Projektsida Erasmus+ korttidsprojekt yrkesutbildning

Programhandledningen, Erasmus+ Programme Guide, är EU-kommissionens regelverk om programmet. Här hittar du bland annat information om prioriteringar och giltighetskriterier. I programhandledningen finns även de bedömningskriterier som våra externa bedömare utgick ifrån vid sin bedömning av projektansökan. I slutet av handledningen finns också en ordlista där ord som används i Erasmus+ sammanhang förklaras.

Programhandledningen kommer i en ny version varje år och är kopplad till respektive kontraktsår. Handledningen kan komma att uppdateras under året och det är alltid den senaste versionen som gäller för respektive projekt.

Använd gärna den engelska versionen av programhandledningen eftersom det underlättar för er att känna till den engelska vokabulären i kontakt med partners i andra länder. Den engelska versionen har även tolkningsföreträde framför annan information.

Programhandledningarna från alla år hittar du på EU-kommissionens webbplats.

För projekt beviljade 2022

Erasmus+ Programme Guide 2022 (Version 2), EU-kommissionens webbplats

För projekt beviljade 2023

Erasmus+ Programme Guide 2023 (Version 3), EU-kommissionens webbplats

För projekt beviljade 2024

Erasmus+ Programme Guide 2024 (Version 1), EU-kommissionens webbplats

För projekt beviljade 2025

Erasmus+ Programme Guide 2025 (Version 2), EU-kommissionens webbplats

Relevanta rubriker för korttidsprojekt i programhandledningen: 

• Part B: Key Action 1: Learning Mobility of Individuals.
• Avsnitt om mobilitet inom den sektor ni tillhör.
• Part D: Glossary of terms.

Ert projekt måste genomföras i enlighet med Erasmusprogrammets kvalitetskriterier. När ni slutrapporterar ert projekt så bedöms er slutrapport bland annat på hur väl ni har genomfört ert projekt i enlighet med kvalitetskriterierna.

Kvalitetskriterier för projekt inom Erasmus+ mobilitet, EU-kommissionens webbplats

Innan ni påbörjar ert projekt undertecknar ni ett kontrakt med Universitets- och högskolerådet.

Kontraktet skickas till er för signering inför projektstart. Innan ni signerar kontraktet och påbörjar ert projekt ska ni noggrant läsa igenom ert kontrakt samt de bilagor som hör till.

I ert huvudkontrakt hittar ni er totala budget och information om utbetalningar. Ni hittar även information om era skyldigheter som projektägare, vilka regler som gäller för er vid exempelvis rapportering, begäran om ändringar, tillägg till kontraktet och budgetöverföringar.

Kontraktsbilagan för er projektspecifika budget skickar vi till er tillsammans med ert kontrakt eftersom denna bilaga är specifik just för ert projekt.

Dokumentet innehåller information om er beviljade projektbudget, hur den är fördelad mellan olika aktiviteter och hur ni ska tänka i användandet av er budget och planeringen av aktiviteter.

I kontraktsbilagan med de ekonomiska reglerna finns information om vilka underlag ni måste kunna visa upp vid granskningar eller kontroller (till exempel underlag som styrker samtliga deltagares medverkan i projektet), vilka regler som gäller för varje beviljad budgetpost (till exempel för inclusion support och andra faktiska kostnader), med mera.

För projekt beviljade 2023

Bilaga 2: Regler för stödberättigande kostnader KA122 yrkesutbildning 2023 (pdf)

För projekt beviljade 2024

Bilaga 2: Regler för stödberättigande kostnader KA122 yrkesutbildning 2024 (pdf)

För projekt beviljade 2025

Bilaga 2: Regler för stödberättigande kostnader KA122 yrkesutbildning 2025 (pdf)

I kontraktsbilagan med bidragsbelopp hittar ni aktuella schablonbelopp. Det är dessa belopp som gäller när ni redovisar era aktiviteter och som ert projekts budgetförbrukning baseras på.

För projekt beviljade 2023

Bilaga 3: Bidragsbelopp KA122 yrkesutbildning 2023 (pdf)

För projekt beviljade 2024

Bilaga 3: Bidragsbelopp KA122 yrkesutbildning 2024 (pdf)

För projekt beviljade 2025

Bilaga 3: Bidragsbelopp KA122 yrkesutbildning 2025 (pdf)

I kontraktsbilagan med särskilda bestämmelser hittar ni information om bland annat budget, hantering av personuppgifter, rapportering och kontroller.

För projekt beviljade 2023

Bilaga 5: Särskilda bestämmelser KA122 yrkesutbildning 2023 (pdf)

För projekt beviljade 2024

Bilaga 5: Särskilda bestämmelser KA122 yrkesutbildning 2024 (pdf)

För projekt beviljade 2025

Bilaga 5: Särskilda bestämmelser KA122 yrkesutbildning 2025 (pdf)

Till kontraktet finns avtalsmallar för genomförandet av ert projekt. Under projektets gång ska ni upprätta vissa avtal och säkerställa viss dokumentation. De är till stöd för er projektadministration och är en viktig del i att bidra till en hög kvalitet i projektet. Vilka avtal som krävs för olika aktiviteter och hur ni hanterar aktiviteterna: Aktiviteter - inför, under och efter.

Vad: Ni tillbringar en period utomlands för att lära av kollegor.

Var: Vid en mottagande organisation i ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 60 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Särskilt krav: Ett individuellt lärande ska ske för den som jobbskuggar och en handledare ska finnas på mottagande organisation.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

För projekt beviljade 2023 och 2024

Vad: Kurs/utbildning med ett tydligt lärandemål. Kursdeltagarna måste komma från minst två olika programländer och kursen måste innehålla moment där deltagarna aktivt interagerar och har ett utbyte med varandra.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 30 dagar.

Budget: Schablonbelopp för kursavgifter (maximum 10 dagar), resa och uppehälle och organisatoriskt stöd

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant Agreement with Participants).
• Kursbeskrivning eller motsvarande (utfärdas av kursarrangör).
• Kursintyg (utfärdas av kursarrangör).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

För projekt beviljade 2025

Vad: Kursen ska vara strukturerad med förbestämt program och lärandemål. Interaktion och aktivt deltagande med deltagare och kursledare är ett krav.  Konferenser där det inte sker någon interaktion är inte giltiga. Kursens innehåll måste vara relevant för den deltagande personalens yrkeskompetens och för projektets eller ackrediteringens mål.

Kursdeltagarna måste komma från minst två olika programländer. Max 3 personer från samma sändande organisation och max 10 personer från samma konsortium kan delta i samma kurs. Varje person får endast delta i en kurs per projekt. Deltagarna måste arbeta inom den sändande organisationen eller regelbundet samarbeta med denna.

Högst 50 procent av det beviljade projektbidraget kan användas för kurser. Undantagsvis är gränsen 20 000 euro för projekt med en totalt beviljad budget på upp till 40 000 euro.

Kursarrangörerna är oberoende av Erasmus+programmet. Val av kurser är projektägarens ansvar.

Var: I ett annat programland där värdorganisationen är juridiskt etablerad.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 10 dagar.

Budget: Schablonbelopp för kursavgifter (maximum 10 dagar), resa och uppehälle och organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant Agreement with Participants).
• Kursbeskrivning eller motsvarande (utfärdas av kursarrangör).
• Europass Mobility eller liknande dokument där uppnådda läranderesultat erkänns, exempelvis kursintyg (utfärdas av kursarrangör).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad: Bedriva undervisning vid en mottagande organisation.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 365 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle och organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad: Lärandeperiod med stark arbetsplatsförlagt fokus (APL/LIA). Starkt arbetsplatsförlagt fokus innebär att om lärandeperioden spenderas på en skola måste minst 50 procent av tiden genomföras på en arbetsplats eller i en skolmiljö med specifikt designade lokaler för arbetsförlagt lärande. Nyutexaminerade kan delta i aktiviteter upp till 12 månader efter examen. Om deltagaren fullgjort värnplikt efter examen förlängs 12-månadersperioden med den tid värnplikten varade. Aktiviteterna är individuella.

Var: Vid en utländsk mottagande organisation i ett annat programland.

Hur länge: Minimum 10 dagar och maximum 365 dagar. För deltagare med begränsade möjligheter kan minsta antal dagar vara 2.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module)

Aktiviteten gäller inte för projekt beviljade 2023.

För projekt beviljade 2024

Vad: Minst två studerande upp till och med gymnasial nivå (SEQF-nivå 4) kan delta i lärande utomlands tillsammans med studerande från en mottagande yrkesutbildningsanordnare. Lärandeaktiviteterna ska planeras och genomföras tillsammans med den mottagande yrkesutbildningsanordnaren. En lärare eller annan ansvarig personal följer med under hela perioden.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 30 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för medföljande pedagogisk personal men inte för de studerande (Grant agreement with participants).
• Lärandeprogram (Learning Programme).
• Deltagarlista tillsammans med lärandeprogram (Learning Programme).
• Deltagarrapport (Participant report som lämnas in av ansvarig medföljande pedagogisk personal).

För projekt beviljade 2025

Vad: Minst två studerande upp till och med gymnasial nivå (SEQF-nivå 4) kan delta i lärande utomlands tillsammans med studerande från en mottagande yrkesutbildningsanordnare. Lärandeaktiviteterna ska planeras och genomföras tillsammans med den mottagande yrkesutbildningsanordnaren. En lärare eller annan ansvarig personal följer med under hela perioden och vägleder deltagarnas inlärningsprocess. Gruppverksamheten måste omfatta studerande från minst två programländer.

Var: Hos en mottagande yrkesutbildningsanordnare i ett annat programland där värdorganisationen är juridiskt etablerad, samt vid en av EU:s institutioner om verksamheten organiseras vid eller i samarbete med en EU-institution. I undantagsfall kan verksamheten äga rum på en annan plats i den mottagande organisationens land, om det är motiverat på grund av innehållet i och kvaliteten på verksamheten, men måste alltid genomföras tillsammans med den mottagande skolans elever. Varje mobilitetsverksamhet får endast äga rum i ett land. Gruppmobilitet till kommersiella verksamheter, exempelvis språkskolor, är inte giltigt.

Vem: Förutom studerande vid den sändande organisation även nyexaminerade från den sändande organisationen (upp till 12 månader efter examen).

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 30 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för medföljande pedagogisk personal men inte för de studerande (Grant agreement with participants).
• Lärandeprogram (Learning Programme).
• Deltagarlista tillsammans med lärandeprogram (Learning Programme).
• Deltagarrapport (Participant report som lämnas in av ansvarig medföljande pedagogisk personal).

Vad: Aktivt deltagande i yrkestävling. Nyutexaminerade kan delta i aktiviteter upp till 12 månader efter examen. Om deltagaren fullgjort värnplikt efter examen förlängs 12-månadersperioden med den tid värnplikten varade. Aktiviteterna är individuella.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 1 dag och maximum 10 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Överenskommelse om vilket lärande som ska ske (valfritt format).
• Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad: Lärarstuderande eller nyutexaminerade lärare från ett annat programland praktiserar hos er.

Var: På er organisation i Sverige.

Hur länge: Minimum 10 och maximum 365 dagar.

Budget: Schablonbelopp för organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Lärandeavtal (Learning Agreement) – valfritt format.
• Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass eller närvarointyg.
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad: För att stärka undervisningen och lärandet vid er organisation bjuder ni in expert från annat programland.

Var: På er organisation i Sverige.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 60 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Programme provided by an invited expert).

Vad: Planera för och lägga grunden till kommande aktiviteter inom projektet. Kan göras för kommande personal- och studerandemobiliteter, förutom kurser. Maximalt 3 personer kan delta i ett förberedande besök och samma mottagande organisation kan endast besökas en gång. Besöken ska kopplas till kommande giltiga aktiviteter i projektet.

Var: Hos en mottagande organisation utomlands där ni planerar att genomföra mobiliteter.

Budget: Engångsbelopp i form av schablon.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Överenskommelse om vilket lärande som ska ske (valfritt format).
• Vistelseintyg – valfritt format.

När ni har valt ut dem som ska delta i ert projekt är det viktigt att de får all den information de behöver för att kunna genomföra sin mobilitet (utlandsvistelse) på ett tillfredsställande sätt.

Informera de utresande om vad som gäller angående visum, försäkringar, språk, den mottagande organisationen, rimliga förväntningar och annat som kan vara relevant för det aktuella resmålet.

Se till att alla aktörer (det vill säga sändande organisation, deltagaren som ska resa och mottagande organisation) vet vilket ansvar var och en har i den här processen. De organisationer och individer som deltar ska veta vad de kan förvänta sig och vad som förväntas av dem. Mobilitetsaktiviteterna ska syfta till att uppnå något eller några av de mål som angivits i er Erasmusplan.

Samarbetsländer där ni kan genomföra era aktiviteter inom Erasmus+ korttidsprojekt är EU:s medlemsländer och de tredjeländer som är associerade till Erasmus+ (Norge, Island, Liechtenstein, Turkiet, Nordmakedonien och Serbien). Alla dessa kallar vi programländer.

Det finns flera typer av dokumentation och kraven på vilka underlag som krävs kan variera mellan olika aktiviteter. Syftet med underlagen är att inför genomförandet säkerställa att det finns en väl förankrad plan för innehåll och genomförande samt att efter genomförandet intyga genomförande och resultat.

• Avtal med deltagare är till för att tydliggöra överenskommelsen om vilket lärande som ska ske.
• Bidragsavtal fastställer ekonomiska och rättsliga ramar för deltagandet.

Regler som gäller för dokumentation hittar ni i kontraktsbilagan om regler för ekonomi och i Erasmus kvalitetskriterier. I kontraktsbilagan för regler om ekonomi specificeras vilka intyg som krävs för olika aktiviteter. I Erasmus kvalitetskriterier (Erasmus quality standards) framgår att alla förväntade läranderesultat för en mobilitetsperiod måste vara överenskomna i förväg mellan berörda parter.

Som projektägare behöver ni säkerställa att de dokument som krävs för respektive aktivitet upprättas inför och efter genomförandet.

Inför genomförandet av aktiviteten ska ni upprätta avtal om vilket lärande som ska ske med den mottagande organisationen. Avtalet är mellan deltagaren, sändande organisation och mottagande organisation och ska tas fram och undertecknas innan mobilitetens första dag.

Ni använder de avtalsmallar som gäller för det år ert projekt beviljades.

För projekt beviljade 2023

• Lärandeavtal, individuell aktivitet:

Learning agreement 2023 (word), svensk version: Lärandeavtal 2023 (word)

• Lärandeprogram, gruppaktivitet:

Learning programme for group activities 2023 (word), eller svensk version: Lärandeprogram för gruppaktiviteter 2023 (word)

• För inbjudna experter:

Learning programme provided by an invited expert 2023 (word), eller svensk version: Lärandeprogram för inbjuden expert 2023 (word)

• Inför ett förberedande besök:

Preparatory visit Erasmus+ (word)

För projekt beviljade 2024

• Lärandeavtal för individuell aktivitet:

Learning agreement 2024 (word), svensk version: Lärandeavtal 2024 (word)

• Lärandeprogram för gruppaktivitet:

Learning programme for group activities 2024 (word), eller svensk version: Lärandeprogram för gruppaktiviteter 2024 (word)

• För inbjudna experter:

Learning programme provided by an invited expert 2024 (word)

• Inför ett förberedande besök:

Preparatory visit Erasmus+ (word)

För projekt beviljade 2025

• Lärandeavtal för individuell aktivitet:

Learning agreement 2025 (word), svensk version: Lärandeavtal 2025 (word)

• Lärandeprogram för gruppaktivitet:

Learning programme for group activities 2025 (word), eller svensk version: Lärandeprogram för gruppaktiviteter 2025 (word)

• För inbjudna experter:

Learning programme provided by an invited expert 2025 (word)

• Inför ett förberedande besök:

Preparatory visit Erasmus+ (word)

För de flesta aktiviteter behöver ni inför genomförandet även upprätta ett bidragsavtal som säkerställer det rättsliga ramverket för mobiliteten.

• Avtalet är mellan projektägaren och de personer som deltar i och ska tilldelas medel inom projektet.
• Ska tas fram och undertecknas innan mobilitetens första dag.

Ni använder de avtalsmallar som gäller för det år ert projekt beviljades.

För projekt beviljade 2023

Individuellt avtal, Grant agreement with participants:

Grant agreement with participants 2023 (word) eller svensk version: Bidragsavtal för individuell mobilitet 2023 (word)

För projekt beviljade 2024

Individuellt avtal, Grant agreement with participants:

Grant agreement with participants 2024 (word)

För project beviljade 2025

Individuellt avtal, Grant agreement with participants:

Grant agreement with participants 2025 (word) eller svensk version: Bidragsavtal för individuell mobilitet 2025 (word)

Genom Erasmus+ finns möjlighet att få stöd för att dels testa, dels utveckla sina språkkunskaper. Språkstödet erbjuds studerande och personal som har fått en mobilitet beviljad genom programmet.

Erasmus+ Online Language Support, OLS, ger stöd i form av webbaserade språktest och kurser. Deltagaren testar sin språknivå och kan sedan välja att gå en eller flera onlinekurser i valfritt språk.

Vilka som gör språktest

Det är frivilligt för mobilitetsdeltagarna att delta i språktest och kurser. Vi rekommenderar att alla deltagare använder detta stöd, då det ytterligare stärker kvaliteten i utbytet.

I dagsläget finns flera språk tillgängliga på plattformen. På sikt kommer samtliga officiella EU-språk finnas tillgängliga i språkstödet.

Om språktestet

Språktestet är diagnostiskt och syftet är således att identifiera vilken språknivå deltagarna ligger på. Bedömningen följer den gemensamma europeiska referensramen för språk, Common European Framework of Reference for Languages (CEFR) där A1 är nybörjarnivå och C2 är avancerad nivå.

• De nivåer som erbjuds är A1-C2.
• Nivån på frågorna anpassas kontinuerligt utifrån svaren.
• När testet är klart får deltagaren veta på vilken nivå hen ligger enligt CEFR, per del och sammanlagt.

Språktesten på plattformen EU Academy

Dessa språktest kan idag inte kopplas till ett specifikt Erasmus+projekt och det kommer inte heller gå att följa deltagandet (exempelvis se om deltagaren har gjort sitt test). Det pågår en utveckling av plattformen EU Academy som successivt ska bli mer automatiserad och ihopkopplad med Beneficiary Module.

Frivilliga språkkurser

En deltagare kan utifrån önskemål och behov gå en webbaserad språkkurs. En kurs kan påbörjas först efter att hen genomfört språktestet. Deltagaren har tre år på sig, från det att hen loggat in, att slutföra kursen. Det är möjligt att delta i flera kurser.

Plattformen EU Academy

Plattformen där testen och kurserna utförs heter EU Academy. För att kunna logga in behövs ett så kallat EU Login. Detta login är samma som för andra EU-plattformar.

EU Academy finns på EU-kommissionens webbplats.

För deltagare som inte har ett EU Login sedan tidigare finns en grundläggande kurs om plattformen EU Academy. 

Inbjudan till era deltagare

Som projektägare kan ni skicka ett mejl till deltagaren om att registrera sig i plattformen och att göra språktestet.

Mall som kan användas i utskicket till deltagaren:

Sample invitation to join and registrate on Online Language Support, OLS

The brand-new Online Language Support (OLS) is waiting for you!

It provides a range of interactive and engaging language learning activities to help you learn a new language or master a language you’ve already studied. The best part is that it’s designed to cater specifically to the needs of each learner.

This means you’ll enjoy a unique language learning experience, which you can embark on at your own pace.

So, what are you waiting for? Whether it’s learning the basics of French or mastering native-level German, click here to get started.

It only takes a few seconds to set up your profile and begin your language learning journey today! Our intro module quickly walks you through the process of creating an account, which you can use to access OLS and lots of other short courses on the EU Academy.

För support

Har du frågor om regelverket för språkstödet och hur de ska användas, kontakta oss via e-post:

Yrkesutbildning: ka1yrkes@uhr.se / Skola: ka1skola@uhr.se / Vuxnas lärande: ka1vux@uhr.se

Uppge alltid ert projektnummer när du kontaktar oss.

Hitta direkt

Core restricted area: Learn a new language, EU Academy - för deltagare inom Erasmus+

Open area: Learn the basics of 22 languages with the Online Language Support, EU Academy – öppet för alla medborgare

Språktesten på plattformen EU Academy

Språkkurserna på plattformen EU Academy

Medföljande person följer med deltagare på en mobilitet för att överbrygga hinder som deltagaren/deltagarna möter under sin mobilitet. Uppdraget är att säkerställa deltagarens trygghet och för att ge stöd och vägledning, samt assistera deltagaren att uppnå ett effektivt lärande under mobiliteteten. Den medföljande genomför alltså inte en egen mobilitetsaktivitet med eget lärandeprogram. 

Medföljande person vid individuella mobiliteter är möjligt vid följande situationer: 

• Följa med deltagare med begränsade möjligheter enligt Erasmus+programmets definition som ni hittar i Erasmus+ programhandledning
• Följa med en underårig eller ung person med liten erfarenhet av utlandsvistelser

Sändande organisation bedömer i samråd med berörda personer (deltagare, vårdnadshavare etcetera) deltagarens behov av en medföljandes stöd och hjälp under mobiliteten.

Inom er organisation kan ni ta emot deltagare från Ukraina i aktiviteter motsvarande de som är giltiga inom den del av Erasmusprogrammet där ni driver ert projekt. Ni kan till exempel ta emot lärare för jobbskuggning eller ta emot studerande för APL/LIA. Aktiviteterna ska ske inom ramen för målen för just ert projekt. För att kunna genomföra dessa aktiviteter måste det upprättas ett tilläggskontrakt (addendum).

Om ni är intresserade av detta, kontakta oss på erasmusplus@uhr.se. Berätta vilka planer ni har så får ni mer information och en ansökningsblankett. Ange ert projektnummer när ni kontaktar oss.

Dokumentation i form av intyg och deltagarrapporter efter genomförandet ska säkerställa att mobiliteten har genomförts och visa vilka lärandemål som har uppnåtts samt ge en bild av deltagarens upplevelse.

Regler som gäller för dokumentation hittar ni i kontraktsbilagan om regler för ekonomi och i Erasmus kvalitetskriterier. I kontraktsbilagan för regler om ekonomi specificeras vilka intyg som krävs för olika aktiviteter. I Erasmus kvalitetskriterier (Erasmus quality standards) framgår att alla förväntade läranderesultat för en mobilitetsperiod måste vara överenskomna i förväg mellan berörda parter. Ni behöver som projektägare säkerställa att de dokument som krävs för respektive aktivitet upprättas inför och efter genomförandet. 

Efter genomförandet av aktiviteten behöver ni ett intyg på att aktiviteten har genomförts. Reglerna för intygen kan skilja sig åt mellan olika år och definieras i kontraktsbilaga 2, regler för ekonomi. Intyget ska säkerställa att mobiliteten har genomförts och visa vilka lärandemål som uppnåddes. Intyget kan se olika ut men ska minst visa:

• Deltagarens/deltagarnas namn (inklusive medföljande personer).
• Mobilitetens syfte (utförda aktiviteter, metoder, uppnådda läranderesultat).
• Mobilitetens start- och slutdatum.
• Plats för mobiliteten.
• Underskrift av vistelseintyget. Vem eller vilka som ska underteckna står i kontraktsbilaga 2, regler för ekonomi.
• Ska tas fram och undertecknas tidigast mobilitetens sista dag.

Om ni redovisar deltagare med begränsade möjligheter och ansöker om inkluderingsstöd för organisationer behövs även ett intyg för detta.

För projekt beviljade 2023

• Intyg över lärandet, individuell aktivitet:

Learning agreement complement 2023 (word), svensk version: Komplement till lärandeavtal 2023 (word)

• För gruppaktivitet:

Närvarointyg i form av deltagarlistan tillsammans med lärandeprogrammet som upprättades inför aktiviteten.

För projekt beviljade 2024

• Intyg över lärandet, individuell aktivitet:

Learning agreement complement 2024 (word), svensk version: Komplement till lärandeavtal 2024 (word)

• För gruppaktivitet:

Närvarointyg i form av deltagarlistan tillsammans med lärandeprogrammet som upprättades inför aktiviteten.

För projekt beviljade 2025

• Intyg över lärandet, individuell aktivitet:

Learning agreement complement 2025 (word), svensk version: Komplement till lärandeavtal 2025 (word)

• För gruppaktivitet:

Närvarointyg i form av deltagarlistan tillsammans med lärandeprogrammet som upprättades inför aktiviteten.

För alla projekt, oavsett beviljandeår

• Förberedande besök

Intyg efter ett förberedande besök: Preparatory visit - Certificate after completion (word)

• För medföljande personal

Intyg efter mobilitet: Accompanying person - Certificate after completion (word)

• Gröna resor

Om minst hälften av resan genomförts med gröna färdmedel behöver ni för individuella mobiliteter ha ett intygande om gröna resor i bidragsavtalet med deltagaren.

För gruppmobiliteter krävs ett separat intyg: Intyg om hållbar resa vid gruppmobilitet (word)

• Inkluderingsstöd

Om ni redovisar deltagare med begränsade möjligheter och ansöker om inkluderingsstöd för organisationer behövs även ett intyg för detta: Intyg och motivering för inkluderingsstöd till organisationen (word)

• Europass:

Europass Group learning programme (word)

Europass Learning agreement and certificate of learning outcomes (word)

Europass Learning agreement and certificate of learning outcomes - User guidance (word)

Deltagare ska efter genomförd mobilitet besvara en deltagarrapport - Participant report.

Deltagarrapporten är ett frågeformulär som skickas automatiskt till berörda deltagare i samband med att aktiviteten avslutas och alla obligatoriska fält för mobiliteten har fyllts i (mobiliteten behöver ha status ”Complete” i Beneficiary Module). Se därför till att mobiliteten är registrerad korrekt i Beneficiary Module och att deltagarens mejladress stämmer.

Deltagarrapporterna kan utgöra ett bra underlag för att till exempel följa upp samarbetspartner, eller ert eget arbete med era in- och utresande deltagare.

När ni har genomfört mobiliteter kan ni fokusera på utvärderings- och spridningsaktiviteter.

För vidare till kollegor, berätta för andra om vad ni gjort, sprid till andra aktörer som till exempel kommun eller region, gå ut via media, involvera så många i organisationen som möjligt, även de som inte har deltagit själva.

Stöd och tips för spridningsaktiviteter finns under fliken Rapportering och uppföljning.

Registrera mobiliteter kontinuerligt under pågående projekt, eftersom det är i samband med registreringen ni kan se den faktiska budgeten för varje mobilitet. I den tilldelade budgeten ser ni endast ett genomsnittligt totalbelopp för varje mobilitet och dag. När ni fyller på med mer specifik information i redovisningen regleras summan utifrån exempelvis mobilitetens längd och reseavstånd.

Dokumentera och utvärdera ert projekt kontinuerligt. Projektdeltagare som genomför en mobilitetsperiod inom ert projekt lämnar in sina utvärderingar i Beneficiary Module efter genomförd mobilitet. Använd dessa i ert utvecklings- och utvärderingsarbete. Deltagarrapporterna (participant report) som skickas från Beneficiary Module efter avslutad och registrerad mobilitetsperiod är en mycket viktig del av er slutrapport.

De medel som ert projekt har beviljats ska bidra till att täcka resor, dagligt uppehälle och kostnader för förberedelser med mera. Budgetposterna har olika schabloner som genereras automatiskt i Beneficiary Module när ni registrerar en deltagare.

Schablonerna kan variera från år till år. De bidragsbelopp som gäller för ert projekt hittar ni i kontraktsbilagan om bidragsbelopp. Kontraktsbilagor och budgetregler finns under Regelverk, kontrakt och ekonomi.

Beviljade bidrag betalar vi ut i två omgångar.

• Den första utbetalningen om 80 procent av det beviljade bidraget betalas ut efter att vi fått in ert underskrivna kontrakt.
• En eventuell andra utbetalning eller utfärdande av återkrav på resterande belopp görs efter projektet slutrapporterat.

För att beräkna avstånd och därmed resekostnader använder ni EU-kommissionens avståndsräknare Distance calculator. Det resultat ni får fram visar det avstånd som gäller för aktuell mobilitet och ni kan då få fram ett exakt belopp för aktuell reseschablon i aktuell kontraktsbilaga för respektive projektår. 

Beräkna resekostnader baserat på avstånd mellan städer med Distance calculator (EU-kommissionens webbplats)

För beräkning av valutakurs, använd Europeiska centralbankens växelkursomräknare.

Beräkna valutakurs via Europeiska centralbanken, växlingskurs euro-SEK

En mottagande organisation (receiving organisation) är den organisation där mobiliteten äger rum, till exempel där eleven gör praktik eller där personalen jobbskuggar.

Det är tillåtet att vid behov använda sig av en stödjande organisation (supporting organisation). Uppgifter som kan utföras av stödjande organisationer är begränsade till praktiska och logistiska uppgifter.

Om er organisation väljer att vända sig till en stödjande organisation behöver ni noga läsa det som framgår om delegering av uppgifter och hur ni kan och får arbeta med stödjande organisationer i ert kontrakt, i Erasmus kvalitetskriterier samt det som framgår om stödjande organisationer i dokumentet Guidance for working with supporting organisations (pdf).

För projekt beviljade från och med 2025 

Innan ni börjar använda en stödjande organisation behöver ni ett godkännande från UHR. För det ansöker ni om begäran om kontraksändring. 

Ladda ned och fyll i Ansökan om begäran av kontraktsändring - tillägg av stödjande organisationer (word)

Skicka ansökan till erasmusplus@uhr.se

När man driver ett projekt blir det kanske inte alltid så som man har planerat för. 

• Deltagarna kanske inte kan åka när det väl blir dags. 
• Deltagare kanske måste avbryta och åka hem i förväg. 
• Mottagarorganisationerna kanske inte kan ta emot de deltagare som är överenskommet. 
• Ni kanske byter kontaktperson eller firmatecknare för projektet.

Om ni behöver fråga om eller diskutera förändringar är ni alltid välkommen att kontakta oss.

Force majeure

Om ni har kostnader i samband med en avbruten mobilitet (till exempel för ej avbokningsbara boenden) som ni önskar få täckning för, så kan ni ansöka om force majeure. 

Om något oförutsett händer som ligger utanför deltagarens eller projektets kontroll och som påverkar möjligheten att genomföra mobiliteten som planerat kan ni ansöka om att åberopa force majeure. Exempelvis kostnader i samband med en avbruten mobilitet (till exempel för ej avbokningsbara boenden) som ni önskar få täckning för. Avsikten med att ansöka om force majeure är att kostnader som uppstår i samband med sådana händelser inte ska belasta deltagare eller organisationen.

Vad är force majeure?

Force majeure kan översättas till större kraft och är ett begrepp som beskriver det tillstånd där ett villkor kan uppfyllas trots att det som avtalats ej genomförts på det sätt som var tänkt. I Erasmus+sammanhang handlar force majeure om möjligheten att få behålla medel även fast en aktivitet blivit avbruten eller ej genomförts.

Så fungerar ansökan

I händelse av inställd mobilitet eller vid ett avbrott är det möjligt att åberopa force majeure. Det görs via ett särskilt ansökningsformulär. I ansökan beskriver ni orsaken till avbrottet eller den inställda mobiliteteten. Observera att force majeure endast kan åberopas när anledningen till avbrottet eller den inställda mobiliteten kan bedömas vara oförutsedd samt utanför deltagarens eller projektägarens kontroll. Bedömningen av huruvida händelsen omfattas av force majeure görs av UHR.

Innan ansökan skickas in är det viktigt att först undersöka möjligheterna att få tillbaka medel kopplade till den inställda aktiviteten, till exempel genom försäkringar eller avbeställningsskydd.

Vid beviljad ansökan om force majeure kan er organisation redovisa kostnader för aktiviteter trots att de ej genomförts som planerat vid slutrapporteringen. Ett bifall innebär inte ytterligare projektmedel och beviljas endast inom ramen för befintlig budget.

Schablonbelopp

Force majeure beviljas i huvudsak i schablonbelopp.

Vid avbruten mobilitet innebär det att:

• Projektet kan få behålla medel för uppehälle i enlighet med det antal dagar som mobiliteten genomförts och för det antal dagar som inte kan avbokas (till exempel boende).
• Projektet kan få behålla reseschablon.

Vid ej genomförd mobilitet innebär det att:

• Projektet kan få behålla medel för uppehälle i enlighet med det antal dagar som ej kan avbokas.
• Projektet kan få behålla reseschablon.

I särskilda fall kan det vara möjligt att ansöka om att redovisa faktiska kostnader. Det kan till exempel handla om att projektet har haft kostnader som är mycket lägre eller högre än aktuella schablonbelopp. I sådant fall måste underlag som styrker utgifterna kunna uppvisas.

Notera att i de fall medel för faktiska kostnader beviljas måste dessa rymmas inom ramen för projekts totala budget, inga extra medel kan tillföras projektet. Vid bifall får projektet alltid behålla organisationsstöd för den avsedda mobiliteten. En individuell bedömning görs i varje fall.

Tänk på att

• Inte ändra uppgifter i Beneficiary Module förrän Universitets- och högskolerådet har handlagt er ansökan.
• Endast ange mobilitetsnummer. Ange inte deltagarens namn i ansökningsformulär, i filnamn eller i mejl.
• Inte bifoga underlag såsom kvitton, läkarintyg eller dylikt. Spara dessa för eventuell revision.
• Universitets- och högskolerådet inte ger besked innan vi handlagt ansökan.

Ansökningsformulär

Ansökan om att åberopa force majeure (pdf)

Mejla ansökan om att åberopa force majeure till Universitets- och högskolerådet. När vi handlagt er ansökan kontakter vi er via mejl.

Ett projekt kan pågå från 6 till 18 månader. Om ert projekt är kortare än 18 månader finns det möjlighet att ansöka om förlängning upp till 18 månader. Ni ansöker då om ändring av projektets kontrakt (grant agreement):

Erasmus+ ansökan om ändring av kontrakt KA122 (word) 

Fyll i ansökan elektroniskt och mejla till erasmusplus@uhr.se. Ni behöver inte signera ansökan.

UHR ska ha fått er ansökan senast en månad innan det beviljade projektets slutdatum.

Projektägare ska spara all projektdokumentation. Om ni har en beviljad projektbudget på max 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 3 år och om ni har en beviljad budget på mer än 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 5 år efter att er slutrapport har godkänts.

De dokument ni behöver spara i projektet och som ni ska kunna visa upp vid en eventuell granskning är avtal inför mobiliteten, intyg på genomförd mobilitet samt kvitton för de eventuella budgetposter ni har redovisat som faktiska kostnader (”exceptional costs” för dyra resor och visakostnader, inkluderingsstöd för individer och faktiska kostnader som redovisas i samband med force majeure).

Kvitton för kostnader inom ramen för de budgetposter som redovisas mot schabloner behöver ni inte redovisa vid en eventuell granskning av UHR. Observera dock att kvitton kan behövas i er organisations interna redovisning. Vid förfrågan från UHR ska ni kunna visa er interna bokföring av projektmedel. Av bokföringen ska det framgå hur projektmedlen har använts.

UHR har uppdraget att stödja projektägare inom Erasmus+ i Sverige. Det mesta av den information och de dokument som behövs för att kunna driva projekten finns samlat här på webbplatsen.

Ibland förekommer det att vi gör så kallade monitoreringar digitalt eller på plats hos er projektägare för att ge er stöd, diskutera projektet och fånga upp eventuella utmaningar och hitta lösningar. Om det blir aktuellt för ert projekt kontaktar vi er i förväg och bokar in en lämplig tid. Ni är också välkomna att kontakta oss via e-post för specifika frågor.

Slutrapporten innehåller:

• redovisning av genomförda aktiviteter och budget
• deltagarrapporter
• era svar på frågor i ett slutrapporteringsformulär.

När ni skickar in slutrapporten behöver ni bifoga en ”Declaration on honour” som har signerats av er organisations firmatecknare.

Det är bra om ni meddelar förändringar, exempelvis byte av firmatecknare, till UHR i god tid innan ni skickar in slutrapporten.

Om ni inte har kunnat genomföra några aktiviteter alls under projektperioden – meddela oss på UHR innan ni slutrapporterar.

Projektsidan i Beneficiary Module använder ni för att löpande administrera och följa upp ert projekt. Här registrerar ni de organisationer som tar emot deltagare, registrerar deltagare och deras mobilitetsperioder samt skickar och tar emot deltagarrapporter.

På projektsidan finns också det rapportformulär som ni vid projektets slut använder för att beskriva genomförandet och motivera eventuella förändringar som har skett under projektets gång.

Förberedelser

• Kontrollera att rapporterade mobiliteter är kompletta – status ”Complete”.
• Kontrollera att alla deltagarrapporter har kommit in – status ”Submitted”.
• Observera att deltagarrapporter för inställda mobiliteter med force majeure inte behöver lämnas in.
• Vid beviljad force majeure, kontrollera att budget överensstämmer med force majeure-beslutet.
• Meddela förändringar, till exempel byte av firmatecknare, till UHR innan slutrapporten skickas in.
• Läs igenom projektansökan innan ni börjar med slutrapporten.

Slutrapportens innehåll

• Beskriv projektgenomförandet utifrån Erasmus kvalitetskriterier.
• Referera till projektets syfte/mål på måluppfyllelsen.
• Referera till deltagarrapporternas resultat.
• Besvara frågorna utförligt.

Ändringar under projektets gång/oförutsedda händelser

• Beskriv det ni har kunnat genomföra, där det är relevant.
• Förklara uteblivna aktiviteter.
• Om inget kunnat genomföras – meddela oss på UHR för ”termination no grant”.

UHR erbjuder tekniskt stöd i form av öppna webbinarier där ni kan ställa frågor om Beneficiary Module. Ingen anmälan behövs.

Hitta kommande webbinarier bland våra evenemang

Vi bjuder in alla projektägare till ett slutrapporteringsmöte i slutet av projektperioden. 

Under mötet går vi igenom bedömningskriterierna som våra bedömare utgår ifrån när de bedömer era rapporter. Vi går också igenom vad som är viktigt att tänka på vid de olika delarna av rapporteringen utifrån reglerna i ert kontrakt, både när det gäller redovisningen av er budgetförbrukning och era svar på frågorna i rapporten.

Bedömningen av er slutrapport sker i tre steg. UHR gör först en giltighetsgranskning där bland annat er Declaration on Honour kontrolleras.

Sedan kontrollerar vi er budgetredovisning, Det innebär att vi gör en bedömning om redovisade kostnader och aktiviteter är i enlighet med Erasmus+programmets regelverk.

Några projekt väljs ut för fördjupad granskning. Det innebär att man behöver lämna in underlag som styrker redovisade aktiviteter. Om det blir aktuellt med en fördjupad granskning kommer vi kontakta er efter inlämnad slutrapport.

I ett tredje steg gör UHR en kvalitetsbedömning av rapporten. Bedömningen resulterar i en poäng mellan 0 och 100.

När bedömningen av er slutrapport är klar skickar UHR ett avslutningsbrev till projektets firmatecknare och kontaktperson. Av avslutningsbrevet framgår UHR:s bedömning av projektet och er slutrapport samt information om slututbetalning eller återkrav.

Ibland utförs kontroller för att säkerställa att de projektmedel som delas ut används på rätt sätt, att projektet implementeras i enlighet med er ansökan och att obligatorisk dokumentation finns på plats hos er projektägare. Kontroller kan förekomma såväl under som efter projekttiden. Ibland ombeds ni skicka in underlag digitalt till UHR och i andra fall kan det vara ett fysiskt besök hos projektägare eller på andra platser kopplade till projektaktiviteter. Om ert projekt blir utvalt kommer vi att meddela er via e-post eller telefon och, om det gäller ett platsbesök, i samråd med er boka ett lämpligt datum för besöket. Efter kontrollen skickar vi återkoppling till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

Kontroller i form av platsbesök

Universitets- och högskolerådet kan komma att genomföra kontroller i form av platsbesök hos er eller på andra platser kopplade till projektaktiviteter. Det är viktigt att relevanta underlag så som vistelseintyg och avtal finns samlade och lättillgängliga hos organisationen. Vi kan även komma att begära in relevanta underlag via e-post. 

Syftet är att granska dokumentation samt kontrollera att projektet implementeras i enlighet med ansökan och Erasmusprogrammets regelverk. Om ert projekt blir utvalt kommer vi att meddela er via e-post eller telefon och, om det gäller ett platsbesök, i samråd med er boka ett lämpligt datum för besöket. Efter kontrollen skickar vi återkoppling till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

Kontroll efter avslutat projekt – fördjupad granskning

Enligt EU-kommissionens regler för Erasmus+ är Universitets- och högskolerådet ålagda att göra en fördjupad granskning av en viss procent av slutrapporterade projekt.

Om en fördjupad granskning blir aktuell för ert projekt får ni information om det när ni har lämnat in slutrapporten. Syftet är att kontrollera att de underlag ni projektägare samlat in, stämmer överens med uppgifterna i slutrapporten och uppfyller kraven i regelverket. Om ert ärende blir bland de slumpvis utvalda kommer vi att meddela er via e-post. När vår granskning är klar skickar vi ett avslutningsbrev till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

Konsekvenser vid avvikelse från regelverk

I fall där det framkommer att en organisation inte har arbetat i enlighet med regelverket kan Universitets- och högskolerådet fatta beslut som kan få ekonomiska konsekvenser.

• Använd befintliga mötesfora inom organisationen.
• Håll presentationer av erfarenheter för personal, referensgrupper, praktikhandledare på företag i kommunen, branschråd, regionala nätverk.
• Använd sociala medier under mobiliteten och efter.
• Spela in film. Här kan ni till exempel ta hjälp av deltagarna.
• Skriv artiklar och kontakta lokaltidningen och tipsa om vad ni kommit fram till, eller låt de som deltar i mobilitetsaktiviteterna skriva en artikel som lokaltidningen kan publicera.
• Sprid resultatet regionalt genom seminarier och möten.
• Organisationer, lokala politiker och branschorganisationer kan ta del av fysiska resultat som kan spridas vidare.
• Webbplatser, webbsidor och sociala medier.
• Workshops och öppet hus.
• Mässor, utställningar.
• Konferenser och seminarier.
• Press, tv.

För fler tips och råd om hur ni kan kommunicera era projektresultat, se EU-kommissionens guide:

Svenska: Så når du ut med ditt projekt (pdf).

Engelska: How to communicate your project (pdf). 

När ert projekt finansieras av EU-medel ska ni använda Europeiska unionens logotyp i er kommunikation och i det material som tas fram i projektet.

Utöver EU-logotypen och uppgift om att ert projekt har finansierats av EU-kommissionen behöver det framgå att det som uttrycks är upphovsmannens/projektets åsikt samt att EU-kommissionen inte ansvarar för eventuell användning av det offentliggjorda materialet eller informationen om detta.  

Allt material som relaterar till ert projekt och som publiceras och kommuniceras (även digitalt) enligt kontraktet behöver därför förses med en ansvarsfriskrivning/disclaimer.  

Logotyp och information om visuell identitet på EU- kommissionens webbplats.