.
• Överföring av medel för inresande till medel för utresande och vice versa, omfattande max 40 procent av den totala budgeten för projektet. Om ni vill överföra medel som överskrider gränsen ställer ni en förfrågan till Universitets- och högskolerådet om en kontraktsändring. Var uppmärksam på att utresande studentmobilitet på grundnivå och avancerad nivå inte är möjlig till vissa länder inom ICM.
• Överföring av max 50 procent av beviljat organisationsstöd (OS-medel) till individuellt stöd och resebidrag.

För att beräkna avstånd och därmed resekostnader använder ni EU-kommissionens avståndsräknare Distance calculator. Det resultat ni får fram visar det avstånd som gäller för aktuell mobilitet och ni kan då få fram ett exakt belopp för aktuell reseschablon i aktuell kontraktsbilaga för respektive projektår. 

Beräkna resekostnader baserat på avstånd mellan städer med Distance calculator (EU-kommissionens webbplats)

Hantering av utbetalningar för projekt beviljade innan 2024

Växelkursen som används är dagskursen för den dag då ert lärosätes konto krediterades. Då vi betalar ut beviljade bidrag i två omgångar kommer två olika växelkurser att vara aktuella inom ett och samma projekt.

De som deltar i programmet tar emot utbetalningar från sitt lärosäte. De utbetalningar till deltagare du gör mellan den första och den andra utbetalningen från UHR baseras på den första utbetalningens växelkurs. De utbetalningar du gör efter att ni har fått en andra utbetalning från UHR baseras på den andra utbetalningens växelkurs.

Beräkna valutakurs med Europeiska centralbankens dagskurs och deras valutaomvandlare.

Hantering av utbetalningar för projekt beviljade 2024 och framåt

De utbetalningar i euro du gör till deltagare ska göras med växelkurs som gäller dagen utbetalningen genomförs. Det gäller både den första utbetalningen och en eventuell andra utbetalning. Första och andra utbetalningen kan alltså ha olika växelkurser.

Beräkna valutakurs med Europeiska centralbankens dagskurs och deras valutaomvandlare.

UHR:s tolkningsbeslut som ligger till grund för hantering av växelkurs och valuta från och med utlysningen 2024:

Tolkningsbeslut för Erasmus+ högre utbildning - Utbetalning, växelkurs, valutakonto (PDF)

Om något oförutsett händer som ligger utanför deltagarens och/eller lärosätets kontroll och som påverkar möjligheten att genomföra mobiliteten som planerat, kan ni ansöka om att få åberopa force majeure. Syftet är att kostnader som uppstår i samband med en förändrad mobilitet inte ska belasta deltagaren.

Enligt ECHE ska lärosäten stötta deltagaren innan och under mobiliteten med att undanröja hinder för deltagaren och förhindra att avbrott sker.

När force majeure kan åberopas

Force majeure kan åberopas för samtliga typer av mobiliteter (studier, praktik, undervisning och fortbildning). Det gäller såväl mobiliteter som påbörjats och avbrutits i förtid, som mobiliteter som ställts in innan de påbörjats eller som förhindrats att starta enligt plan.

När force majeure inte behöver åberopas

Ni behöver inte ansöka om force majeure om en mobilitetsperiod blivit kortare än planerat på grund av en oförutsedd händelse men där minimikravet avseende antal dagar eller antal undervisningstimmar har uppnåtts.

Deltagaren behåller stipendiebelopp motsvarande antalet dagar för genomförd fysisk mobilitet på plats i värdlandet.

Så fungerar ansökan

Ni ansöker genom en särskild force majeure-ansökan. I ansökan beskriver ni orsaken till avbrottet eller den inställda mobiliteteten. Observera att force majeure endast kan åberopas när anledningen till avbrottet eller den inställda mobiliteten kan bedömas vara oförutsedd samt utanför deltagarens och/eller lärosätets kontroll. Universitets- och högskolerådet bedömer om händelsen omfattas av force majeure eller inte.

Innan ni skickar in ansökan är det viktigt att ni först undersöker möjligheterna att få tillbaka medel kopplade till inställda eller avbrutna aktiviteter på annat sätt, exempelvis genom eventuella försäkringar eller från resebolag. Skicka in ansökan om force majeure så snart händelsen inträffat. På så sätt kan vi göra en bedömning och minimera risken att projektet eller deltagaren påverkas negativt. Vi behandlar enbart ansökningar inom pågående projekt.

En beviljad ansökan om force majeure innebär att ni vid slutrapporteringen kan redovisa kostnader för aktiviteter trots att de inte har genomförts som planerat. Ni kan inte erhålla ytterligare medel till projektet i och med force majeure utan kostnader ska kunna täckas inom beviljad budget.

Vid beviljad ansökan får ni behålla OS-medel för deltagaren.

Ersättning och schablonbelopp

Ansökan om att åberopa force majeure baseras på de schablonbelopp som finns för resa och uppehåll inom Erasmus+. Ni kan ansöka om att behålla schablonen för resebidrag och individuellt stöd. I vissa fall kan ni ansöka om faktiska kostnader.

Notera: vid beviljad force majeure får projektet inga ytterligare medel.

Stipendiet är ett bidrag för de extra kostnader som uppstår för deltagaren under utlandsperioden och är inte tänkt att täcka alla levnadsomkostnader. De huvudsakliga kostnader som vanligtvis uppstår för deltagaren vid avbruten mobilitet är kostnader för boende i värdlandet som inte kan återbetalas samt avgift för ombokning av resa. Resor bör bokas som ombokningsbara då det i regel enbart är avgiften för ombokning som kan ersättas som faktisk kostnad.

Ett bifallsbeslut kan gälla för hela eller för delar av de ansökta kostnaderna. Vid bifall ska ni redovisa de kostnaderna som har beviljats. Ni kan använda OS-medel för att stipendiera en deltagare om en ansökan om force majeure har avslagits. Det ska inte rapporteras i slutrapporten.

Kategorier som är möjliga att ansöka om

Mobiliteter som påbörjats och förändrats:

Mobiliteter som har avbrutits i förtid eller som har påbörjats senare än planerat kan ersättas med ett av följande alternativ:

• Dagsbelopp baserat på antal fysiska dagar då deltagaren genomförde mobilitet i värdlandet.
• Dagsbelopp baserat på fler eller färre dagar än deltagaren deltog fysiskt i mobiliteten.
• Eventuell reseschablon (travel support) för resekostnader som inte kan återbetalas.

Ni ansöker om det alternativ som bäst motsvarar de utgifter som deltagaren har haft kopplade till mobiliteten.

Mobiliteter som ställts in innan de påbörjats och där kostnader uppstått:

Mobiliteter som på grund av en oförutsedd händelse har ställts in innan de påbörjats kan ersättas med ett eller flera av följande alternativ:

• Dagsbelopp baserat på det antal dagar som deltagaren hade kostnader i värdlandet och som inte kan återbetalas, exempelvis hyra som betalats i förväg.
• Eventuell reseschablon (travel support) för resekostnader som inte kan återbetalas.
• Faktiska kostnader, deltagare som inte har rätt till reseschablon kan vid inställd mobilitet ansöka om faktiska kostnader. (Se under rubriken Faktiska kostnader.)

Mobiliteter som ställts in innan de påbörjats och där inga kostnader har uppstått:

Ni kan ansöka om att få behålla OS-medel för mobiliteter som på grund av en oförutsedd händelse har ställts in innan de påbörjats, och där det inte har uppstått några kostnader.

Faktiska kostnader

I särskilda fall kan ni ansöka om faktiska kostnader. Det gäller till exempel om projektet har haft kostnader som är avsevärt högre eller lägre än de aktuella schablonbeloppen. Faktiskt kostnad kan också sökas när deltagaren haft en avgift för att boka om biljett (UHR beviljar inte kostnad för en helt ny biljett), deposition för boende eller kostnad för ansökan om visum (endast inom KA171 om mobiliteten inte blev av). UHR hanterar varje force majeure-ansökan individuellt och alla kostnader behöver motiveras.

Observera att projektet inte erhåller några ytterligare medel vid en beviljad force majeure.

Ansökan om faktiska kostnader ska ske i undantagsfall, med rekommendationen att ansöka om dagsbelopp.

Ansökningsformulär

En ansökan om force majeure måste ha kommit in till Universitets- och högskolerådet innan ni slutrapporterar projektet. Mejla ansökan till eplushogre@uhr.se. Ni får besked via mejl. 

Tänk på att:

• mobiliteten ska vara inlagd i Beneficiary Module (BM) vid tidpunkten för ansökan
• inte rapportera force majeure eller förändra uppgifter om mobiliteten i BM förrän Universitets- och högskolerådet har lämnat besked om ansökan
• endast ange mobilitetsnummer (så som angivet i BM). Ange inte deltagarens namn i ansökningsformulär, i filnamn eller i mejl.
• inte bifoga underlag i form av kvitton, läkarintyg eller liknande för att styrka innehållet i ansökan och eventuella kostnader kopplade till den
• spara underlag på lärosätet i form av kvitton, tjänsteanteckning om uppvisat läkarintyg eller liknande som styrker innehållet i ansökan och eventuella kostnader kopplade till den (läs mer under rubriken Underlag ni ska spara).

Ansökan om att åberopa force majeure inom Erasmus+ mobilitet högre utbildning (pdf)

Bidrag för deltagare med inkluderingsstöd ska inte inkluderas i force majeureansökan. Mejla i stället eplushogre@uhr.se om mobiliteten förändras eller avbryts, vilket påverkar stipendiet.

Underlag ni ska spara

Vid eventuell kontroll (som kan ske upp till fem år efter avslutat projekt) ska lärosätet kunna visa dokumentation som styrker:

• Att berörd mobilitetsaktivitet varit planerad (till exempel learning agreements, grant agreements, kontakt med mottagande organisation).
• Att berörd mobilitet inte kunnat genomföras som planerat (till exempel tjänsteanteckning om uppvisat läkarintyg eller annat underlag som styrker skälen för att mobiliteten avbröts/ställdes in etcetera).
• Att lärosätet/deltagaren har försökt men inte lyckats få tillbaka pengar för mobiliteten, till exempel försök att få tillbaka pengar för flygbiljett alternativt försök att omboka flygbiljetten (flygbolag, resebyrå eller dylikt), intyg från försäkringsbolag eller liknande.
• Att lärosätet har haft utgifter kopplade till berörd mobilitet i ert projekt (till exempel ekonomiska underlag, fakturor, kvitton).

Exempel 1: Lång studentmobilitet som avbryts i förtid

En student ska studera en termin utomlands men avbryter på grund av allvarlig sjukdom och återvänder till Sverige.

• Planerad mobilitet: 100 dagar.
• Faktisk genomförd mobilitet: 65 dagar.
• Anledning till avbrott:  studenten blev allvarligt sjuk.
• Eventuella merkostnader: Studenten har betalat för boende i värdlandet för 100 dagar i förväg och kan inte få pengarna tillbaka. Studenten har alltså en boendekostnad i 35 dagar efter hemresa.

Minsta antal dagar för en godkänd lång studentmobilitet är 60 dagar. Minimumkravet uppfylls alltså för denna mobilitet. Däremot har studenten haft kostnader för mer än 65 dagar, som inte går att få tillbaka.

Lärosätet ansöker om att deltagaren ska få behålla individuellt stöd för hela den planerade mobiliteten.

Force majeure beviljas i detta ärende enligt:

• Individuellt stöd för 65 dagars genomförd mobilitet utgår automatiskt eftersom minimumkravet uppfylls.
• Individuellt stöd för de ytterligare 35 dagar som studenten hade kostnader i värdlandet efter avbrottet.

Sammanfattningsvis får studenten behålla det ursprungliga stipendiet för 100 dagars mobilitet.

Under förutsättning att lärosätet kunnat verifiera sjukdom (exempelvis genom läkarintyg) beviljas force majeure med grunden att sjukdomen är utanför deltagaren och lärosätets kontroll och att studenten inte kan få tillbaka hyran som betalats på förhand.

Exempel 2: Inställd personalmobilitet

En utbyteskoordinator planerar att delta i en "staff training week". Strax innan mobilitetens start utbryter en konflikt i värdlandet och UD utfärdar en reseavrådan. Resan blir därmed inställd.

• Planerad mobilitet: 5 dagar.
• Faktisk genomförd mobilitet: 0 dagar.
• Anledning till avbrott:  UD reseavrådan på grund av konflikt i landet.
• Eventuella merkostnader: Deltagaren har i förväg betalat resa och boende. Boendet kan avbokas men deltagaren kan inte få tillbaka pengar för resan via försäkringar.

Lärosätet ansöker om att deltagaren ska få behålla resebidrag. Eftersom deltagaren har tilldelats resebidrag baserat på en schablonsumma kan lärosätet inte ansöka om faktiska kostnader, oavsett om reseutgiften varit större eller mindre än schablonbeloppet.

Force majeure beviljas i detta ärende enlig:

• Reseschablon får behållas.

Under förutsättning att konflikt i värdlandet och reseavrådan från UD skedde efter att mobiliteten planerats och resan bokats, beviljas ansökan då skälet anses vara utanför både deltagarens och lärosätets kontroll och att kostnader inte återbetalats.

Exempel 3: Avbruten lång praktikmobilitet

En student deltar i en praktikmobilitet men avbryter praktiken eftersom studenten är missnöjd med arbetsuppgifterna och inte kommer överens med sin handledare. Studenten säger upp sitt boende, bokar om sin flygbiljett och åker tillbaka till Sverige.

• Planerad mobilitet: 90 dagar.
• Faktisk genomförd mobilitet: 20 dagar.
• Anledning till avbrott: Praktiken motsvarande inte förväntningarna.
• Eventuella merkostnader: Deltagaren har betalat för boende för vistelsetid samt uppsägningstid om 1 månad. Studenten har även en kostnad för att boka om sin flygbiljett.

Minsta antal dagar för en godkänd lång mobilitet är 60 dagar. Minimikravet uppfylls alltså inte för mobiliteten som därmed är ogiltig.

Lärosätet ansöker om att deltagaren ska få behålla individuellt stöd för de fysiska dagarna samt för ytterligare 30 dagar (uppsägningstiden), samt faktiskt kostnad för ombokningsavgiften för resan tillbaka till Sverige.

Force majeure avslås i detta ärende enligt:

• Missnöje med arbetsuppgifter är inte en oförutsedd händelse utanför deltagarens och lärosätets kontroll.

Om lärosätet önskar kan studentens utgifter ersättas med OS-medel.

En ansökan om ersättning för inkluderingsstöd för faktiska kostnader (KA131/ KA171) eller top-up för inkludering (KA171), enligt definitionen i annex III till Grant Agreement, ska ske skriftligen, dock senast projektperiodens sista dag. Vid omfördelning av befintlig budget kan ansökan skickas in efter projektperioden sista dag men innan slutrapporten skickas in.

Om ansökan

Ansökningsformuläret innehåller tre delar och ni fyller i de delarna som är relevant för er:

1. Inkluderingsstöd för faktiska kostnader (KA131/KA171)
2. Top-up för deltagare med begränsade möjligheter (endast KA171)
3. Faktiska kostnader för dyra resor (endast KA131)

Obs! För KA171 call 2022 saknas inkluderingspott och beviljade medel för individuellt stipendium och resebidrag ska istället omfördelas till inkluderingsstöd.

Skicka in ansökan så snart som möjligt så att deltagaren kan ta del av stödet innan mobiliteten påbörjas. Ta fram ansökan tillsammans med deltagaren, Erasmushandläggaren och gärna andra relevanta funktioner på det sändande och mottagande lärosätet, såsom samordnare för pedagogiskt stöd. 

I ansökan anger ni vilket stöd som behövs och den uppskattade kostnaden för det. Var sparsam med personlig information om deltagaren. Utelämna personuppgifter, diagnoser och eventuella läkarintyg. Vid projektslut rapporterar ni det belopp som faktiskt har använts och överblivna medel återbetalas till UHR.

För varje beviljad ansökan om inkluderingsstöd till en deltagare utgår också organisationsstöd i form av en schablonsumma. Organisationsstödet ska bidra till att täcka administrationskostnader och vara ett stöd för lärosätets insatser för att främja inkludering och mångfald.

Tänk på

• Mobiliteten ska vara inlagd i Beneficiary Module vid tidpunkten för ansökan, om möjligt.
• Inte uppdatera uppgifter om mobiliteten i Beneficiary Module förrän UHR har lämnat besked om inkluderingsstöd.
• Av integritetsskäl är det viktigt att utelämna deltagarens personuppgifter i ansökningsformulär, i filnamn eller i mejl. Ange endast mobilitetsnummer (så som angivet i Beneficiary Module). Inga andra uppgifter än de UHR efterfrågar ska kommuniceras, varken muntligen eller skriftligen.
• Inte bifoga underlag i form av kvitton, läkarintyg eller liknande för att styrka innehållet i ansökan om inkluderingsstöd och eventuella kostnader kopplade till den. Det räcker att Erasmushandläggare har tagit del av underlag och skriver en tjänsteanteckning.
• Spara relevant dokumentation inför eventuell framtida kontroll. Underlag ska sparas i tre år för projekt med en budget under 60 000 euro och i fem år för projekt med en budget över 60 000 euro.

Vid frågor, eller en omfattande inkluderingsansökan, vänligen kontakta UHR via eplushogre@uhr.se innan ni skickar in ansökan.

Ansökningsformulär

Ansökan ska fyllas i elektroniskt och skickas in via e-post till erasmusplus@uhr.se.

Ansökan om inkluderingsstöd, top-upp och faktiska kostnader för dyra resor, Erasmus+ 2021-2027 (pdf)

När ni skickat in ansökan

1. Ett beslut om ytterligare tilldelning av medel, eller omfördelning av medel, skickas inom 30 arbetsdagar, efter att UHR mottagit komplett underlag.
2. Vid bifall kommer ni att signera ett tilläggskontrakt.
3. Utbetalning sker i samband med kontraktsändringen, efter det att tilläggskontrakt signerats.

Kombinera top-up för inkludering och inkluderingsstöd för faktiska kostnader

En student kan få top-up för inkludering och samtidigt beviljas inkluderingsstöd för faktiska kostnader. Inkluderingsstöd för faktiska kostnader kan vara kopplade till samma hinder som studenten beviljats top-up för eller en annan kategori av hinder.

Om en student med barn även har en funktionsnedsättning får personen två top-up för studenter med begränsade möjligheter?

En student som har barn och en funktionsnedsättning får ett (1) top-up, även om personen tillhör båda grupperna som har rätt till top-up. Om personen har kostnader för att till exempel transportera ner dyr utrustning som inte täcks av top-up kan lärosätet ansöka om inkluderingsstöd för faktiska kostnader.   

Om studenten redan är i väg på sin mobilitet och meddelar hemuniversitetet att hen är berättigad till top-up, måste top-up tilldelas?

Lärosätet ska betala ut top-up för hela perioden om deltagaren är berättigad till det. Lärosätet måste revidera Grant Agreement, men behålla båda uppsättningarna. Viktigt att lärosätet som vanligt begär in intyg/underlag som visar att deltagaren är berättigad till top-up. Lärosätet skriver en anteckning i Beneficiary Module om vad som hänt.

Top-up kan även läggas till efter avslutad mobilitet. Lärosätet behöver mejla UHR via eplushogre@uhr.se under pågående projekt med en förfrågan. Grant Agreement behöver inte uppdateras. Som vanligt behöver lärosätet begära in intyg/underlag som visar att deltagaren är berättigad till top-up. Lärosätet skriver en anteckning i Beneficiary Module om vad som hänt.

Kan en doktorand få medel för att bekosta en dyrare bostad för sig och sitt barn?

Om deltagaren behöver hyra boende som blir dyrare än ett standardboende för sig och sitt barn, kan lärosätet ansöka om inkluderingsstöd för deltagare med begränsade möjligheter för merkostnaden av hyran.

Om doktoranden åker på studentutbyte får personen top-up och kan ansöka om inkluderingsstöd för faktiska merkostnader. Om doktoranden åker på personalutbyte utgår inte top-up men kan fortfarande ansöka om inkluderingsstöd för faktiska merkostnader.

Kan en lärare med funktionsnedsättning söka inkluderingsstöd för faktiska merkostnader som uppstår i samband med ett utbyte? Läraren behöver även en medföljande person som hjälper till under utbytet.

Lärosätet kan ansöka om inkluderingsstöd för mellanskillnaden för ett standardboende och ett anpassat boende samt resa och boende för den medföljande personen. För den medföljande personen utgår ett schablonbelopp för resan baserat på antalet dagar. Läs mer om medföljande person i Annex 2.

Vem räknas som medföljande?

Med medföljande person menas till exempel en assistent, förälder eller mentor som assisterar en deltagare med begränsade möjligheter att delta i sin mobilitet eller förberedande besök. Ersättning för medföljande person regleras i Annex 2. Barn räknas inte som medföljande, kostnader för barn som följer med på utbytet redovisas med faktiska merkostnader.

Projektägare ska spara all projektdokumentation. Om ni har en beviljad projektbudget på max 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 3 år och om ni har en beviljad budget på mer än 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 5 år efter att er slutrapport har godkänts.

De dokument ni behöver spara i projektet och som ni ska kunna visa upp vid en eventuell granskning är avtal inför mobiliteten, intyg på genomförd mobilitet samt kvitton för de eventuella budgetposter ni har redovisat som faktiska kostnader (”exceptional costs” för dyra resor och visakostnader, inkluderingsstöd för individer och faktiska kostnader som redovisas i samband med force majeure).

Kvitton för kostnader inom ramen för de budgetposter som redovisas mot schabloner behöver ni inte redovisa vid en eventuell granskning av UHR. Observera dock att kvitton kan behövas i er organisations interna redovisning. Vid förfrågan från UHR ska ni kunna visa er interna bokföring av projektmedel. Av bokföringen ska det framgå hur projektmedlen har använts.

UHR har uppdraget att stödja projektägare inom Erasmus+ i Sverige. Det mesta av den information och de dokument som behövs för att kunna driva projekten finns samlat här på webbplatsen.

Ibland förekommer det att vi gör så kallade monitoreringar digitalt eller på plats hos er projektägare för att ge er stöd, diskutera projektet och fånga upp eventuella utmaningar och hitta lösningar. Om det blir aktuellt för ert projekt kontaktar vi er i förväg och bokar in en lämplig tid. Ni är också välkomna att kontakta oss via e-post för specifika frågor.

• Ta bort eventuella dubbletter.
• Är rätt uppgifter inlagda?
• Är rätt deltagare inlagd i rätt mobilitetskategori?
• Är mobilitetens datum inom ramen för projektperioden?
• Är mobilitetens längd inom ramen för reglerna?
• Är antalet undervisade timmar för lärare korrekt inlagda?
• Vid kombinerad studentmobilitet, både studier och praktik, kontrollera så att perioderna inte överlappar varandra och att maxgränsen på 12 månader per utbildningsnivå inte överskrids.

Syftet med lägesrapporteringen är att ge såväl projektägare som Universitets- och högskolerådet en uppfattning om förbrukningen inom projekten och om det därmed finns anledning att genomföra några särskilda insatser för att öka förbrukningen, exempelvis genom omfördelning av medel mellan projekt.

• I vissa fall, om rapporteringen inte är korrekt i något avseende, kan UHR skicka en kompletteringsbegäran.
• När ni kompletterat underlaget och det är korrekt bedöms slutrapportens samtliga delar.
• Därefter skickar vi ett beslut om avslutat projekt där det framgår att rapporten är godkänd. Ni har då möjlighet att yttra er i ärendet. Om ni inte yttrat er inom 30 dagar skickar UHR ett avslutningsbrev där eventuellt återkrav framgår. Beslutet skickar vi senast 60 dagar efter att ni skickade in er rapport.

Om ni inte förbrukat hela budgeten:

• Om ni i projektet inte har förbrukat hela projektbudgeten skickar vi ett beslut om avslutat projekt där återkravet framgår. Ni har då möjlighet att yttra er i ärendet.
• Om ni inte yttrat er inom 30 dagar skickar UHR ett avslutningsbrev där återkrav och inbetalningsuppgifter framgår.
• Ni betalar tillbaka så snart som möjligt, men senast 30 dagar efter att ni tagit emot avslutningsbrevet.
•  

Systemkontrollen syftar till att kvalitetssäkra de system, rutiner och processer som ni som projektägare sätter upp för att följa Erasmus+programmets ramverk. I kombination med en ekonomisk granskning av mobiliteter från det senast slutrapporterade projektet ger systemkontrollen också bekräftelse på att enskilda projekt håller god kvalitet.

Systemkontroller består av två delar

• En verksamhetsgranskning där vi säkerställer att rutiner och processer hos er som projektägare håller god kvalitet och följer de regelverk som finns.
• En ekonomisk och administrativ granskning av det senaste slutrapporterade projektet. Som en del av granskningen slumpar vi ett antal utresande studenter, lärare och personal för en närmare kontroll. Antalet avgörs utifrån hur många mobiliteter ditt projekt har.

För systemkontrollen besöker vi ert lärosäte, ett så kallat platsbesök, för att kunna granska relevanta underlag.

Innan kontrollen

30 dagar innan systemkontrollen skickar vi information med en checklista med frågor som ni besvarar. Skicka svaren till oss senast en vecka innan besöket. Skicka även med ett detaljerat program med namn på de personer som kommer att delta under vårt möte.

Under kontrollen

Under besöket ställer vi följdfrågor på de redan besvarade frågorna, kontrollerar dokumentation och antecknar i en checklista för systemkontroll. Om underlag saknas eller är ofullständigt talar vi om det omgående och ni får möjlighet att komplettera underlaget så snart som möjligt efter att vi genomfört kontrollen.

Efter kontrollen

Inom 30 dagar efter systemkontrollen skickar vi en preliminär återkoppling. Den innehåller granskningens resultat och slutsatser, samt eventuella anmärkningar, information om återkrav och rekommendationer.

Ni har inte möjlighet att skicka in ytterligare kompletteringar efter att vi skickat den preliminära återkopplingen. Däremot kan ni skicka kommentarer eller ett omprövningsbeslut inom 30 dagar från och med att vi skickat återkopplingen. I de fallen har vi ytterligare 30 dagar att färdigställa återkopplingen och skicka den slutgiltiga versionen.

Vi skickar alltid en slutgiltig återkoppling, oavsett om ni lämnat synpunkter på den preliminära eller inte.

Vad som kontrolleras

Vid verksamhetsgranskningen kontrollerar vi:

• Hur väl lärosätet lever upp till åtaganden i Erasmus Charter for Higher Education, bilaterala överenskommelser med andra lärosäten och kontrakten mellan lärosätet och programmets deltagare.
• Processen för tillgodoräkning efter genomförd mobilitetsperiod.
• Vilka åtgärder lärosätet har vidtagit för att undvika dubbelfinansiering.
• Urvalsprocessen och urvalskriterier av programmets deltagare.
• Hur budgetfördelningen fastställs.
• Eventuell omfördelning av budget.
• Lärosätets rapportering till Universitets- och högskolerådet, att tidsramar har hållits med mera.
• Om lärosätet driver ett konsortium: bland annat kontrakten mellan medlemmarna.
• Kontoutdrag från lärosätets bankkonto som visar inbetalningar från Universitets- och högskolerådet.
• Efterlevnad av det finansiella regelverket: att man respekterar gällande bidragsnivåer med mera.
• Respekt för programmets regelverk när det gäller synlighet/spridning.
• Hur väl stödet för studenter och personal fallit ut.
• Hanteringen av projektcykeln.
• Hantering av programmets dokumentation.
• Kontroll av deltagarnas behörighet och aktiviteters varaktighet med mera.

Vid den ekonomiska och administrativa granskningen kontrollerar vi:

• Se vad som vad som granskas under avsnittet Fördjupad granskning.

Dokument som rör de ekonomiska rutinerna:

• Kopior på kontoutdrag från lärosätets bankkonto som visar samtliga inbetalningar från Universitets- och högskolerådet ska vara tillgängliga.

Eventuella påföljder

Om vi hittar brister vid kontrollen kan det få vissa konsekvenser. En systemkontroll kan exempelvis leda till att mobiliteter underkänns eller att ni blir ombedda att skicka in en plan för hur ni tänker åtgärda de påtalade bristerna. Vid allvarliga och omfattande brister kan ert lärosäte fråntas sin Erasmus Charter For Higher Education (ECHE).

Ett platsbesök kan genomföras fysiskt eller digitalt under pågående projekt. Besöket syftar till att kontrollera aktiviteters giltighet och kvalitet och verifiera dessa genom relevanta underlag. Det är därför viktigt att underlag så som vistelseintyg och avtal finns samlade och lättillgängliga hos organisationen. Vi kan även komma att begära in underlag via e-post. Under besöket säkerställer UHR att projektet implementeras i enlighet med Erasmusprogrammets regelverk. Om ert projekt blir utvalt kommer vi att meddela er via e-post eller telefon och, om det gäller ett fysiskt platsbesök, i samråd med er boka ett lämpligt datum för besöket. Efter kontrollen skickar vi återkoppling till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

Några lärosäten väljs i samband med slutrapporten ut för en så kallad fördjupad granskning (desk check). Om ert projekt är berört kommer ni att få ett meddelande om det per e-post strax efter att ni lämnat in slutrapporten.

Så går det till

Vi meddelar er om att projektet ska granskas samt vilka underlag som ska granskas efter att ni skickat in slutrapporten. Från det datumet har ni 30 dagar på er att skicka oss de underlag vi efterfrågar. Om vi inte får några underlag eller om underlagen är ofullständiga handlägger vi ärendet utifrån den information vi har fått. Som en del av granskningen slumpar vi ett antal utresande studenter, lärare och personal för en närmare kontroll. Antalet avgörs utifrån hur många mobiliteter ditt projekt har.

När vår granskning är klar skickar vi ett avslutningsbrev till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

Vad som granskas

För studentmobilitet - studier och praktik:

• Att utbytesavtal (Grant Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
• Att studieavtal (Learning Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
• Att praktikavtal (Training Agreement) underskrivet av samtliga parter.
• Att deltagarintyg (Certificate of attendance) eller motsvarande dokument är underskrivet av den mottagande organisationen som inkluderar minst deltagarens namn, mobilitetens syfte samt mobilitetens start- och slutdatum.
• Tillgodoräknande (utdrag ur Ladok eller motsvarande), intyg från praktikanordnaren och/eller annan rapport från den mottagande organisationen.
• Att deltagarrapport finns från respektive student.
• Kontoutdrag som visar utbetalning av stipendierna inklusive eventuell tilläggsfinansiering.
• Om deltagaren har fått extramedel för inkluderingsstöd ska originalkvitton och andra relevanta underlag finnas tillgängliga.
• Om ni för deltagaren har sökt och beviljats en force majeure-ansökan ska ansökan och relevanta underlag finnas tillgängliga
• Om deltagaren har mottagit ett tillägg för grönt resande ska en underskriven sanningsförsäkran av både deltagare och sändande organisation på att resan har gjorts med ett grönt alternativ finnas tillgänglig. Tågbiljetter eller dylikt behöver uppvisas (gäller endast till och med call 2023).

För personalmobilitet - undervisningsuppdrag och personalfortbildning:

• Att utbytesavtal (Grant Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
• Att utbytesavtal (Staff Mobility Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
• Intyg underskrivet av den mottagande organisationen som inkluderar minst deltagarens namn, mobilitetens syfte och mobilitetens start- och slutdatum. För undervisningsuppdrag ska den även inkludera antalet undervisningstimmar.
• Att deltagarrapport från respektive person finns tillgängliga.
• Kontoutdrag som visar utbetalning av stipendierna inklusive eventuell tilläggsfinansiering.
• Om stipendiet har betalats ut till institutionen behöver vi se reseräkning/utbetalning av traktamente som visar att deltagaren tagit del av stipendiet (originalkvitton behövs inte).
• Om deltagaren har fått extramedel för inkluderingsstöd ska originalkvitton och andra relevanta underlag finnas tillgängliga.
• Om ni för deltagaren har sökt och beviljats en force majeure-ansökan ska ansökan och relevanta underlag finnas tillgängliga.
• I förekommande fall: ekonomiskt underlag om ni har utnyttjat posten exceptional costs för dyrare resor i stället för de ordinarie reseschablonerna för de slumpade deltagarna.
• Om deltagaren har mottagit ett tillägg för grönt resande ska en underskriven sanningsförsäkran av både deltagare och sändande organisation på att resan har gjorts med ett grönt alternativ finnas tillgänglig. Tågbiljetter eller dylikt behöver uppvisas.

Eventuella påföljder

Om vi hittar brister vid kontrollen kan det få vissa konsekvenser. Till exempel kan kan lärosätet behöva betala tillbaka medel om dokumentationen inte kan styrka att mobiliteter ägt rum.

• Använd befintliga mötesfora inom organisationen.
• Håll presentationer av erfarenheter för personal, referensgrupper, praktikhandledare på företag i kommunen, branschråd, regionala nätverk.
• Använd sociala medier under mobiliteten och efter.
• Spela in film. Här kan ni till exempel ta hjälp av deltagarna.
• Skriv artiklar och kontakta lokaltidningen och tipsa om vad ni kommit fram till, eller låt de som deltar i mobilitetsaktiviteterna skriva en artikel som lokaltidningen kan publicera.
• Sprid resultatet regionalt genom seminarier och möten.
• Organisationer, lokala politiker och branschorganisationer kan ta del av fysiska resultat som kan spridas vidare.
• Webbplatser, webbsidor och sociala medier.
• Workshops och öppet hus.
• Mässor, utställningar.
• Konferenser och seminarier.
• Press, tv.

För fler tips och råd om hur ni kan kommunicera era projektresultat, se EU-kommissionens guide:

Svenska: Så når du ut med ditt projekt (pdf).

Engelska: How to communicate your project (pdf). 

När ert projekt finansieras av EU-medel ska ni använda Europeiska unionens logotyp i er kommunikation och i det material som tas fram i projektet.

Utöver EU-logotypen och uppgift om att ert projekt har finansierats av EU-kommissionen behöver det framgå att det som uttrycks är upphovsmannens/projektets åsikt samt att EU-kommissionen inte ansvarar för eventuell användning av det offentliggjorda materialet eller informationen om detta.  

Allt material som relaterar till ert projekt och som publiceras och kommuniceras (även digitalt) enligt kontraktet behöver därför förses med en ansvarsfriskrivning/disclaimer.  

Logotyp och information om visuell identitet på EU- kommissionens webbplats.