Projektsida Erasmus+ ackreditering vuxnas lärande

Programhandledningen, Erasmus+ Programme Guide, är EU-kommissionens regelverk om programmet. Där finns bland annat information om prioriteringar och giltighetskriterier. I programhandledningen finns även de bedömningskriterier som våra externa bedömare utgick ifrån vid sin bedömning av projektansökan. I slutet av handledningen finns också en ordlista där ord som används i Erasmus+sammanhang förklaras.

Programhandledningen kommer i en ny version varje år och är kopplad till respektive kontraktsår. Handledningen kan komma att uppdateras under året och det är alltid den senaste versionen som gäller för respektive projekt.

Använd gärna den engelska versionen av programhandledningen eftersom det underlättar för er att känna till den engelska vokabulären i kontakt med partners i andra länder. Den engelska versionen har även tolkningsföreträde framför annan information.

Programhandledningarna från alla år finns på EU-kommissionens webbplats.

För projekt beviljade 2022

Erasmus+ Programme Guide 2022 (Version 2), EU-kommissionens webbplats

För projekt beviljade 2023

Erasmus+ Programme Guide 2023 (Version 3), EU-kommissionens webbplats

För projekt beviljade 2024

Erasmus+ Programme Guide 2024 (Version 1), EU-kommissionens webbplats

För projekt beviljade 2025

Erasmus+ Programme Guide 2025 (Version 2), EU-kommissionens webbplats

Relevanta rubriker för ackrediterade organisationer i programhandledningen: 

• Part B: Key Action 1: Learning Mobility of Individuals.
• Avsnitt om Erasmusackreditering.
• Avsnitt om mobilitet inom den sektor ni tillhör.
• Part D: Glossary of terms. 

Ert projekt måste genomföras i enlighet med Erasmusprogrammets kvalitetskriterier. När ni slutrapporterar ert projekt så bedöms er slutrapport bland annat på hur väl ni har genomfört ert projekt i enlighet med kvalitetskriterierna.

Kvalitetskriterier för ackrediterade projekt inom Erasmus+ mobilitet (engelska, pdf)

Innan ni påbörjar ert projekt undertecknar ni ett kontrakt med Universitets- och högskolerådet.

Kontraktet skickas till er för signering inför projektstart. Innan ni signerar kontraktet och påbörjar ert projekt ska ni noggrant läsa igenom ert kontrakt samt de bilagor som hör till.

I ert huvudkontrakt hittar ni er totala budget och information om utbetalningar. Ni hittar även information om era skyldigheter som projektägare, vilka regler som gäller för er vid exempelvis rapportering, begäran om ändringar, tillägg till kontraktet och budgetöverföringar.

Kontraktsbilagan för er projektspecifika budget skickar vi till er tillsammans med ert kontrakt eftersom denna bilaga är specifik just för ert projekt.

Dokumentet innehåller information om er beviljade projektbudget, hur den är fördelad mellan olika aktiviteter och hur ni ska tänka i användandet av er budget och planeringen av aktiviteter.

I kontraktsbilagan med de ekonomiska reglerna finns information om vilka underlag ni måste kunna visa upp vid granskningar eller kontroller (till exempel underlag som styrker samtliga deltagares medverkan i projektet), vilka regler som gäller för varje beviljad budgetpost (till exempel för inclusion support och andra faktiska kostnader), med mera.

För projekt beviljade 2023

Bilaga 2: Regler för stödberättigande kostnader KA121 vuxnas lärande 2023 (pdf)

För projekt beviljade 2024

Bilaga 2: Regler för stödberättigande kostnader KA121 vuxnas lärande 2024 (pdf)

För projekt beviljade 2025

Bilaga 2: Regler för stödberättigande kostnader KA121 vuxnas lärande 2025 (pdf)

I kontraktsbilagan med bidragsbelopp hittar ni aktuella schablonbelopp. Det är dessa belopp som gäller när ni redovisar era aktiviteter och som ert projekts budgetförbrukning baseras på.

För projekt beviljade 2023

Bilaga 3: Bidragsbelopp KA121 vuxnas lärande 2023 (pdf)

För projekt beviljade 2024

Bilaga 3: Bidragsbelopp KA121 vuxnas lärande 2024 (pdf)

För projekt beviljade 2025

Bilaga 3: Bidragsbelopp KA121 vuxnas lärande 2025 (pdf)

Kontraktsbilaga 4 består av de avtal mellan konsortieägande organisation och konsortiemedlemmar, så kallade ”accession forms”, som organisationer med en konsortieackreditering skickar in med sin budgetansökan.

Dessa bifogas inte i kontraktsutskicket. Konsortier kan hitta avtalen i sin ansökan.

I kontraktsbilagan med särskilda bestämmelser hittar ni information om bland annat budget, hantering av personuppgifter, rapportering och kontroller.

För projekt beviljade 2023

Bilaga 5: Särskilda bestämmelser KA121 vuxnas lärande 2023 (pdf)

För projekt beviljade 2024

Bilaga 5: Särskilda bestämmelser KA121 vuxnas lärande 2024 (pdf)

För projekt beviljade 2025

Bilaga 5: Särskilda bestämmelser KA121 vuxnas lärande 2025 (pdf)

Till kontraktet finns avtalsmallar för genomförandet av ert projekt. Under projektets gång ska ni upprätta vissa avtal och säkerställa viss dokumentation. De är till stöd för er projektadministration och är en viktig del i att bidra till en hög kvalitet i projektet. Vilka avtal som krävs för olika aktiviteter och hur ni hanterar aktiviteterna: Aktiviteter - inför, under och efter.

Vad: Ni tillbringar en period utomlands för att lära av kollegor.

Var: Vid en mottagande organisation i ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 60 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Särskilt krav: Ett individuellt lärande ska ske för den som jobbskuggar och en handledare ska finnas på mottagande organisation.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant Agreement with Participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning Agreement Complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

För projekt beviljade 2023 och 2024

Vad: Kurs/utbildning med ett tydligt lärandemål. Kursdeltagarna måste komma från minst två olika programländer och kursen måste innehålla moment där deltagarna aktivt interagerar och har ett utbyte med varandra.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 30 dagar.

Budget: Schablonbelopp för kursavgifter (maximum 10 dagar), resa och uppehälle och organisatoriskt stöd

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant Agreement with Participants).
• Kursbeskrivning eller motsvarande (utfärdas av kursarrangör).
• Kursintyg (utfärdas av kursarrangör).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

För projekt beviljade 2025

Vad: Kursen ska vara strukturerad med förbestämt program och lärandemål. Interaktion och aktivt deltagande med deltagare och kursledare är ett krav.  Konferenser där det inte sker någon interaktion är inte giltiga. Kursens innehåll måste vara relevant för den deltagande personalens yrkeskompetens och för projektets eller ackrediteringens mål.

Kursdeltagarna måste komma från minst två olika länder. Max 3 personer från samma sändande organisation och max 10 personer från samma konsortium kan delta i samma kurs. Varje person får endast delta i en kurs per projekt. Deltagarna måste arbeta inom den sändande organisationen eller regelbundet samarbeta med denna.

Kursarrangörerna är oberoende av Erasmus+programmet. Val av kurser är projektägarens ansvar.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 30 dagar.

Budget: Schablonbelopp för kursavgifter (maximum 10 dagar), resa och uppehälle och organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant Agreement with Participants).
• Kursbeskrivning eller motsvarande (utfärdas av kursarrangör).
• Europass Mobility eller liknande dokument där uppnådda läranderesultat erkänns, exempelvis kursintyg (utfärdas av kursarrangör).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad? Bedriva undervisning vid en annan organisation.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 365 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle och organisatoriskt stöd.

Särskilt krav: Ett individuellt lärande ska ske för den som genomför ett undervisningsuppdrag.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning Agreement Complement) eller Europass.
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module)

Vad: En studerande kan studera vid en partnerskola eller praktisera vid en relevant organisation. Lärandet kan bestå av en kombination av formella, informella och icke-formella undervisningsmetoder, såsom lektionsundervisning, arbetsplatsförlagt lärande, jobbskuggning, observation och andra innovativa metoder.

Var: Vid en mottagande organisation i ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 upp till 29 dagar (kort mobilitet) eller från 30 upp till 365 dagar (lång mobilitet).

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

I slutet av mobiliteten måste varje studerandes läranderesultat utvärderas och certifieras.

Tänk på att avgiftsbelagda kurser inte är en giltig mobilitet vid studerandeutbyten.

För projekt beviljade 2023 och 2024

Vad: En grupp elever/studerande kan tillbringa en period för innovativt lärande vid en relevant organisation i ett annat europeiskt land. Perioden kan omfatta en kombination av formellt, icke-formellt och informellt lärande. Aktiviteterna måste planeras och genomföras tillsammans med mottagande organisation. Gruppen ska bestå av minst två studerande. Aktiviteterna ska fokusera på nyckelkompetenser för vuxenstuderande eller på inslag som inkludering och mångfald, digital kompetens, miljömässig hållbarhet och delaktighet i programmet.

Var: Vid värdorganisation i ett annat programland samt vid en av EU:s institutioner om verksamheten organiseras vid eller i samarbete med en EU-institution.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 30 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Särskilt krav: Minst en lärare eller annan personal med pedagogiskt uppdrag följer med under hela perioden.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för medföljande pedagogisk personal men inte för de studerande (Grant agreement with participants).
• Lärandeprogram för hela gruppen (ej enskilda lärandeavtal) (Learning Programme).
• Deltagarlista tillsammans med lärandeprogram (Learning Programme).
• Deltagarrapport (Participant report som lämnas in av ansvarig medföljande pedagogisk personal).

För projekt beviljade 2025

Vad: En grupp elever/studerande kan tillbringa en period för innovativt lärande vid en relevant organisation i ett annat europeiskt land. Perioden kan omfatta en kombination av formellt, icke-formellt och informellt lärande. Aktiviteterna måste planeras och genomföras tillsammans med mottagande organisation. Gruppen ska bestå av minst två studerande. Aktiviteterna ska fokusera på nyckelkompetenser för vuxenstuderande eller på inslag som inkludering och mångfald, digital kompetens, miljömässig hållbarhet och delaktighet i programmet.

Var: I ett annat programland där värdorganisationen är juridiskt etablerad samt vid en av EU:s institutioner om verksamheten organiseras vid eller i samarbete med en EU-institution. I undantagsfall kan verksamheten äga rum på en annan plats i den mottagande organisationens land, om det är motiverat på grund av innehållet i och kvaliteten på verksamheten. Varje mobilitetsverksamhet får endast äga rum i ett land. Gruppmobilitet till kommersiella verksamheter, exempelvis språkskolor, är inte giltigt.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 30 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Särskilt krav: Minst en lärare eller annan personal med pedagogiskt uppdrag följer med under hela perioden och deltar i genomförandet av lärandeprogrammet.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för medföljande pedagogisk personal men inte för de studerande (Grant agreement with participants).
• Lärandeprogram för hela gruppen (ej enskilda lärandeavtal) (Learning Programme).
• Deltagarlista tillsammans med lärandeprogram (Learning Programme).
• Deltagarrapport (Participant report som lämnas in av ansvarig medföljande pedagogisk personal).

Vad: Lärarstuderande eller nyutexaminerade lärare från ett annat programland praktiserar hos er.

Var: På er organisation i Sverige.

Hur länge: Minimum 10 och maximum 365 dagar.

Budget: Schablonbelopp för organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Lärandeavtal (Learning Agreement) – valfritt format.
• Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass eller närvarointyg.
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad: För att stärka undervisningen och lärandet vid er organisation bjuder ni in expert från annat programland.

Var: På er organisation i Sverige.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 60 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Programme provided by an invited expert).

Vad: Planera för och lägga grunden till kommande aktiviteter inom projektet. Kan göras för kommande personal- och studerandemobiliteter, förutom kurser. Maximalt 3 personer kan delta i ett förberedande besök och samma mottagande organisation kan endast besökas en gång. Besöken ska kopplas till kommande giltiga aktiviteter i projektet.

Var: Hos en mottagande organisation utomlands där ni planerar att genomföra mobiliteter.

Budget: Engångsbelopp i form av schablon.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Överenskommelse om vilket lärande som ska ske (valfritt format).
• Vistelseintyg – valfritt format.

När ni har valt ut dem som ska delta i ert projekt är det viktigt att de får all den information de behöver för att kunna genomföra sin mobilitet (utlandsvistelse) på ett tillfredsställande sätt.

Informera de utresande om vad som gäller angående visum, försäkringar, språk, den mottagande organisationen, rimliga förväntningar och annat som kan vara relevant för det aktuella resmålet.

Se till att alla aktörer (det vill säga sändande organisation, deltagaren som ska resa och mottagande organisation) vet vilket ansvar var och en har i den här processen. De organisationer och individer som deltar ska veta vad de kan förvänta sig och vad som förväntas av dem. Mobilitetsaktiviteterna ska syfta till att uppnå något eller några av de mål som angivits i er Erasmusplan.

Samarbetsländer där ni kan genomföra era aktiviteter inom Erasmus+ är EU:s medlemsländer och de tredjeländer som är associerade till Erasmus+ (Norge, Island, Liechtenstein, Turkiet, Nordmakedonien och Serbien). Alla dessa kallar vi programländer.

Det finns flera typer av dokumentation och kraven på vilka underlag som krävs kan variera mellan olika aktiviteter. Syftet med underlagen är att inför genomförandet säkerställa att det finns en väl förankrad plan för innehåll och genomförande samt att efter genomförandet intyga genomförande och resultat.

• Avtal med deltagare är till för att tydliggöra överenskommelsen om vilket lärande som ska ske.
• Bidragsavtal fastställer ekonomiska och rättsliga ramar för deltagandet.

Regler som gäller för dokumentation hittar ni i kontraktsbilagan om regler för ekonomi och i Erasmus kvalitetskriterier. I kontraktsbilagan för regler om ekonomi specificeras vilka intyg som krävs för olika aktiviteter. I Erasmus kvalitetskriterier (Erasmus quality standards) framgår att alla förväntade läranderesultat för en mobilitetsperiod måste vara överenskomna i förväg mellan berörda parter.

Som projektägare behöver ni säkerställa att de dokument som krävs för respektive aktivitet upprättas inför och efter genomförandet.

Inför genomförandet av aktiviteten ska ni upprätta avtal om vilket lärande som ska ske med den mottagande organisationen. Avtalet är mellan deltagaren, sändande organisation och mottagande organisation och ska tas fram och undertecknas innan mobilitetens första dag.

Ni använder de avtalsmallar som gäller för det år ert projekt beviljades.

För projekt beviljade 2023

• Lärandeavtal, individuell aktivitet:

Learning agreement 2023 (word), svensk version: Lärandeavtal 2023 (word)

• Lärandeprogram, gruppaktivitet:

Learning programme for group activities 2023 (word), eller svensk version: Lärandeprogram för gruppaktiviteter 2023 (word)

• För inbjudna experter:

Learning programme provided by an invited expert 2023 (word), eller svensk version: Lärandeprogram för inbjuden expert 2023 (word)

• Inför ett förberedande besök:

Preparatory visit Erasmus+ (word)

För projekt beviljade 2024

• Lärandeavtal för individuell aktivitet:

Learning agreement 2024 (word), svensk version: Lärandeavtal 2024 (word)

• Lärandeprogram för gruppaktivitet:

Learning programme for group activities 2024 (word), eller svensk version: Lärandeprogram för gruppaktiviteter 2024 (word)

• För inbjudna experter:

Learning programme provided by an invited expert 2024 (word)

• Inför ett förberedande besök:

Preparatory visit Erasmus+ (word)

För projekt beviljade 2025

• Lärandeavtal för individuell aktivitet:

Learning agreement 2025 (word), svensk version: Lärandeavtal 2025 (word)

• Lärandeprogram för gruppaktivitet:

Learning programme for group activities 2025 (word), eller svensk version: Lärandeprogram för gruppaktiviteter 2025 (word)

• För inbjudna experter:

Learning programme provided by an invited expert 2025 (word)

• Inför ett förberedande besök:

Preparatory visit Erasmus+ (word)

För de flesta aktiviteter behöver ni inför genomförandet även upprätta ett bidragsavtal som säkerställer det rättsliga ramverket för mobiliteten.

• Avtalet är mellan projektägaren och de personer som deltar i och ska tilldelas medel inom projektet.
• Ska tas fram och undertecknas innan mobilitetens första dag.

Ni använder de avtalsmallar som gäller för det år ert projekt beviljades.

För projekt beviljade 2023

Individuellt avtal, Grant agreement with participants:

Grant agreement with participants 2023 (word) eller svensk version: Bidragsavtal för individuell mobilitet 2023 (word)

För projekt beviljade 2024

Individuellt avtal, Grant agreement with participants:

Grant agreement with participants 2024 (word) eller svensk version: Bidragsavtal för individuell mobilitet 2024 (word)

För projekt beviljade 2025

Individuellt avtal, Grant agreement with participants:

Grant agreement with participants 2025 (word) eller svensk version: Bidragsavtal för individuell mobilitet 2025 (word)

Genom Erasmus+ finns möjlighet att få stöd för att dels testa, dels utveckla sina språkkunskaper. Språkstödet erbjuds studerande och personal som har fått en mobilitet beviljad genom programmet.

Erasmus+ Online Language Support, OLS, ger stöd i form av webbaserade språktest och kurser. Deltagaren testar sin språknivå och kan sedan välja att gå en eller flera onlinekurser i valfritt språk.

Vilka som gör språktest

Det är frivilligt för mobilitetsdeltagarna att delta i språktest och kurser. Vi rekommenderar att alla deltagare använder detta stöd, då det ytterligare stärker kvaliteten i utbytet.

I dagsläget finns flera språk tillgängliga på plattformen. På sikt kommer samtliga officiella EU-språk finnas tillgängliga i språkstödet.

Om språktestet

Språktestet är diagnostiskt och syftet är således att identifiera vilken språknivå deltagarna ligger på. Bedömningen följer den gemensamma europeiska referensramen för språk, Common European Framework of Reference for Languages (CEFR) där A1 är nybörjarnivå och C2 är avancerad nivå.

• De nivåer som erbjuds är A1-C2.
• Nivån på frågorna anpassas kontinuerligt utifrån svaren.
• När testet är klart får deltagaren veta på vilken nivå hen ligger enligt CEFR, per del och sammanlagt.

Språktesten på plattformen EU Academy

Dessa språktest kan idag inte kopplas till ett specifikt Erasmus+projekt och det kommer inte heller gå att följa deltagandet (exempelvis se om deltagaren har gjort sitt test). Det pågår en utveckling av plattformen EU Academy som successivt ska bli mer automatiserad och ihopkopplad med Beneficiary Module.

Frivilliga språkkurser

En deltagare kan utifrån önskemål och behov gå en webbaserad språkkurs. En kurs kan påbörjas först efter att hen genomfört språktestet. Deltagaren har tre år på sig, från det att hen loggat in, att slutföra kursen. Det är möjligt att delta i flera kurser.

Plattformen EU Academy

Plattformen där testen och kurserna utförs heter EU Academy. För att kunna logga in behövs ett så kallat EU Login. Detta login är samma som för andra EU-plattformar.

EU Academy finns på EU-kommissionens webbplats.

För deltagare som inte har ett EU Login sedan tidigare finns en grundläggande kurs om plattformen EU Academy. 

Inbjudan till era deltagare

Som projektägare kan ni skicka ett mejl till deltagaren om att registrera sig i plattformen och att göra språktestet.

Mall som kan användas i utskicket till deltagaren:

Sample invitation to join and registrate on Online Language Support, OLS

The brand-new Online Language Support (OLS) is waiting for you!

It provides a range of interactive and engaging language learning activities to help you learn a new language or master a language you’ve already studied. The best part is that it’s designed to cater specifically to the needs of each learner.

This means you’ll enjoy a unique language learning experience, which you can embark on at your own pace.

So, what are you waiting for? Whether it’s learning the basics of French or mastering native-level German, click here to get started.

It only takes a few seconds to set up your profile and begin your language learning journey today! Our intro module quickly walks you through the process of creating an account, which you can use to access OLS and lots of other short courses on the EU Academy.

För support

Har du frågor om regelverket för språkstödet och hur de ska användas, kontakta oss via e-post:

Yrkesutbildning: ka1yrkes@uhr.se / Skola: ka1skola@uhr.se / Vuxnas lärande: ka1vux@uhr.se

Uppge alltid ert projektnummer när du kontaktar oss.

Hitta direkt

Core restricted area: Learn a new language, EU Academy - för deltagare inom Erasmus+

Open area: Learn the basics of 22 languages with the Online Language Support, EU Academy – öppet för alla medborgare

Språktesten på plattformen EU Academy

Språkkurserna på plattformen EU Academy

Medföljande person följer med deltagare på en mobilitet för att överbrygga hinder som deltagaren/deltagarna möter under sin mobilitet. Uppdraget är att säkerställa deltagarens trygghet och för att ge stöd och vägledning, samt assistera deltagaren att uppnå ett effektivt lärande under mobiliteteten. Den medföljande genomför alltså inte en egen mobilitetsaktivitet med eget lärandeprogram. 

Medföljande person vid individuella mobiliteter är möjligt vid följande situationer: 

• Följa med deltagare med begränsade möjligheter enligt Erasmus+programmets definition som ni hittar i Erasmus+ programhandledning
• Följa med en underårig eller ung person med liten erfarenhet av utlandsvistelser

Sändande organisation bedömer i samråd med berörda personer (deltagare, vårdnadshavare etcetera) deltagarens behov av en medföljandes stöd och hjälp under mobiliteten.

Inom er organisation kan ni ta emot deltagare från Ukraina i aktiviteter motsvarande de som är giltiga inom den del av Erasmusprogrammet där ni driver ert projekt. Ni kan till exempel ta emot lärare för jobbskuggning eller ta emot studerande för APL/LIA. Aktiviteterna ska ske inom ramen för målen för just ert projekt. För att kunna genomföra dessa aktiviteter måste det upprättas ett tilläggskontrakt (addendum).

Om ni är intresserade av detta, kontakta oss på erasmusplus@uhr.se. Berätta vilka planer ni har så får ni mer information och en ansökningsblankett. Ange ert projektnummer när ni kontaktar oss.

Dokumentation i form av intyg och deltagarrapporter efter genomförandet ska säkerställa att mobiliteten har genomförts och visa vilka lärandemål som har uppnåtts samt ge en bild av deltagarens upplevelse.

Regler som gäller för dokumentation hittar ni i kontraktsbilagan om regler för ekonomi och i Erasmus kvalitetskriterier. I kontraktsbilagan för regler om ekonomi specificeras vilka intyg som krävs för olika aktiviteter. I Erasmus kvalitetskriterier (Erasmus quality standards) framgår att alla förväntade läranderesultat för en mobilitetsperiod måste vara överenskomna i förväg mellan berörda parter. Ni behöver som projektägare säkerställa att de dokument som krävs för respektive aktivitet upprättas inför och efter genomförandet. 

Efter genomförandet av aktiviteten behöver ni ett intyg på att aktiviteten har genomförts. Reglerna för intygen kan skilja sig åt mellan olika år och definieras i kontraktsbilaga 2, regler för ekonomi. Intyget ska säkerställa att mobiliteten har genomförts och visa vilka lärandemål som uppnåddes. Intyget kan se olika ut men ska minst visa:

• Deltagarens/deltagarnas namn (inklusive medföljande personer).
• Mobilitetens syfte (utförda aktiviteter, metoder, uppnådda läranderesultat).
• Mobilitetens start- och slutdatum.
• Plats för mobiliteten.
• Underskrift av vistelseintyget. Vem eller vilka som ska underteckna står i kontraktsbilaga 2, regler för ekonomi.
• Ska tas fram och undertecknas tidigast mobilitetens sista dag.

Om ni redovisar deltagare med begränsade möjligheter och ansöker om inkluderingsstöd för organisationer behövs även ett intyg för detta.

För projekt beviljade 2023

• Intyg över lärandet, individuell aktivitet:

Learning agreement complement 2023 (word), svensk version: Komplement till lärandeavtal 2023 (word)

• För gruppaktivitet:

Närvarointyg i form av deltagarlistan tillsammans med lärandeprogrammet som upprättades inför aktiviteten.

För projekt beviljade 2024

• Intyg över lärandet, individuell aktivitet:

Learning agreement complement 2024 (word), svensk version: Komplement till lärandeavtal 2024 (word)

• För gruppaktivitet:

Närvarointyg i form av deltagarlistan tillsammans med lärandeprogrammet som upprättades inför aktiviteten.

För projekt beviljade 2025

• Intyg över lärandet, individuell aktivitet:

Learning agreement complement 2025 (word), svensk version: Komplement till lärandeavtal 2025 (word)

• För gruppaktivitet:

Närvarointyg i form av deltagarlistan tillsammans med lärandeprogrammet som upprättades inför aktiviteten.

För alla projekt, oavsett beviljandeår

• Förberedande besök

Intyg efter ett förberedande besök: Preparatory visit - Certificate after completion (word)

• För medföljande personal

Intyg efter mobilitet: Accompanying person - Certificate after completion (word)

• Gröna resor

Om minst hälften av resan genomförts med gröna färdmedel behöver ni för individuella mobiliteter ha ett intygande om gröna resor i bidragsavtalet med deltagaren.

För gruppmobiliteter krävs ett separat intyg: Intyg om hållbar resa vid gruppmobilitet (word)

• Inkluderingsstöd

Om ni redovisar deltagare med begränsade möjligheter och ansöker om inkluderingsstöd för organisationer behövs även ett intyg för detta: Intyg och motivering för inkluderingsstöd till organisationen (word)

• Europass:

Europass Group learning programme (word)

Europass Learning agreement and certificate of learning outcomes (word)

Europass Learning agreement and certificate of learning outcomes - User guidance (word)

Deltagare ska efter genomförd mobilitet besvara en deltagarrapport - Participant report.

Deltagarrapporten är ett frågeformulär som skickas automatiskt till berörda deltagare i samband med att aktiviteten avslutas och alla obligatoriska fält för mobiliteten har fyllts i (mobiliteten behöver ha status ”Complete” i Beneficiary Module). Se därför till att mobiliteten är registrerad korrekt i Beneficiary Module och att deltagarens mejladress stämmer.

Deltagarrapporterna kan utgöra ett bra underlag för att till exempel följa upp samarbetspartner, eller ert eget arbete med era in- och utresande deltagare.

När ni har genomfört mobiliteter kan ni fokusera på utvärderings- och spridningsaktiviteter.

För vidare till kollegor, berätta för andra om vad ni gjort, sprid till andra aktörer som till exempel kommun eller region, gå ut via media, involvera så många i organisationen som möjligt, även de som inte har deltagit själva.

Stöd och tips för spridningsaktiviteter finns under fliken Rapportering och uppföljning.

Registrera mobiliteter kontinuerligt under pågående projekt, eftersom det är i samband med registreringen ni kan se den faktiska budgeten för varje mobilitet. I den tilldelade budgeten ser ni endast ett genomsnittligt totalbelopp för varje mobilitet och dag. När ni fyller på med mer specifik information i redovisningen regleras summan utifrån exempelvis mobilitetens längd och reseavstånd.

Dokumentera och utvärdera ert projekt kontinuerligt. Projektdeltagare som genomför en mobilitetsperiod inom ert projekt lämnar in sina utvärderingar i Beneficiary Module efter genomförd mobilitet. Använd dessa i ert utvecklings- och utvärderingsarbete. Deltagarrapporterna (participant report) som skickas från Beneficiary Module efter avslutad och registrerad mobilitetsperiod är en mycket viktig del av er slutrapport.

När ni har beviljats er totala projektbudget kan ni göra en detaljerad planering utifrån de schablonbaserade budgetposter som specificeras i kontraktet. Ju högre budgetförbrukning ni har, desto bättre uppfyller ni Erasmusprogrammets mål och syfte. Se därför till att använda hela budgeten genom att genomföra så många aktiviteter som budgeten räcker till under projektperioden. Genom att administrera projektet löpnade i Beneficiary Module kan ni hålla koll på er budgetförbrukning under projekts gång. Om ni inte förbrukar hela er beviljade budget kan det få konsekvenser för framtida ansökningar om budgettilldelning.

De medel som ert projekt har beviljats ska bidra till att täcka resor, dagligt uppehälle och kostnader för förberedelser med mera. Budgetposterna har olika schabloner som genereras automatiskt i Beneficiary Module när ni registrerar en deltagare.

Schablonerna kan variera från år till år. De bidragsbelopp som gäller för ert projekt hittar ni i kontraktsbilagan om bidragsbelopp. Kontraktsbilagor och budgetregler finns under Regelverk, kontrakt och ekonomi.

Beviljade bidrag betalar vi ut i två omgångar.

• Den första utbetalningen om 80 procent av det beviljade bidraget betalas ut efter att vi fått in ert underskrivna kontrakt.
• En eventuell andra utbetalning eller utfärdande av återkrav på resterande belopp görs efter projektet slutrapporterat.

För att beräkna avstånd och därmed resekostnader använder ni EU-kommissionens avståndsräknare Distance calculator. Det resultat ni får fram visar det avstånd som gäller för aktuell mobilitet och ni kan då få fram ett exakt belopp för aktuell reseschablon i aktuell kontraktsbilaga för respektive projektår. 

Beräkna resekostnader baserat på avstånd mellan städer med Distance calculator (EU-kommissionens webbplats)

För beräkning av valutakurs, använd Europeiska centralbankens växelkursomräknare.

Beräkna valutakurs via Europeiska centralbanken, växlingskurs euro-SEK

I vissa specifika fall kan ni ansöka om medel för faktiska kostnader (exceptional costs). Detta är alltså en typ av extra medel för kostnader som inte räknas in i schablonbeloppet. En redogörelse och motivering krävs. Ni måste spara kvitton och underlag för dessa kostnader.

Ni kan ansöka om faktiska kostnader för: 

• Inkluderingsstöd till deltagare. 
• Dyra resor till följd av geografiska hinder. Om schablonbeloppet täcker mindre än 70 procent av resans pris kan man ansöka om faktiska kostnader för dyra resor. Beloppet kan då ersättas med max 80 procent av kostnaden. 
• Visum, uppehållstillstånd, vaccinationer och läkarintyg.

Ni kan ansöka löpande under de första 12 månaderna. Det går att ansöka retroaktivt, efter att mobiliteten ägt rum, så länge det är inom de 12 första månaderna av projektperioden. Det är inte möjligt att ansöka om faktiska kostnader för projektet när projekttiden har löpt ut. En ansökan ger ingen garanti att den beviljas. Ansökan kan beviljas helt, beviljas delvis eller avslås. Du skickar in ansökan om faktiska kostnader till oss på UHR. Efter beslut kan du lägga in beviljade kostnader i Beneficiary Module. 

Ansökan om faktiska kostnader, inkluderingsstöd inklusive omfördelning av budget KA121 (word)

En mottagande organisation (receiving organisation) är den organisation där mobiliteten äger rum, till exempel där eleven gör praktik eller där personalen jobbskuggar.

Det är tillåtet att vid behov använda sig av en stödjande organisation (supporting organisation). Uppgifter som kan utföras av stödjande organisationer är begränsade till praktiska och logistiska uppgifter.

Om er organisation väljer att vända sig till en stödjande organisation behöver ni noga läsa det som framgår om delegering av uppgifter och hur ni kan och får arbeta med stödjande organisationer i ert kontrakt, i Erasmus kvalitetskriterier samt det som framgår om stödjande organisationer i dokumentet Guidance for working with supporting organisations (pdf).

För projekt beviljade från och med 2025 

Innan ni börjar använda en stödjande organisation behöver ni ett godkännande från UHR. För det ansöker ni om begäran om kontraksändring. 

Ladda ned och fyll i Ansökan om begäran av kontraktsändring - tillägg av stödjande organisationer (word)

Skicka ansökan till erasmusplus@uhr.se

När man driver ett projekt blir det kanske inte alltid så som man har planerat för. 

• Deltagarna kanske inte kan åka när det väl blir dags. 
• Deltagare kanske måste avbryta och åka hem i förväg. 
• Mottagarorganisationerna kanske inte kan ta emot de deltagare som är överenskommet. 
• Ni kanske byter kontaktperson eller firmatecknare för projektet. 

Som ackrediterade har ni beviljats en budget utan att specificera destinationer, mottagande organisationer, flöden med mera. Budgeten ska ni disponera för att genomföra aktiviteter som bidrar till att uppnå målen i er Erasmusplan. Eftersom budgeten inte är ”låst” till specifika aktiviteter är ni fria att utifrån innehållet i ert kontrakt anpassa planerade aktiviteter efter de omständigheter som dyker upp. Det viktiga är att aktiviteterna som genomförs bidrar till att uppnå något eller några av de mål ni har satt upp i er Erasmusplan på ett relevant sätt. 

Ni kan alltså göra en hel del justeringar och ändringar utan att meddela UHR. I vissa lägen är det dock viktigt att ni kontaktar UHR, som till exempel vid force majeure och vid byte av firmatecknare och kontaktperson eller tillägg av konsortiemedlem.

Force majeure

Om ni har kostnader i samband med en avbruten mobilitet (till exempel för ej avbokningsbara boenden) som ni önskar få täckning för, så kan ni ansöka om force majeure. 

Om något oförutsett händer som ligger utanför deltagarens eller projektets kontroll och som påverkar möjligheten att genomföra mobiliteten som planerat kan ni ansöka om att åberopa force majeure. Exempelvis kostnader i samband med en avbruten mobilitet (till exempel för ej avbokningsbara boenden) som ni önskar få täckning för. Avsikten med att ansöka om force majeure är att kostnader som uppstår i samband med sådana händelser inte ska belasta deltagare eller organisationen.

Vad är force majeure?

Force majeure kan översättas till större kraft och är ett begrepp som beskriver det tillstånd där ett villkor kan uppfyllas trots att det som avtalats ej genomförts på det sätt som var tänkt. I Erasmus+sammanhang handlar force majeure om möjligheten att få behålla medel även fast en aktivitet blivit avbruten eller ej genomförts.

Så fungerar ansökan

I händelse av inställd mobilitet eller vid ett avbrott är det möjligt att åberopa force majeure. Det görs via ett särskilt ansökningsformulär. I ansökan beskriver ni orsaken till avbrottet eller den inställda mobiliteteten. Observera att force majeure endast kan åberopas när anledningen till avbrottet eller den inställda mobiliteten kan bedömas vara oförutsedd samt utanför deltagarens eller projektägarens kontroll. Bedömningen av huruvida händelsen omfattas av force majeure görs av UHR.

Innan ansökan skickas in är det viktigt att först undersöka möjligheterna att få tillbaka medel kopplade till den inställda aktiviteten, till exempel genom försäkringar eller avbeställningsskydd.

Vid beviljad ansökan om force majeure kan er organisation redovisa kostnader för aktiviteter trots att de ej genomförts som planerat vid slutrapporteringen. Ett bifall innebär inte ytterligare projektmedel och beviljas endast inom ramen för befintlig budget.

Schablonbelopp

Force majeure beviljas i huvudsak i schablonbelopp.

Vid avbruten mobilitet innebär det att:

• Projektet kan få behålla medel för uppehälle i enlighet med det antal dagar som mobiliteten genomförts och för det antal dagar som inte kan avbokas (till exempel boende).
• Projektet kan få behålla reseschablon.

Vid ej genomförd mobilitet innebär det att:

• Projektet kan få behålla medel för uppehälle i enlighet med det antal dagar som ej kan avbokas.
• Projektet kan få behålla reseschablon.

I särskilda fall kan det vara möjligt att ansöka om att redovisa faktiska kostnader. Det kan till exempel handla om att projektet har haft kostnader som är mycket lägre eller högre än aktuella schablonbelopp. I sådant fall måste underlag som styrker utgifterna kunna uppvisas.

Notera att i de fall medel för faktiska kostnader beviljas måste dessa rymmas inom ramen för projekts totala budget, inga extra medel kan tillföras projektet. Vid bifall får projektet alltid behålla organisationsstöd för den avsedda mobiliteten. En individuell bedömning görs i varje fall.

Tänk på att

• Inte ändra uppgifter i Beneficiary Module förrän Universitets- och högskolerådet har handlagt er ansökan.
• Endast ange mobilitetsnummer. Ange inte deltagarens namn i ansökningsformulär, i filnamn eller i mejl.
• Inte bifoga underlag såsom kvitton, läkarintyg eller dylikt. Spara dessa för eventuell revision.
• Universitets- och högskolerådet inte ger besked innan vi handlagt ansökan.

Ansökningsformulär

Ansökan om att åberopa force majeure (pdf)

Mejla ansökan om att åberopa force majeure till Universitets- och högskolerådet. När vi handlagt er ansökan kontakter vi er via mejl.

En kontraktsändring vid 12 månader in i projektperioden erbjuds som en möjlighet för ackrediterade projekt. Det är frivilligt och inte något som ert projekt behöver göra. 

• Ni ansöker om kontraktsändring, interim amendment, i Beneficiary Module.  
• Alla genomförda och planerade mobiliteter inom befintlig projektperiod måste vara rapporterade med status "complete" i Beneficiary Module innan ni skickar in ansökan om kontraktsändring. 

Om ni avstår från att ansöka om kontraktsändring fortlöper projektet som vanligt i enlighet med kontraktet. 

Det finns tre kategorier av kontraktsändringar som ni kan ansöka om: 

• Förlängning av projektperiod från 15 månader till 24 månader.
  Det är endast möjligt att förlänga till 24 månader, alltså ingen valfri period mellan 15 och 24 månader. 
• Att öka projektets budget. Här kan ni ansöka om mer medel genom att ange ett belopp (i euro) för ert befintliga projekt. I Beneficiary Module kommer procenttalet att översättas till euro och det antal mobiliteter som det motsvarar. En förutsättning för att projektet beviljas mer medel är att Universitets- och högskolerådet har medel att fördela. 
• Att minska projektets budget.

Det här bör vara projektets sista alternativ. EU-kommissionen rekommenderar att projektet förlängs snarare än att projektets budget minskas. 

Ser ni att alla medel inte kommer att kunna förbrukas inom projektet även om det förlängs till 24 månader, så är det här en möjlighet att minska projektbudgeten för att undvika låg budgetförbrukning. Hur stor del av budgeten som förbrukas inom projektet påverkar hur mycket medel er organisation kommer att kunna beviljas i framtida budgetansökan. Det är endast i samband med kontraktsändringen vid 12 månader som möjlighet att ansöka om minskad projektbudget finns.  

Ni fyller i och lämnar in ansökan på er projektsida i Beneficiary Module. En motivering krävs till varför alla medel inte kommer kunna användas inom projektet. Observera att ansökningar om att återlämna medel endast kan beviljas i den utsträckning andra projekt ansöker om mer medel i kontraktsändringsomgången.

Konsortier kan lägga till nya medlemmar under pågående projekt. För att lägga till en konsortiemedlem skickar ni ett mejl till oss med följande information:

• Namn på projektägande organisation
• Organisationens OID-kod
• Legal representative (För- och efternamn, funktion, telefonnummer och e-postadress)
• Primary contact (För- och efternamn, funktion, telefonnummer och e-postadress)
• Samt en ifylld och signerad Accession form. Mall: Accession form (word)

Accession form ska vara signerat av Legal representative för den organisation ni vill lägga till och daterat maximalt 30 dagar innan inskickande. Observera att uppgifter behöver fyllas i manuellt.

Tänk på att organisationer inte kan läggas till i efterhand. Ni måste således få en bekräftelse från UHR innan de deltar i en aktivitet.

Projektägare ska spara all projektdokumentation. Om ni har en beviljad projektbudget på max 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 3 år och om ni har en beviljad budget på mer än 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 5 år efter att er slutrapport har godkänts.

De dokument ni behöver spara i projektet och som ni ska kunna visa upp vid en eventuell granskning är avtal inför mobiliteten, intyg på genomförd mobilitet samt kvitton för de eventuella budgetposter ni har redovisat som faktiska kostnader (”exceptional costs” för dyra resor och visakostnader, inkluderingsstöd för individer och faktiska kostnader som redovisas i samband med force majeure).

Kvitton för kostnader inom ramen för de budgetposter som redovisas mot schabloner behöver ni inte redovisa vid en eventuell granskning av UHR. Observera dock att kvitton kan behövas i er organisations interna redovisning. Vid förfrågan från UHR ska ni kunna visa er interna bokföring av projektmedel. Av bokföringen ska det framgå hur projektmedlen har använts.

UHR har uppdraget att stödja projektägare inom Erasmus+ i Sverige. Det mesta av den information och de dokument som behövs för att kunna driva projekten finns samlat här på webbplatsen.

Ibland förekommer det att vi gör så kallade monitoreringar digitalt eller på plats hos er projektägare för att ge er stöd, diskutera projektet och fånga upp eventuella utmaningar och hitta lösningar. Om det blir aktuellt för ert projekt kontaktar vi er i förväg och bokar in en lämplig tid. Ni är också välkomna att kontakta oss via e-post för specifika frågor.

Slutrapporten innehåller:

• redovisning av genomförda aktiviteter och budget
• deltagarrapporter
• era svar på frågor i ett slutrapporteringsformulär.

När ni skickar in slutrapporten behöver ni bifoga en ”Declaration on honour” som har signerats av er organisations firmatecknare.

Det är bra om ni meddelar förändringar, exempelvis byte av firmatecknare, till UHR i god tid innan ni skickar in slutrapporten.

Om ni inte har kunnat genomföra några aktiviteter alls under projektperioden – meddela oss på UHR innan ni slutrapporterar.

Projektsidan i Beneficiary Module använder ni för att löpande administrera och följa upp ert projekt. Här registrerar ni de organisationer som tar emot deltagare, registrerar deltagare och deras mobilitetsperioder samt skickar och tar emot deltagarrapporter.

På projektsidan finns också det rapportformulär som ni vid projektets slut använder för att beskriva genomförandet och motivera eventuella förändringar som har skett under projektets gång.

Kontrollera registrerade aktiviteter inför rapportering

• Kontrollera att alla genomförda aktiviteter är registrerade.
• Observera att alla aktiviteter ska registreras så som de har genomförts även om det innebär en redovisad budget som är högre än den ni har beviljats.
• Kontrollera att rapporterade mobiliteter har status ”Complete”.
• Kontrollera att alla deltagarrapporter har kommit in – status ”Submitted” (deltagarrapporter för inställda mobiliteter med force majeure behöver inte lämnas in)
• Vid beviljad force majeure, kontrollera att budgeten för berörda mobiliteter överensstämmer med force majeure-beslutet.
• Om ni beviljats medel för faktiska kostnader kontrollera att ni för berörda mobiliteter redovisat beloppet ni använt. Kom ihåg att motivera vilken typ av kostnader medlen använts till.

Besvara frågorna i slutrapporteringsformuläret

I rapportformuläret ska ni:

• Om ni inte förbrukat hela budgeten, motivera varför
• Beskriva och motivera förändringar av aktiviteter i förhållande till aktivitetsmål (”Targets”) i er beviljade budget
• Motivera genomförda aktiviteter och förändringar av aktiviteter utifrån målen (”Objectives”) i er Erasmusplan
• Motivera eventuell låg svarsfrekvens i deltagarrapporter
• Kommentera och analysera svar i deltagarrapporter. Utgå från Erasmus kvalitetskriterier i analysen.

Stöd till rapporteringen

Ta gärna hjälp av slutrapporteringsstödet där ni hittar förklaringar till frågorna i rapportformuläret: Slutrapporteringsstöd för projektägare (pdf).

Er slutrapport bedöms kvalitativt utifrån ett antal bedömningskriterier. Dessa hittar ni på sidan 2 i slutrapporteringsstödet och i början på ert rapportformulär. Läs igenom dessa noga och säkerställ att ni i rapporten inkluderat tillräckligt med information för att UHR ska kunna bedöma ert projekt utifrån kriterierna.

UHR erbjuder tekniskt stöd i form av öppna webbinarier där ni kan ställa frågor om Beneficiary Module. Ingen anmälan behövs.

Hitta kommande webbinarier bland våra evenemang

Vi bjuder in alla projektägare till ett slutrapporteringsmöte i slutet av projektperioden. 

Under mötet går vi igenom bedömningskriterierna som våra bedömare utgår ifrån när de bedömer era rapporter. Vi går också igenom vad som är viktigt att tänka på vid de olika delarna av rapporteringen utifrån reglerna i ert kontrakt, både när det gäller redovisningen av er budgetförbrukning och era svar på frågorna i rapporten.

Bedömningen av er slutrapport sker i tre steg. UHR gör först en giltighetsgranskning där bland annat er Declaration on Honour kontrolleras.

Sedan kontrollerar vi er budgetredovisning, Det innebär att vi gör en bedömning om redovisade kostnader och aktiviteter är i enlighet med Erasmus+programmets regelverk.

Några projekt väljs ut för fördjupad granskning. Det innebär att man behöver lämna in underlag som styrker redovisade aktiviteter. Om det blir aktuellt med en fördjupad granskning kommer vi kontakta er efter inlämnad slutrapport.

I ett tredje steg gör UHR en kvalitetsbedömning av rapporten. Bedömningen resulterar i en poäng mellan 0 och 100.

När bedömningen av er slutrapport är klar skickar UHR ett avslutningsbrev till projektets firmatecknare och kontaktperson. Av avslutningsbrevet framgår UHR:s bedömning av projektet och er slutrapport samt information om slututbetalning eller återkrav.

Ibland utförs kontroller för att säkerställa att de projektmedel som delas ut används på rätt sätt, att projektet implementeras i enlighet med Erasmusplanen och att obligatorisk dokumentation finns på plats hos er projektägare. Kontroller kan förekomma såväl under som efter projekttiden. Ibland ombeds ni skicka in underlag digitalt till Universitets- och högskolerådet och i andra fall kan det vara ett fysiskt besök hos ackrediterade organisationer, konsortiemedlemmar eller andra platser kopplade till projektaktiviteter. Om ert projekt blir utvalt kommer vi att meddela er via e-post eller telefon och, om det gäller ett platsbesök, i samråd med er boka ett lämpligt datum för besöket. Efter kontrollen skickar vi återkoppling till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen. 

Kontroller i form av platsbesök

Vi kan komma att genomföra kontroller i form av platsbesök hos ackrediterade organisationer, konsortiemedlemmar eller andra platser kopplade till projektaktiviteter. Det är viktigt att relevanta underlag så som vistelseintyg och avtal finns samlade och lättillgängliga hos organisationen. Vi kan även komma att begära in relevanta underlag via e-post.  

Syftet är att granska dokumentation samt kontrollera att projektet implementeras i enlighet med Erasmusplanen. Om ert projekt blir utvalt kommer vi att meddela er via e-post eller telefon och, om det gäller ett platsbesök, i samråd med er boka ett lämpligt datum för besöket. Efter kontrollen skickar vi återkoppling till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen. 

Kontroll efter avslutat projekt – fördjupad granskning 

Enligt EU-kommissionens regler för Erasmus+ är Universitets- och högskolerådet ålagda att göra en fördjupad granskning av en viss procent av slutrapporterade projekt. 

Om en fördjupad granskning blir aktuell för ert projekt får ni information om det när du har lämnat in slutrapporten. Syftet är att kontrollera att de underlag ni projektägare samlat in, stämmer överens med uppgifterna i slutrapporten och uppfyller kraven i regelverket. Om ert ärende blir bland de slumpvis utvalda kommer vi att meddela er via e-post. När vår granskning är klar skickar vi ett avslutningsbrev till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen. 

Konsekvenser vid avvikelse från regelverk 

I fall där det framkommer att en ackrediterad organisation eller organisationer som ingår i ett konsortium inte har arbetat i enlighet med regelverket kan Universitets- och högskolerådet fatta beslut om observation, avstängning eller det kan få ekonomiska konsekvenser. 

• Observation: I dessa fall kommer organisationens arbete inom ramen för ackrediteringen att följas noggrannare under en period. Om det anses nödvändigt kan det även bli aktuellt med begränsningar av budget i budgetutlysningar under pågående observationsperiod. 
  Avstängning: Återkommande och grövre regelbrott kan leda till avstängning under en period. Under avstängningen kan den ackrediterade organisationen inta ansöka om bidrag. Om det anses nödvändigt kan även pågående projekt inom ramen för ackrediteringen avbrytas. 
• Ekonomiska konsekvenser: Ogiltiga aktiviteter eller annat som strider om Erasmusprogrammets regelverk kan leda till att projektmedel måste betalas tillbaka. 

Observations- och avstängningsperioderna avslutas när organisationen kan visa att kvalitetskraven kan uppfyllas igen. Organisationer under observation eller avstängning kan inte ansöka om nya ackrediteringar i andra sektorer. Den beviljade ackrediteringen kan även avslutas om organisationen efter en tids avstängning eller observation inte visar att man kan arbeta i enlighet med regelverket.

• Använd befintliga mötesfora inom organisationen.
• Håll presentationer av erfarenheter för personal, referensgrupper, praktikhandledare på företag i kommunen, branschråd, regionala nätverk.
• Använd sociala medier under mobiliteten och efter.
• Spela in film. Här kan ni till exempel ta hjälp av deltagarna.
• Skriv artiklar och kontakta lokaltidningen och tipsa om vad ni kommit fram till, eller låt de som deltar i mobilitetsaktiviteterna skriva en artikel som lokaltidningen kan publicera.
• Sprid resultatet regionalt genom seminarier och möten.
• Organisationer, lokala politiker och branschorganisationer kan ta del av fysiska resultat som kan spridas vidare.
• Webbplatser, webbsidor och sociala medier.
• Workshops och öppet hus.
• Mässor, utställningar.
• Konferenser och seminarier.
• Press, tv.

För fler tips och råd om hur ni kan kommunicera era projektresultat, se EU-kommissionens guide:

Svenska: Så når du ut med ditt projekt (pdf).

Engelska: How to communicate your project (pdf). 

När ert projekt finansieras av EU-medel ska ni använda Europeiska unionens logotyp i er kommunikation och i det material som tas fram i projektet.

Utöver EU-logotypen och uppgift om att ert projekt har finansierats av EU-kommissionen behöver det framgå att det som uttrycks är upphovsmannens/projektets åsikt samt att EU-kommissionen inte ansvarar för eventuell användning av det offentliggjorda materialet eller informationen om detta.  

Allt material som relaterar till ert projekt och som publiceras och kommuniceras (även digitalt) enligt kontraktet behöver därför förses med en ansvarsfriskrivning/disclaimer.  

Logotyp och information om visuell identitet på EU- kommissionens webbplats.

Lärare, personal med pedagogiskt uppdrag och annan personal får här möjlighet att undervisa vid en mottagande organisation i ett annat Erasmus+ programland. Uppdraget på plats (fysiskt i ett annat land) kan varvas med digital undervisning/utbildning.

Undervisningsuppdraget kan sträcka sig från minimum 2 dagar upp till 365 dagar (avser minsta och högsta antal dagar på plats). Ni kan få bidrag för resa och uppehälle.

Lärare och annan personal kan fortbilda sig i ett annat programland genom kurser och seminarier, fysiskt och digitalt. Utbildningsaktiviteten ska ha deltagare från minst två länder och innehålla moment där deltagarna interagerar och har ett utbyte med varandra. Innehållet måste också vara relevant för deltagarnas yrkeskompetens samt projektets eller ackrediteringens mål.

Utbildningsaktiviteten kan sträcka sig från minimum 2 dagar upp till maximalt 10 dagar (avser minsta och högsta antal dagar på plats).

Högst tre personer från samma sändande organisation och högst tio personer från samma mobilitetskonsortium kan delta i samma kurs tillsammans. Varje person får endast delta i en kurs per projekt.

Här ges personal möjlighet att lära av kollegor vid en relevant organisation verksam inom utbildningsområdena skola/förskola, vuxnas lärande eller yrkesutbildning. Perioden på plats (fysiskt i ett annat programland) kan varvas med digitala lösningar.

Deltagaren ska vara fysiskt på plats i minst 2 dagar upp till maximalt 60 dagar. Ni kan få bidrag för resa och uppehälle.

För alla aktiviteter för studerande kan perioder på plats kombineras med digitala lösningar/aktiviteter. Minsta och högsta antal dagar gäller för tid på plats. Ni kan få bidrag för resa och uppehälle.

Fokus för sektor KA1 vuxnas lärande är vuxnas allmänna lärande. Verksamheterna som kan beviljas bidrag inom sektorn syftar till att rusta deltagarna för framtiden, möjliggöra så att de blir mer delaktiga i samhället och ökar sina möjligheter till en framtida anställning.

Vid val av studerande som deltar bör projekten sträva efter en inkluderande och balanserad deltagarsammansättning och att en betydande andel av deltagarna är deltagare med begränsade möjligheter, i enlighet med målen för sektorn

Individuell mobilitet

En studerande/deltagare kan studera vid en partnerorganisation eller praktisera vid en relevant organisation utomlands. Studie- eller praktikperioden på plats kan vara antingen från 2 upp till 29 dagar (kort mobilitet) eller från 30 upp till 365 dagar (lång mobilitet), exklusive digitala aktiviteter. Studerande/deltagaren ska ha ett individuellt lärandeavtal för den aktuella perioden utomlands.

Sektor KA1 Vuxnas lärande är indelad i tre olika kategorier för utbildning och lärande; formell, icke-formell och informell.

Notera att även olika former av individuell vägledning och stöd kan vara relevant för projekt inom sektor vuxnas lärande, t ex arbete som digitaliseringsstrateg eller konsumentvägledare. I ansökan behöver ni då lyfta den utbildning eller vägledning som ges, motivera varför detta är att anse som informellt eller icke-formellt lärande mot vuxna deltagare, samt hur projektet avser att gagna deltagaren/”learner”.

Mobilitet för grupp av studerande

En grupp studerande kan tillbringa en period för innovativt lärande som organiseras i samarbete mellan sändande och mottagande organisationer i ett annat programland. Det kan innebära en kombination av formellt, icke-formellt och informellt lärande. Gruppmobiliteter ska fokusera på ett av följande områden: utveckla nyckelkompetenser, medborgarskap och demokrati, EU:s värdegrund, hållbarhet, digitalisering, stöd till studerande med begränsade möjligheter. 

Aktiviteten kan sträcka sig från minimum 2 dagar upp till maximalt 30 dagar. Notera att vid gruppmobilitet så behöver pedagogisk personal vara medföljande och medverka i genomförandet av programmet.

Ni kan ta emot lärarstuderande eller nyutexaminerade lärare från ett annat programland som praktiserar hos er. Aktiviteten kan sträcka sig från minimum 10 dagar till maximalt 365 dagar. Ni får bidrag för att planera och genomföra aktiviteten medan praktikanten får bidrag för sitt uppehälle från sitt lärosäte (om lärosätet har ansökt om medel för det).

Ni kan bjuda in personer med särskild kompetens eller profession för att stärka undervisningen och lärandet vid er organisation. Det kan vara utbildare, lärare, experter inom ett särskilt område eller annan kvalificerad profession från ett annat land.

Perioden kan sträcka sig från minimum 2 till maximalt 60 dagar. Ni kan få bidrag för resa och uppehälle.

För att planera och lägga grunden för ett bra utbyte för de som deltar finns möjlighet att genomföra ett förberedande besök. Det kan till exempel handla om att starta upp samarbetet med en ny mottagande organisation/partnerorganisation eller att förbereda för en längre utbytesperiod för deltagaren. Att delta i förberedande besök för kurser är dock inte möjligt.

Även elever eller studerande som ska tillbringa en längre period utomlands och elever eller studerande med särskilda behov eller begränsade möjligheter kan delta i ett förberedande besök.

Max tre personer kan delta i förberedande besök och ni kan få bidrag för antalet personer som deltar. Förberedande besök kan genomföras vid samma värdorganisation endast en gång inom projektperioden.

En medföljande är en person som följer med en deltagare med begränsade möjligheter, ungdomar som sällan varit utomlands eller minderåriga för att hjälpa till så att mobiliteten går att genomföra. Den medföljande utgör alltså inte i sig en egen mobilitetsaktivitet utan assisterar och stöttar den elev, studerande eller personal som genomför en mobilitet inom programmet och som behöver en medföljandes stöd och hjälp.

Gruppmobilitet ska alltid genomföras med en eller flera medföljande vuxna personer. För att underlätta lärandeprocessen ska huvudansvariga medföljande vara lärare eller utbildade pedagoger.

Det finns särskilda medel att söka för medföljande för att täcka resa och uppehälle.

Till varje projekt som genomförs inom ramen för en ackreditering är det viktigt att ni har en detaljerad plan för hur arbetet ska genomföras. I planen bryter ni ner de övergripande projektmål som Erasmusplanen innehåller till aktivitetsnivå. Ni behöver även ha en plan för hur arbetet med förberedelser, genomförande och spridning ska organiseras och vem som ansvarar för vad. Den detaljerade projektplanen är inget ni lämnar in till oss. Den är till för att ni inom organisationen ska kunna genomföra projektet med goda resultat i enlighet med er Erasmusplan.

Gör en behovsanalys

Det är viktigt att fundera över vad ni vill utveckla och varför, och varför ni vill göra det i samarbete med ett annat land i Europa. Reflektera över vilket eller vilka av Erasmusplanens mål som är mest angelägna. Konkretisera målet för projektet inom ramen för Erasmusplanen, hur projektet ska ha förändrat eller tillfört något till organisationen, kommunen, regionen, EU.

Projektorganisation

Bestäm vilka mottagande organisationer ni vill samarbeta med och varför i ett tidigt skede. Tänk igenom hur styrgruppen i er organisation ska se ut. En rekommendation är att vara så pass många så att arbetsuppgifterna kan fördelas på flera olika personer. Bestäm också hur ni tänkt fördela arbetet med era partners.

Aktiviteter i projektet

Tänk igenom vilka aktiviteter ni vill genomföra, både hemma och i det mottagande landet. Aktiviteterna ska möta de identifierade behoven och koppla till de mål ni arbetar mot i projektet. Bestäm vilka som ska delta och varför.

Uppföljning och spridning

Redan från början ska ni planera hur ni ska följa upp och sprida projektresultatet. Hur ska det presenteras och leva vidare efter att projektet avslutats? Och hur kan andra få användning för ert resultat?

De aktiviteter som ni genomför och som ni får bidrag för ska följa Erasmus kvalitetskriterier, Erasmus quality standards. Kriterierna ger riktlinjer och stöd för hanteringen av de olika moment som ingår i projektet. Det handlar om stöd i ert urval av och förberedelser för deltagare, hur ni definierar, utvärderar och erkänner läranderesultat, hur ni delar och sprider resultat från ert projekt, med mera.

Ni ska säkerställa att de aktiviteter ni genomför sker utifrån ett inkluderande och rättvist perspektiv, att de är miljömässigt hållbara och ansvarsfulla och att ni använder digitala verktyg och lärmetoder som kompletterar deltagarnas fysiska aktiviteter.

Ett mobilitetsprojekt omfattar minst två organisationer, en sändande och en mottagande, från olika länder.

Som sändande och sökande organisation ansöker ni om bidrag för er organisation. Ni ansvarar för att samordna och administrera projektet. Ni har också hand om kontraktet, budgeten och rapporteringen. Den mottagande organisationen tar inte del av er budget.

Söker ni som konsortium är er uppgift att koordinera de organisationer som ingår i konsortiet. De organisationer som ingår i konsortiet sänder sin personal och sina studerande på de mobilitetsaktiviteter som ni söker bidrag för.

Projekt kopplade till den aktuella ansökningsomgången startar den 1 juni.

Första gången ni ansöker om budget för ett projekt inom ramen för en ackreditering är projekttiden 15 månader som efter 12 månader kan förlängas till 24 månader.

Det finns olika vägar att gå för att hitta fortbildningsaktiviteter och platser att jobbskugga och undervisa vid.

Använd EPALE: Kurser och konferenser som arrangeras i olika länder i Europa hittar du bland annat på webbplatsen EPALE. Genom EPALE kan du också dels hitta, dels efterlysa organisationer att jobbskugga och undervisa vid.

EPALE - digital mötesplats för vuxenutbildare i Europa

European School Education Platform är en mötesplats för alla aktörer inom skolutbildningssektorn – skolpersonal, forskare, beslutsfattare och andra yrkesverksamma. Den omfattar alla nivåer från förskoleverksamhet till grund- och gymnasieskolan samt gymnasieskolans yrkesprogram. Plattformen är dessutom hemvist för eTwinning – nätverket och samarbetsytan för skolor i Europa.

Kurser och arbetsplatser på webbplatsen European School Education Platform

Genom eTwinning kan du hitta skolor och samarbetspartners. Det du behöver göra inledningsvis är att registrera dig via eTwinning.net. Registreringen är gratis. För deltagare i ett mobilitetsprojekt ger eTwinning bland annat möjlighet att kommunicera med den mottagande skolan och ta del av webbaserade utbildningar. Ni kan också använda eTwinning för att samarbeta med alla inblandade skolor, både under och efter mobilitetsprojektets gång, då webbplatsen erbjuder olika samarbetsverktyg och samarbetstjänster.

Mer om eTwinning

Kontaktseminarier: Genom Erasmus+ kontaktseminarier träffar du kollegor från andra organisationer i Europa som söker partners inom ett specifikt område. Tillsammans kan ni diskutera och planera ert kommande projektsamarbete på plats. En del av seminarier är tematiska, det vill säga större fokus läggs på temat än på kontaktskapandet. En del av aktiviteterna genomförs online, en del i fysisk form. Även hybrider mellan digitala och fysiska seminarier förekommer.

Mer om Erasmus+ kontaktseminarier

Kontakta tidigare deltagare: I EU-kommissionens databas för spridning av projekt, Erasmus+ Project Results Platform finns uppgifter om pågående och avslutade projekt inom Erasmus+. Du får där tillgång till namnen på de organisationer som deltar. Ett bra sätt kan vara att kontakta svenska organisationer som deltar i projekt och be om tips på kurser eller platser att jobbskugga och undervisa vid.

Erasmus+ Project Results Platform, databas för projektresultat

Kollegor, vänner och bekanta: Personliga kontakter, från såväl arbete som fritid, är en bra utgångspunkt.

Utländska myndigheter: Lokala och regionala myndigheter i de länder ni planerar att genomföra fortbildningsaktiviteten kan ibland stå till tjänst.

Tips från UHR: Ibland ger vi från UHR information om andra sätt att hitta samarbetspartners, exempelvis via våra olika utskick och vid våra evenemang.

I budgetansökan behöver du ange er organisations Organisation ID (OID). Du behöver också ett användarkonto, EU Login.

Uppgifterna i databasen och er ackrediteringskod läggs automatiskt in i er ansökan. Se därför till att informationen är uppdaterad och korrekt innan du börjar fylla i ansökningsformuläret.

Kontrollera uppgifter om er organisation och OID: Databasen Organisation registration - kontrollera uppgifter och OID

Mer om hur du registrerar, alternativt uppdaterar: OID, Organisation Registration system och EU Login

För konsortier ska alla nationella partners som ingår i projektet/ansökan ha registrerat sig.

Har du inget EU Login, skaffa ditt EU Login-konto på EU-kommissionens webbplats

Ansökan är ett webbformulär och ligger på EU-kommissionens webbplats. Ett EU Login behövs för att kunna fylla i ansökan. Webbplatsen fungerar bäst med webbläsaren Google Chrome.

Instruktioner till ansökan:

Applicant Guides - Submission phase på EU-kommissionens webbplats för ansökan

I ansökan ska du ange:

Vilka typer av aktiviteter ni kommer att genomföra.

1. För varje aktivitet ska du ange följande:
   • Antal deltagare och aktiviteternas genomsnittliga längd.
   • Antal medföljande och vistelsernas genomsnittliga längd.
2. För varje aktivitet ska du ange följande information om deltagarna:
   • Antal deltagare med begränsade möjligheter och särskilda behov
   • Antal deltagare med blended mobilities (aktiviteter med både fysiska och digitala inslag).
   • Antal deltagare som ska använda sig av miljövänliga resealternativ
3. Du kan ansöka om faktiska kostnader för inkluderingsstöd (inclusion support) och särskilda kostnader (exceptional costs). Du ska då ange följande:
   • Beskrivning och motivering, typ av aktivitet samt deltagare.
   • Belopp ni ansöker om.

Lista med konsortiemedlemmarna och förmedlande organisationer.

Om ni har en ackreditering för ett konsortium

De ”Assession forms” som ni ska skriva ut från ansökningssystemet ska signeras av konsortiemedlemmens firmatecknare. De signerade dokumenten ska laddas upp i systemet igen och bifogas till budgetansökan.

När ni ansöker om budget ska ni utgå ifrån en uppskattning av hur många aktiviteter det är rimligt för er organisation att genomföra under projektperioden.

Hur stor andel av er sökta budget ni beviljas beror på hur stor budget ni söker och hur stor budget som finns att fördela. Det är först när ni vet vilken budget ni beviljas som ni kan göra en detaljerad planering utifrån de fastställda schablonerna kopplade till aktiviteterna. Ju högre budgetförbrukning ni har, desto bättre uppfyller ni Erasmusprogrammets mål och syfte. Se därför till att använda hela budgeten genom att genomföra så många aktiviteter som budgeten räcker till under projektperioden.

Ansöker ni om för mycket som ni inte förbrukar kan det få konsekvenser för framtida budgetansökningar. 

De medel som beviljas ska bidra till att täcka resor, dagligt uppehälle och kostnader för förberedelser med mera. Budgeten baseras till största del på schabloner. Kostnader du kan söka bidrag för:

• Resor och uppehälle
• Organisationsstöd - bidrag för att hantera projektet
• Inkluderingsstöd - bidrag för deltagare och medföljande med begränsade möjligheter
• Förberedande besök
• Kursavgifter
• Språkstöd
• Miljövänliga resealternativ (green travel)
• Dyra inrikesresor (exceptional costs)

I ansökningsskedet anger du antal aktiviteter, genomsnittlig vistelsetid och antal deltagare i prioriterade grupper samt eventuella faktiska kostnader för dyra inrikesresor eller deltagare i behov av särskilt inkluderingsstöd. Det är först i redovisningen av genomförda aktiviteter som budget specificeras utifrån samtliga kostnadskategorier.

Budgetfördelningen påverkas av några grundläggande aspekter:

• Total tillgänglig budget.
• Total sökt budget.
• Grundbidrag och maxbelopp.

Utöver dessa ramvillkor fördelas budget utifrån genomförandegrad och kvalitet i tidigare genomförda projekt inom ramen för ackrediteringen.

I budgetfördelningen prioriteras även projekt med hög andel deltagare med begränsade möjligheter och andel elever som deltar i långtidsmobiliteter.

För organisationer som ansöker om budget för första gången inom ramen för en ackreditering sker fördelningen utifrån poäng på ansökan samt andel deltagare i de två prioriterade grupperna.

Rules of budget allocation for accredited applicants KA1 adult education 2025 (pdf)

Stöd att fylla i ansökan finns i anslutning till ansökningsformuläret på EU-kommissionens webbplats.

Kom gärna också på våra ansökningsseminarier där vi ger stöd och råd.

Ansökan måste du ha skickat in elektroniskt senast klockan 12:00:00 sista ansökningsdag för att vara giltig och komma med i ansökningsomgången.

Får du tekniska problem med att skicka in ansökningsformuläret digitalt: ta en skärmdump på felmeddelandet, bifoga den tillsammans med ansökan, de dokument som ska bifogas ansökan och ansökans ID-nummer i ett mejl och skicka till adress erasmusplus@uhr.se.

Får du problem sista ansökningsdag måste du enligt regelverket kontakta oss senast inom 24 timmar efter ansökningsdeadline för att vi ska kunna hjälpa dig.

Se gärna till att skicka ansökan någon dag innan sista ansökningsdag – då kan vi snabbare hjälpa till om det blir tekniska problem.

Ackrediterade organisationer kan lämna in en budgetansökan varje ansökningsomgång. Om budgetansökan görs för ett konsortium ska den omfatta budget för alla konsortiemedlemmar som ska delta i projektet under det aktuella budgetåret.

En och samma organisation kan dock erhålla budget från upp till två Erasmus+ansökningar inom samma programdel, budgetår och sektor. Detta är möjligt för:

• organisationer som är medlemmar i flera konsortier
• organisationer som har en egen ackreditering och är medlemmar i ett konsortium
• organisationer som har ett korttidsprojekt och är medlemmar i ett konsortium.

Vi beräknar skicka besked om beslut till samtliga sökande cirka tre månader efter sista ansökningsdag. Beskeden skickas per e-post till respektive kontaktperson i ansökan. Vi kan inte ge förhandsbesked.

Om ni anser att Universitets- och högskolerådet har bedömt er ansökan på oriktiga grunder finns möjlighet att begära att vi ändrar beslutet. I begäran kan ni inte ändra eller förtydliga innehållet och uppgifterna i den ursprungliga ansökan.

I vår prövning av er begäran kan vi enbart ta hänsyn till brister i den administrativa hanteringen av er ansökan. Bedömningen av projektets kvalitet kan vi däremot inte ändra. Det är inte heller möjligt att överklaga beslutet till en annan rättslig instans.

Om ni vill att vi omprövar handläggningen av er ansökan ska du inom tre veckor från datum för beslut skriftligen skicka in en begäran om omprövning.

• Begäran ska innehålla projektnummer och en beskrivning av vad ni vill få ändrat.
• Skicka begäran till: erasmusplus@uhr.se med ämnesraden "Begäran om ändring".

Vi behandlar ert ärende inom 15 dagar från det att vi har tagit emot det.

Kontakta oss på erasmusplus@uhr.se om du har frågor. Vänligen använd er ansökans projektnummer som referens när du kontaktar oss.

Blir ert projekt beviljat kommer ni att teckna ett kontrakt som reglerar villkoren för genomförande av projektet. Det beviljade bidraget betalas ut till det bankkonto som ni kommer att ange i samband med kontrakteringen.